Регистром для учета операций по движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами служит журнал-ордер №7 - комбинированный регистр, сочетающий аналитический и синтетический учет с линейной формой записи. Каждой выданной под отчет сумме отводится в журнале-ордере одна строка (линейка) и по мере представления авансового отчета, сдачи в кассу неиспользованных сумм или получения денег в погашение перерасхода записи сумм по этим операциям будут произведены на этой же строке.
Основанием для заполнения журнала-ордера №7 являются расходные кассовые ордера на суммы, выданные под отчет, авансовые отчеты - на израсходованные суммы; новые приходные или расходные кассовые ордера - на расхождения в суммах полученных и израсходованных. К учету принимаются авансовые отчеты, проверенные арифметически, по существу (в отношении целесообразности и необходимости расходов, соответствия их назначению аванса) и утвержденные руководителем предприятия. Бухгалтер обрабатывает авансовый отчет, проставляя на документах и на отчете корреспондирующие счета, отвечающие направлению расхода.
При наличии внешнеэкономических связей в бухгалтерии может возникнуть необходимость учета расходов по загранкомандировкам. Их оплата производится по нормативам, установленным Министерством финансов РФ. В зависимости от цели командировки расходы включаются или в себестоимость работ, услуг, продукции (дебет сч.20), или в стоимость приобретаемого импортного оборудования (дебет сч.07-2), нематериальных активов (дебет сч.04), материалов (дебет сч.10) либо товаров (дебет сч.41) с кредита счета 71-2 ”Расходы с подотчетными лицами по загранкомандировкам”. Записи на счетах производятся как по видам валют, так и в рублевом эквиваленте. Остатки валют в подотчете подлежат переоценке с отнесением результата на счет 99 ”Прибыли и убытки”.
На каждой кассовой машине имеется свой заводской номер (на маркировочной табличке), который обязательно указывается во всех документах, относящихся к данной машине (кассовом чеке, отчетной ведомости, паспорте, «Книге кассира-операциониста» ПКО и РКО и др.), а также в документах, отражающих перемещение кассовой машины (отправку в ремонт, передачу другой организации и т. п.).
В соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным решением Совета Директоров Центробанка России от 22 сентября 1993 г. № 40, руководитель организации после издания приказа о назначении кассира на работу обязан под расписку ознакомить его с Порядком ведения кассовых операций, а затем с кассиром должен быть заключен договор о полной материальной ответственности.
Кассир допускается к работе на кассовой машине после ознакомления с типовыми правилами по эксплуатации кассовых машин в объеме технического минимума.
На каждую кассовую машину администрация заводит «Книгу кассира-операциониста» (форма № 24), которая должна быть прошнурована, пронумерована и скреплена подписями налогового инспектора, директора и главного (старшего) бухгалтера организации, а также печатью. При этом необходимо учитывать, что «Книга кассира-операциониста» не заменяет кассового отчета по форме № 25.
Все записи в «Книге кассира-операциониста » производятся в хронологическом порядке чернилами, без помарок.[2] При внесении в Книгу исправлений они должны оговариваться и заверяться подписями кассира-операциониста, директора (заведующего) и главного (старшего) бухгалтера.
Ключи от ККМ (кроме ключей для перевода секционных денежных счетчиков на нули), паспорт кассовой машины, «Книга кассира-операциониста», акты и другие документы хранятся у директора (заведующего) организации, его заместителя или главного (старшего) бухгалтера. Ключ для гашения технических прогонов должен находиться у старшего кассира. Ключи для перевода секционных денежных счетчиков на нули передаются директором контролирующей организации (данное требование не относится к ККМ с фискальной памятью).
При окончании работы организации или по прибытии инкассатора, кассир должен подготовить денежную выручку, составить кассовый отчет и сдать выручку вместе с кассовым отчетом по приходному ордеру старшему (главному) кассиру.
Использованные кассовые чеки и копии товарных чеков хранятся у материально ответственных лиц 10 дней со дня продажи по ним товаров и проверки товарного отчета бухгалтерией. Использованные контрольные ленты, копии чеков и другие документы, подтверждающие суммы принятых наличных денег, должны храниться в упакованном или опечатанном виде в бухгалтерии организации в течение 15 дней после проверки товарного отчета, а в случае недостачи – до окончания рассмотрения дела. Товарные отчеты и приложенные к ним документы строгой отчетности хранятся не менее 3 лет.
В бухгалтерском учете кассовый аппарат подлежит оприходованию либо как объект основных средств, либо как малоценный и быстроизнашивающийся предмет в зависимости от его стоимости.
Общество с ограниченной ответственностью «Квадрат» является юридическим лицом, осуществляет свою деятельность на территории России, и действует в соответствии с Федеральным законом Российской Федерации "Об обществах с ограниченной ответственностью", утвержденным приказом Минфина РФ № 138-ФЗ от 8 июля 1999 года Гражданским Кодексом Российской Федерации, другими законодательными актами Российской Федерации и Уставом. Имеет самостоятельный баланс, расчетные счет в банке г. Москвы, круглую печать со своим наименованием и эмблемой, угловой штамп.
ООО «Квадрат» была создана в 1996 году. ООО «Квадрат» занимается продажей лицензионных аудио- и видео- дисков и кассет, в различных форматах. Продажа осуществляется через собственные магазины, в разных городах России. ООО «Квадрат» арендуют площади в основном в крупных торговых центрах, где располагаются магазины.
На 2006 год в подчинении ООО «Квадрат» находиться более 120 магазинов.
В ООО «Квадрат» бухгалтерский учет и отчетность ведутся по нормам, действующим в России. В организации используется программа 1С: Предприятие Версия 7.7. (1С: Бухгалтерия новый план счетов).
Учет имущества, обязательств и хозяйственных операций ведется способом двойной записи в соответствии с принятым рабочим планом счетов бухгалтерского учета.Основанием для записей в регистры бухгалтерского учета являются первичные документы, фиксирующие факт совершения хозяйственной операции, а также расчеты бухгалтерии.
ООО «Квадрат» представляет в обязательном порядке бухгалтерскую отчетность по одному экземпляру органу государственной статистики и в другие адреса, предусмотренные законодательством Российской Федерации, в сроки, установленные законодательством Российской Федерации.
Ведение кассовых операций возлагается на кассира ООО «Квадрат», с которым заключен договор о полной материальной ответственности.
Организация хранит денежные средства в учреждениях банка «Славинвестбанк», р/с 4070281050410014062, к/с 30101810900000000181, БИК 044525181.
Денежные средства под отчет на хозяйственные нужды выдаются на срок до одного месяца, работникам имеющие право на получение денежных средств под отчет в соответствии с приказом организации. По окончании установленного периода работник обязан отчитаться о произведенных расходах.
Прибыль Общества подлежит налогообложению в порядке, предусмотренном действующим законодательством РФ
Материальную ответственность за сохранность ценностей, находящихся в кассе организации, несет кассир.
В ООО «Квадрат» при приёме кассира на работу, руководитель организации ознакомил его с порядком ведения кассовых операций и заключить с ним договор о полной индивидуальной материальной ответственности.
Договор о полной индивидуальной материальной ответственности составлен по типовой форме, постановления Минтруда России от 31 декабря 2002 г. № 85.
Договор предусматривает ответственность кассира за сохранность ценностей в кассе организации и за правильное оформление кассовых документов.
Договор составлен в двух экземплярах:
- один экземпляр остался у кассира;
- второй экземпляр храниться в бухгалтерии.
Со стороны организации договор подписал главный бухгалтер.
После того как срок действия договораистечет, его хранят в архиве организации в течение 5 лет.
Ответственность за организацию бухгалтерского учета, соблюдение законодательства при выполнении хозяйственных операций несет директор организации. Бухгалтерский учет осуществляется бухгалтерией организации, возглавляемой главным бухгалтером ООО «Квадрат». Требования главного бухгалтера по документальному оформлению хозяйственных операций и предоставлению в бухгалтерскую службу документов и сведений обязательны для всех работников организации.
На бухгалтерию возлагается ведение своевременного и достоверного учета, формирования полной и достоверной информации о деятельности, имущественном положении Общества, необходимой для контроля за соблюдением действующего законодательства, за рациональным использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с утвержденными нормами, нормативами и сметами, предотвращающих негативное явление в деятельности Общества, осуществление строжайшего режима экономии.
Оплата товаров в магазинах может производиться как наличными так и безналичными расчетами по кредитным картам. Все операции, проведенные за день кассир-операционист отражает в кассовом отчете, прилагая к нему чеки снятые при открытии и закрытии магазина, все первичные документы к возврату передают ежедневно в бухгалтерию.