Проведение инвентаризации может быть обязательным в следующих случаях:
- перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
- при смене кассира;
- если были выявлены факты хищения наличных денег;
- если наличные деньги были частично или полностью уничтожены из-за стихийного бедствия, пожара, других чрезвычайных ситуаций.
Порядок и сроки проведения инвентаризации ООО «Квадрат» определяет руководитель. Инвентаризацию проводит специальная комиссия, назначенная приказом руководителя.
В состав комиссии, как правило, включают представителей администрации предприятия, работников бухгалтерии и других специалистов (например, старших кассиров, специалистов по контрольно-кассовым машинам и т. д.).
При проведении инвентаризации комиссия проверяет достоверность данных бухгалтерского учета и фактического наличия денежных средств, разных ценностей и документов, находящихся в кассе, путем полного пересчета.
Одновременно с проверкой фактического наличияденежных средств и денежных документов в кассе организации проводится проверка:
- правильности оформления первичных расходных документов - наличие подписей получателей наличных денег, наличие подписи руководителя организации и главного бухгалтера на расчетно-платежных (платежных) ведомостях на выплату заработной платы и иных платежных документах, для которых наличие указанных подписей необходимо для осуществления расходования денежных средств;
- полнота и правильность оприходования денежных средств, полученных в учреждении банка. Наличные деньги должны быть оприходованы в кассе в день их получения в банке. Проверка осуществляется посредством проведения сплошной сверки данных выписок о состоянии расчетного счета организации в кредитной организации с данными кассовой книги;
- полнота и своевременность оприходования наличных денег, сданных по приходным кассовым ордерам;
- соблюдение лимита остатка наличных денег в кассе в течение отчетного года.
Отдельные проверки кассовых операций и наличия денежных средств могут производится :
- учредителями предприятий, вышестоящими организациями (в случаеих наличия), а также аудиторами (аудиторскими фирмами) в соответствии с заключенными договорами. При производстве документальных ревизий и проверок на предприятиях они производят ревизию кассы и проверяют соблюдение кассовой дисциплины.
- учреждениями банков, которые обязаны систематически проверять соблюдение предприятиями требований Порядка ведения кассовых операций.
- органами внутренних дел в пределах своей компетенции, - проверки технической укрепленности касс и кассовых пунктов, обеспечения условий сохранности денег и ценностей на предприятиях.
Кроме того, при проведении инвентаризации наличных денежных средств проводится сплошная проверка состояния расчетов с материально - ответственными лицами по выданным подотчетным суммам. Проверяется правомерность выдачи подотчетных сумм (лицам, с которыми заключены договоры о полной материальной ответственности, а также лицам, направляемым в служебные или производственные командировки), правильность определения сумм, выдаваемых под отчет (на хозяйственные нужды - в соответствии с нормами, установленными отдельным распорядительным документом руководителя организации, на приобретение имущества - в пределах действительной потребности, при служебных командировках - в соответствии с проведенным расчетом), своевременность погашения подотчетных сумм (представления авансового отчета и сдачи неиспользованного остатка).
Также целесообразно проверить соблюдение требований Правил ведения кассовых операций в части обеспечения сохранности денежных средств при их транспортировке и хранении.
Для оформления инвентаризации применяют формы первичной учетной документации, к ним относятся:
- ИНВ – 15 «Акт инвентаризации наличных денежных средств»; (приложение 7)
- ИНВ – 16 «Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности»;
- КМ – 9 «Акт о проверке наличных денежных средств кассы».
Результаты инвентаризациив ООО «Квадрат» оформляется Актом инвентаризации наличных денежных средств. Эта же форма акта применяется для отражения результатов инвентаризации фактического наличия разных ценностей и документов (наличных денег, марок, чеков (чековых книжек) и других), находящихся в кассе организации.
Результаты инвентаризации оформляются актом в двух экземплярах и подписываются всеми членами комиссии и лицами, ответственными за сохранность ценностей, и доводятся для сведения руководителя организации. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию организации, второй - остается у материально ответственного лица. При смене материально ответственных лиц акт составляется в трех экземплярах. Один экземпляр передается материально ответственному лицу, сдавшему ценности, второй - материально ответственному лицу, принявшему ценности, и третий - в бухгалтерию.
Во время инвентаризации операции по приему и выдаче денежных средств, разных ценностей и документов не производятся.
В организации могут также проводиться внезапные ревизии кассы. Такая ревизия возможна:
- по инициативе руководителя организации;
- по требованию налоговой инспекции.
Ревизию также проводит специальная комиссия, назначенная приказом руководителя. Если ревизию проводят по требованию налоговой инспекции, в состав комиссии включают ее сотрудника (проверяющего).
Ревизия проводятся в сроки, установленные руководителем предприятия, а также при смене кассиров на каждом предприятии, с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. Остаток денежной наличности в кассе сверяется с данными учета по кассовой книге.
При обнаружении ревизией недостачи или излишка ценностей в кассе в акте указывается их сумма и обстоятельства возникновения.
Результаты ревизии отражаются в акте о проверке наличных денежных средств кассы (форма № КМ – 9).
Разновидностью инвентаризации кассы можно назвать ежедневную сверку данных фактического наличия денежных средств и данных учета, проводимую самим бухгалтером – кассиром. Сверку целесообразно осуществлять до выведения итогов по кассовой книге.
Отражение инвентаризации денежных средств оформляются следующими бухгалтерскими проводками:
1) Обнаружены излишки денежных средств:
Дебет 50 « Касса », 450
Кредит 91« Прочие доходы и расходы »,
субсчет 1 «Прочие доходы»; 450
2) Обнаруженные в результате инвентаризации недостачи взыскиваются с кассиров:
Списание недостающих денег в кассе:
Дебет 94 « Недостачи и потери от порчи ценностей » 450
Кредит 50 «Касса»; 450
Предъявление иска кассиру:
Дебет счета 73 «Расчетов с персоналом по прочим операциям»
субсчет 2 «Расчетов по возмещению материального ущерба»,
Кредит 94 « Недостач и потерь от порчи ценностей »;
3) По мере взноса кассира в возмещении недостач делаются записи:
Дебет 50 «Касса», 150
51 «Расчетный счет»,
70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»,
Кредит счета 73 «Расчетов с персоналом по прочим операциям» 150
Денежные средства составляют основу предпринимательской деятельности, а их достаточный уровень в определенный момент времени для проведения расчетов и платежей свидетельствует о платежеспособности субъекта хозяйствования. Основная цель управления денежными потоками (ДП) – обеспечение финансового равновесия хозяйствующего субъекта в процессе его развития, которое достигается благодаря сбалансированности объемов поступления и расходования денежных средств и их синхронизации во времени.
Целью анализа денежных потоков предприятия является наиболее полное и достоверное информационное обеспечение органов управления о процессе формирования денежных потоков, необходимое для обоснованных плановых и оперативных решений, направленных на поддержание платежеспособности, а особенно ликвидности предприятия, на повышение прибыли предприятия.
Основными задачами анализа денежных средств являются:
- оперативный, повседневный контроль за сохранностью наличных денежных средств и ценных бумаг в кассе предприятия;
- контроль за использованием денежных средств строго по целевому назначению;
- контроль за правильными и своевременными расчетами с бюджетом, банками, персоналом;
- контроль за соблюдением форм расчетов, установленных в договорах с покупателями и поставщиками;
- своевременная выверка расчетов с дебиторами и кредиторами для исключения просроченной задолженности;
- диагностика состояния абсолютной ликвидности предприятия;
- прогнозирование способности предприятия погасить возникшие обязательства в установленные сроки;
- способствование грамотному управлению денежными потоками предприятия.
Методика проведения анализа денежных потоков включает два основных раздела:
- общую оценку денежных потоков хозяйствующего субъекта по видам деятельности;
- коэффицентный анализ денежных потоков.
Общая оценка денежных потоков хозяйствующего субъекта по видам деятельности – это изучение динамики и структуры изменения денежных потоков по направлениям деятельности предприятия. Оценить динамику и структуру денежных потоков возможно лишь в том случае, если отчет о движении денежных средств составлен прямым методом.