– принцип синхронизации: среди производственных и информационных процессов необходимо выделить постоянный или временный центр синхронизации, под который должна подстраиваться работа других подразделений.
50 . ПРИНЦИПЫ РАЦИОНАЛИЗАЦИИ
В любой организации постоянно происходят различного рода изменения либо по инициативе руководства, либо по инициативе ряда работников, либо по стечению обстоятельств.
Проводником таких изменений является человек как на уровне разработки решения, так на уровне исполнения.
Изменения в организации – объективный процесс и регулируется законом единства анализа и синтеза.
Принципы рационализации формируют механизм таких преобразований.
Этот механизм включает технологию консультационной деятельности, социологическую и психологическую палитры восприятия перемен организацией, самоорганизацию работников в форме кружков качества.
Существует три типа организации мыслительной деятельности человека: рационализм, иррационализм и сенсуализм.
Рационализм – усовершенствование, формирование более целесообразной организации чего-либо, принятие решений по ранее разработанным алгоритмам, правилам, законам.
Иррационализм – это познание реальности через аспекты духовной жизни человека: волю, интуицию, инстинкт, озарение. Оно характеризуется постоянными сомнениями в правильности принятых решений и возможных результатах.
Сенсуализм – это познание реальности только через восприятие, чувство, ощущение.
Рационализация как процесс должна привести к новому состоянию организации, к новой результативности, к достижению максимально возможного уровня эффективности при существующих в данный момент экономических условиях.
Результативность имеет семь составляющих:
1) удовлетворенность потребителя;
2) настроение и подготовка работников;
3) внутренняя производительность;
4) нововведения;
5) подготовка и результативность руководства;
6) операционная (финансовая) смета;
7) социальная ответственность. Результативность организационной системы характеризуется действенностью и экономичностью затрат, прибыльностью, качеством трудовой жизни и внедрением новшеств.
Действенность определяется достижением заданного уровня трех критериев: качества, количества и своевременности. Причем качество – это степень соответствия организационной системы внутренним требованиям организации.
Качество трудовой жизни – величина субъективная и определяется реакцией работников на социально-технические аспекты в организации. Выделяют три уровня качества трудовой жизни: высокий, средний и низкий.
Высокий уровень качества жизни создает условия спокойного, уверенного труда персонала, однако в условиях рыночной экономики это может привести к застою в развитии организационной системы. Низкий уровень формирует сильную озабоченность персонала, что может помешать его производительному труду.
Внедрение новшеств – величина субъективная и определяется способностью организации реагировать на внешние и внутренние нововведения в технической и социальной областях.
Реализация рационализма проявляется в стремлении к переменам в деятельности организаций. Результатом работы по консультации фирм является разработка решений в форме набора проектов, направленных на совершенствование деятельности организации.
52 . ПРОЕКТИРОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИОННЫХ СИСТЕМ
Организационная система – это совокупность двух частей: внутреннего механизма управления организации и механизма отношений с внешней средой. Механизм управленческой деятельности – это функциональные и организационные структуры, профессионализм персонала, компьютерная и организационная техника, офисная мебель, сети связи и система документооборота. Механизм отношений с внешней средой включает условия организации, в том числе регистрацию, отчетность, ликвидацию, экономические, организационные и другие отношения с партнерами по производственной деятельности.
Формами реализации организационной системы могут быть ООО, ОАО, ЗАО и др. Процесс создания организационных систем включает три стадии:
– предпроектная: разработка технико-экономического обоснования и технического задания на создание организационных систем;
– проектирование: разработка технического и рабочего проекта;
– ввод в эксплуатацию: выполнение монтажно-наладочных работ, опытная эксплуатация и приемосдаточные испытания организационных систем.
Перечисленные стадии включают следующий набор конкретных работ по созданию организационных систем:
1) постановка проблемы – составление устного описания проблемы;
2) заключение договора на проведение работ – разработка плана работ. Подготовка и заключение договора;
3) формирование экспертного совета – подготовка и издание приказа о создании экспертного совета и его функциях;
4) формализация проблемы – выбор объекта исследования, определение его исходного и желаемого состояний;
5) проведение исследования проблемы – формирование модели «дерева факторов» и модели объекта исследования;
6) определение границ проблемного объекта – составление схемы «фактор – деятельность – организационная система». Определение границ объекта;
7) выбор границ объекта управления – выбор организаций в состав объекта управления;
8) проведение обследования объекта управления – сбор и анализ материалов по объекту управления;
9) заключение договора на создание организационных систем – подготовка и подписание договора;
10) разработка технического задания на создание организационных систем – выбор организационных систем и средств их обеспечения;
11) техническое проектирование – выбор и обоснование основных проектных решений;
12) рабочее проектирование – подготовка эксплуатационной документации;
13) формирование аппарата управления и структурных подразделений организационных систем – подготовка штатного расписания и издание приказа об образовании нового структурного подразделения;
14) приобретение, монтаж и наладка комплекса технических средств – покупка и установка комплекса технических средств;
15) обучение аппарата управления работе в условиях функционирования системы – инструктаж административного персонала;
16) проведение опытной эксплуатации организационных систем – доводка организационной системы в процессе ее функционирования;
17) вход организационной системы в промышленную эксплуатацию – подготовка и издание приказа о начале промышленной эксплуатации.
53 ОСНОВНЫЕ МЕТОДЫ ПРОЕКТИРОВАНИЯ СТРУКТУР
Процесс организационного проектирования состоит в последовательности приближения к модели рациональной структуры управления. Проектирование организационных структур управления осуществляется на основе следующих основных взаимодополняющих методов:
Метод аналогий. Состоит в применении организационных форм и механизмов управления по отношению к проектируемой организации. К методу аналогий относятся выработка типовых структур управления производственно-хозяйственных организаций и определение границ и условий их применения.
Экспертно-аналитический метод состоит в обследовании и аналитическом изучении организации, с тем чтобы выявить специфические особенности и проблемы в работе аппарата управления, а также выработать рекомендации по его формированию или перестройке исходя из количественных оценок эффективности организационной структуры, рациональных принципов управления, заключений экспертов, а также обобщения и анализа передовых тенденций в области организации управления. Данный метод применяется в сочетании с другими методами и имеет многообразные формы реализации.
Метод структуризации целей предусматривает выработку системы целей организации и последующий анализ организационных структур с точки зрения их соответствия системе целей. При его использовании выполняются следующие этапы:1) разработка системы целей, представляющей собой структурную основу для увязки всех видов организационной деятельности исходя из конечных результатов; 2) экспертный анализ предлагаемых вариантов организационной структуры с точки зрения организационной обеспеченности достижения каждой из целей, соблюдения принципа однородности целей, устанавливаемых каждому подразделению, определения отношений руководства, подчинения и кооперации подразделений исходя из взаимосвязей их целей и т. п.; 3) составление карт прав и ответственности за достижение целей как для отдельных подразделений, так и по комплексным межфункциональным видам деятельности, где регламентируется сфера ответственности; конкретные результаты, за достижение которых устанавливается ответственность и права, которыми наделяется подразделения.
Метод организационного моделирования представляет собой разработку математических, графических, машинных и других отображений распределения полномочий и ответственности в организации, являющихся базой для построения, анализа и оценки различных вариантов организационных структур по взаимосвязи их переменных. Существует несколько основных типов организационных моделей: 1) математико-кибернетические модели управленческих структур, описывающие организационные связи и отношения в виде систем математических уравнений и неравенств; 2) графоаналитические модели организационных систем, представляющие собой сетевые, матричные и другие табличные и графические отображения распределения функций, полномочий, ответственности, организационных связей; 3) натурные модели организационных структур и процессов, заключающиеся в оценке их функционирования в реальных организационных условиях. К ним относятся организационные и лабораторные эксперименты; управленческие игры, а также математико-ста-тистические модели зависимостей между исходными факторами организационных систем и характеристиками организационных структур. Они построены на основе сбора, анализа и обработки эмпирических данных об организациях, функционирующих в сопоставимых условиях.