Однако вышеизложенное не означает, что запас денежных средств не имеет верхнего предела. Дело в том, что цена ликвидности увеличивается по мере того, как возрастает запас наличных денег. Если доля денежных средств в активах организации невысокая, небольшой дополнительный приток их может быть крайне полезен, в обратном случае наоборот. Перед главным бухгалтером стоит задача определить размер запаса денежных средств исходя из того, чтобы цена ликвидности не превысила маржинального процентного дохода, но государственным ценным бумагам.
С позиции теории инвестирования денежные средства представляют собой один из частных случаев инвестирования в товарно-материальные ценности. Поэтому к ним применимы общие требования. Во-первых, необходим базовый запас денежных средств для выполнения текущих расчетов. Во-вторых, необходимы определенные денежные средства для покрытия непредвиденных расходов. В-третьих, целесообразно иметь определенную величину свободных денежных средств для обеспечения возможного или прогнозируемого расширения деятельности.
Таким образом, к денежным средствам могут быть применены модели, разработанные в теории управления запасами и позволяющие оптимизировать величину денежных средств. Речь идет о том, чтобы оценить:
а) общий объем денежных средств и их эквивалентов; б) какую их долю следует держать на расчетном счете, а какую в виде быстрореализуемых ценных бумаг; в) когда и в каком объеме осуществлять взаимную трансформацию денежных средств и быстрореализуемых активов [30, 214].
4. Разработка мероприятий, направленных на улучшение организации учета денежных средств в ООО «ТРАНС-СТРОЙ»
Как видно из проведённой работы, учёт денежных средств в ООО «ТРАНС-СТРОЙ» поставлен на хорошем уровень. Однако при написании работы были выявлены некоторые недостатки, а именно: не всегда ведётся книга регистрации принятых приходных и расходных кассовых документов. Ведение данной книги позволяет более быстро находить интересующие документы, чем по кассовой книге.
Также для ООО «ТРАНС-СТРОЙ» рекомендуется создавать резерв по сомнительным долгам. Учитывая, что отражение резерва в бухгалтерском учёте законодательно не прописано, необходимо предусмотреть в учётной политике формирование резерва по сомнительным долгам в бухгалтерском учёте по тем же правилам, что и в налоговом учёте.
Преимущество будет заключаться в том, что:
1. Для начисления налога на прибыль можно использовать данные бухгалтерского учёта, не корректируя их;
2. Уменьшится количество разниц между бухгалтерским и налоговым учетом, что во многом облегчит учет данного участка [30, 241].
Изучение организации системы внутреннего контроля ООО «ТРАНС-СТРОЙ» позволяет оценить её эффективность как среднюю. Недостатки действующей системы контроля заключаются в том, что инвентаризация расчётов производится только 1 раз в год, сроки возникновения задолженности проверяются выборочно и нерегулярно, имеются случаи невыставления претензии.
Большие и качественные изменения в организацию бухгалтерского учета денежных средств вносит использование современных ЭВМ и создаваемых на их основе автоматизированных систем управления торговлей. Применение ЭВМ позволяет значительно повысить контрольные функции, достоверность и оперативность бухгалтерского учета, использование его данных для управления производством, открывает широкие возможности для комплексной механизации и автоматизации всех планово-экономических расчетов. Необходимо расширять использование специализированного торгового и складского программного обеспечения данной организации для удобства учета и проводимых инвентаризаций.
Как рекомендацию к более оперативному ведению учёта денежных средств, возможно, оснастить кассу организации персональной ЭВМ с пакетом необходимых прикладных программ.
В настоящее время бухгалтерия организации пользуется действующим Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и предприятий. Учет денежных средств ведется по журнально-ордерной форме, с применением счетов 50 «Касса», 51 «Расчетные счета», 55 «Специальные счета в банках».
Основными задачами бухгалтерии по учету денежных средств являются: обеспечение их сохранности и правильности использования, строгое соблюдение установленных правил ведения кассовых и банковских операций, правильное оформление движения денежных средств в документах и регистрах бухгалтерского учета.
Методология бухгалтерского учета денежных средств в ООО «ТРАНС-СТРОЙ» не нарушается. Тем не менее, выявлен ряд недостатков:
– оформление первичных документов с нарушением установленных требований;
– некорректное отражение операций по денежным средствам в учетных регистрах;
– нарушается график документооборота, а именно сроки внезапных проверок кассы;
– данная организация не инкассируется;
– при сдаче денежных средств в банк, кассир не сопровождается;
– кассир организации посещает банк с незаполненным чеком, подписанным руководителем ООО «ТРАНС-СТРОЙ»;
– главный бухгалтер не ежедневно обрабатывает банковские выписки;
– реестр депонированных сумм не составляется;
– не осуществляется сверка соответствия записей в указанных банковских выписках и приложениях к ним;
– бывает отсрочка в бюджет поставщикам по причине отсутствия денежных средств на расчетном счете;
– не назначена приказом руководителя организации комиссия для проведения ревизии кассы;
– внеплановые проверки в кассе не проводятся;
– перед составлением годовой бухгалтерской отчетности инвентаризация не проводится, что является нарушением п. 2 ст. 12 Федерального закона «О бухгалтерском учете».
Для устранения этих недостатков можно предложить пути совершенствования учета денежных средств:
1. Усилить контроль по срокам предоставления отчетов кассира главному бухгалтеру.
2. Руководству ООО «ТРАНС-СТРОЙ» также усилить контроль над формированием инвентаризационной комиссией, так как отсутствие при инвентаризации даже одно члена комиссии, включенного в ее состав, служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.
3. Рекомендуется проводить внезапную инвентаризацию кассы и расчетов с подотчетными лицами, для своевременного выявления отклонений в бухгалтерском учете.
4. Необходимо повысить уровень ответственности работников за нарушение сроков предоставления авансовых отчетов.
5. Повысить уровень ответственности кассиров за нарушение порядка ведения кассовых операций, путем применения административных санкций: выговоров, замечаний, увольнений.
6. Необходимо следить за заполнением всех реквизитов оправдательных документов, а также соблюдать порядок списания расходов при отсутствии оправдательных документов.
7. Усилить контроль за сохранностью денежных средств путем проведения сверок с банком, где располагается расчетный счет.
8. Повысить уровень ответственности кассиров за нарушение порядка ведения кассовых операций, путем применения административных санкций: выговоров, замечаний, увольнений.
9. Также необходимо систематическое проведение экономической учебы среди работников бухгалтерии.
4.2 Предложения по совершенствованию учета и внутреннего аудита денежных средств в ООО «ТРАНС-СТРОЙ»
В процессе разработки основных направлений совершенствования системы учета и аудита денежных средств организации ООО «ТРАНС-СТРОЙ» можно предложить следующее:
1) при организации процессов автоматизации бухгалтерского учета использовать не типовые программы, а те, которые адаптированы для предприятий торговли. Это позволит более полно учитывать все особенности осуществления бухгалтерского учета организации данной отрасли;
При этом автоматизация должна касаться не только учета товаров, а всего комплекса бухгалтерского учета организации, в том числе и учета денежных средств.
Таким образом, введение автоматизации бухгалтерского учета значительно облегчает работу с поставщиками, товаром. Однако кроме этого, она значительно облегчает процесс ведения бухгалтерских операций.
Проведение автоматизации бухгалтерского учета значительно сократит перечень операций, осуществляемых бухгалтером вручную. Кроме того, автоматизация бухгалтерского учета позволит устранить риск совершения ошибки при переносе данных с одного документа на другой, так как каждая цифровая информация заносится в базу данных только один раз.
Также необходимо расширить штат бухгалтерии. Когда бухучет ведется коллективом бухгалтеров, то, очевидно, что программа по автоматизации бухучета будет работать в сети, где несколько бухгалтеров работают каждый не своем компьютере. Поэтому важно заранее распределить, какой бухгалтер, что будет вести, т.е. провести четкое распределение функций, чтобы впоследствии, при настройке программы каждый на своем рабочем месте имел то, с чем ему предстоит работать.
Исходя из этих позиций, а также из того, что ООО «ТРАНС-СТРОЙ» является относительно небольшой организацией, на нем необходимо провести комплексную автоматизацию производственного и бухгалтерского учета.
2) При недостаточности собственных источников в денежной форме организация вынуждена «не целевым» образом использовать заемные средства, а это, безусловно, не способствует улучшению её финансово-экономического состояния.
Под «не целевым» использованием заемных средств следует понимать довольно распространенные случаи, когда средства под вполне конкретные и обоснованные цели, например на оплату товаров, берутся не оттуда, откуда следовало бы. Поэтому, чтобы вырученные средства за реализованные товары использовались по целевому назначению, необходимо составлять плановую калькуляцию затрат на весь планируемый портфель заказов реализации. В результате в сводной плановой калькуляции каждая статья получает не только стоимостную, а в отдельных случаях и натурально-вещественную оценку (по статьям товаров, материалов, топлива, энергии), но и свой удельный вес по отношению к общей величине выручки.