а) степень выполнения обязательств по расчетам за продукцию; на основе статистического учета рассчитывается степень выполнения договорных обязательств отдельными покупателями, а также группами покупателей, сформированными по различным признакам — критериям рыночного сегментирования; если ранее конкретный заказчик не имел хозяйственных связей с организацией, т.е. является совершенно «новым» контрагентом, то категория риска его заказа определяется на основе степени выполнения обязательств той характерной группой заказчиков, к которой он отнесен в соответствии с определенными критериями рыночной сегментации;
б) наличие и содержание первичной информации о заказчике (банковские и аудиторские справки, отзывы других организаций и т.п.).
Ранжирование по категориям риска необходимо для оценки необходимости проведения анализа надежности и финансового состояния, для принятия решения по предоставлению коммерческого кредита конкретным покупателям. После анализа надежности и финансовой устойчивости заказчика ему может быть присвоена другая категория риска.
В целях предотвращения ухудшения финансового состояния организации вследствие роста просроченной дебиторской задолженности каждому заказчику в соответствии с категорией риска его заказа целесообразно устанавливать параметры коммерческого кредита, т.е. определенный лимит суммы дебиторской задолженности и предельный срок коммерческого кредитования. Установление параметров кредитования целесообразно возложить на руководителей сбытовой и финансовой служб. Параметры кредитования по каждому классу риска должны быть зафиксированы в соответствующем разделе «Положения о сбытовой политике». Принятие решения по превышению параметров кредитования по конкретным заказам должно входить в компетенцию заместителя директора по экономическим вопросам. При составлении проекта договора поставки начальник договорно-правового бюро должен предусмотреть в его приложениях такое соотнесение календарного графика отгрузки с календарным графиком оплаты, чтобы сумма планируемой на каждую календарную дату дебиторской задолженности не превышала установленный данному заказчику критический уровень дебиторской задолженности. Должностное лицо, санкционирующее отгрузку, производит контрольное сличение суммы, указанной в выписанной товаротранспортной накладной, с данными по фактическому уровню дебиторской задолженности покупателя. Это позволяет предотвратить превышение установленного данному покупателю критического уровня задолженности. При наличии отклонения отгрузка санкционируется только на сумму, в результате добавления которой к фактическому уровню дебиторской задолженности данного покупателя не будет превышен установленный ему лимит задолженности. Покупатель незамедлительно ставится об этом в известность соответствующим уведомлением договорно-правового бюро.
4. Формирование досье на покупателей
Структура досье на покупателей должна разрабатываться одним из руководителей отдела сбыта. Форма досье должна утверждаться заместителем директора по коммерческим вопросам по представлению начальника отдела сбыта. Формирование досье на заказчика целесообразно возложить на начальника договорно-правового бюро отдела сбыта. Досье — это утвержденная форма внутреннего учета, определенным образом структурированная совокупность всех имеющихся данных о заказчике. Досье включает:
· все реквизиты заказчика, в том числе его наименование, адрес (юридический и фактический) и телефон (факс), платежные реквизиты;
· данные по должностным лицам заказчика, принимающим решения по тем или иным пунктам договоров (т.е. влияющим на закупки);
· дату и результаты предварительных переговоров; данные по результатам анализа финансового состояния и надежности (деловой порядочности);
· данные по всем заключенным с заказчиком договорам и их фактическому исполнению, в том числе оперативные данные по полноте и своевременности отгрузок, по соотношению фактического и критического уровня дебиторской задолженности, по расчетам за продукцию;
· данные по проведенной работе по инкассации просроченной дебиторской задолженности (звонки, уведомления, личные посещения, взыскания долгов через специализированные агентства, продажа долгов);
· данные по сверкам дебиторской задолженности (по данным, полученным из расчетного бюро финансового отдела);
· данные по спорам (в части претензионной и судебной работы); статистические данные по частоте заключения и преимущественным срокам договоров, по выполнению заказчиком договорных обязательств и другие возможные данные по аспектам взаимоотношений организации и заказчика.
Досье должно регулярно пополняться в соответствии с новыми сведениями о клиенте. Такое досье служит для контроля покупателя на предмет его надежности и финансовой устойчивости, соблюдения им договорной дисциплины, для контроля выполнения договорных обязательств самой организацией. Начальник договорно-правового бюро отдела сбыта должен контролировать соблюдение порядка ограниченного доступа к документам, материалам и файлам, образующим вышеуказанное досье, и обеспечивать их сохранность [2].
Детально проработанная и документально закрепленная сбытовая политика становится эффективным инструментом текущего и последующего контроля за сбытовой деятельностью организации и ее положением на рынке. Обоснованное же формирование и эффективный контроль сбытовой деятельности организации, оптимизация процедур планирования продаж, контроля выполнения планов сбыта, системы коммерческого кредитования и процедур контроля заказчиков позволят значительно усовершенствовать сбытовую деятельность организаций в условиях ужесточения конкуренции.
Глава 2. Характеристика ОАО «Криница» и его сбытовой деятельности
2.1 Общие сведения о предприятии и его история
Открытое акционерное общество «Криница» – это предприятие, специализирующееся по выпуску пива, безалкогольных напитков, солода, вина виноградного, сухих витаминизированных напитков.
В далеком 1973 году в новом Минском промышленном районе «Дражня» был заложен первый камень в основании нового минского предприятия, которому долгие годы затем довелось именоваться Минским пивзаводом № 2. Второй пивзавод входил в состав объединения «Минскпивпром».
Ввод в строй нового предприятия осуществлялся в три очереди. В январе 1975 года была пущена в эксплуатацию солодовня мощностью 13,5 тысяч тонн солода в год, в октябре – свою первую продукцию выпустил пивоваренный комплекс мощностью 6,1 млн. дал пива в год. В 1977 году начал функционировать цех по производству безалкогольных напитков мощностью 1,7 млн. дал безалкогольных напитков и 3,9 млн. дал кваса. В 1989 году установлено импортное оборудование (Словения) и начато производство сухих нешипучих быстрорастворимых витаминизированных напитков мощностью 1000 тонн в год.
В 1986 году на базе пивзавода №2 как головного предприятия было создано производственное объединение «Минскпивпром», в состав которого входили еще пять заводов (Барановичский, Минский заводы безалкогольных напитков, Слуцкий, Молодечненский и «Беларусь» пивзаводы). Головное предприятие было переименовано в «Криницу». Являясь до упразднения ПО «Минскпивпром» (1992 год) головным предприятием, пивоваренный завод по праву унаследовал название «Криница».
В 1992 году «Криница» становится арендным предприятием. Огромные экономические трудности в стране начала девяностых годов не обошли стороной и пивоваров. «Криница» начинает поиск своего пути выхода из сложившегося кризиса. Идет модернизация производства, две старые линии разлива пива заменяются на новые импортные с пастеризаторами. Это позволило начать производство пива длительного срока хранения, что в свою очередь дало возможность выйти на рынок соседней России. Закуплена также за рубежом линия разлива напитков в жестяные банки. В 1996 году вводится в эксплуатацию филиал «Криницы» - Несвижский завод по выпуску безалкогольных напитков.
В 1996 году начинает действовать первая, а в 1998 вторая линии по разливу пива в КЕГи. Десятки пивных баров Минска и некоторых других городов, благодаря этому начали торговать высококачественным пивом «Криницы».
В 2001 году арендное предприятие «Криница» преобразовано в открытое акционерное общество «Криница». С августа 2001 года совместно с ОАО «Пивоваренная компания «Балтика» начали осуществлять 1 этап реконструкции и технического перевооружения предприятия. Модернизация мощностей пивоваренного производства началась без его остановки, в результате чего 70 процентов мощностей были выведены из производственного цикла. Практически все основные цехи завода подверглись реконструкции. Первый этап реконструкции предприятия должен был завершиться в марте 2002 года. Однако в конце декабря 2001 года компания «Балтика» прекратила финансирование проекта. На объекте были остановлены все работы. Простой реконструкционных работ продолжался более года. За это время резко ухудшилось финансовое положение завода. ОАО «Криница» вынуждено было изыскивать средства на погашение оставшихся после остановки работ долгов поставщикам и подрядчикам. Сложнейшим оказался для завода и летний сезон 2002 года. Оставшееся после демонтажа оборудование, мощности по выпуску пива не могли обеспечить производство продукции в достаточных объемах для выполнения его обязательств перед бюджетом, банками, др. кредиторами.