9 Початок проекту створення організації.
На початковій стадії створення організації передбачається впровадження наступного плану дій:
1. Реєстрація підприємства. Здійснення реєстрації передбачається без залучення сторонніх організацій, які цим займаються у встановленому Законом порядку. Найбільш прийнятною для цього виду діяльності організаційно-правовою формою є «Приватне підприємство» (ПП).
2. Пошук приміщення – передбачається здійснювати через агенції з нерухомості за наступними критеріями: місце розташування, вартість оренди, площа приміщення.
3. Набір персоналу – передбачається здійснювати за допомогою кадрових агенцій та мережі Інтернет. Основні критерії відбору: досвід роботи, освіта, високий рівень знання ПК та його програмного забезпечення.
4. Налагодження постачання продукції – передбачається за допомогою налагодження власних прямих каналів постачання на основі домовленостей з виробниками.
5. Проведення консультацій - з виробниками продукції та замовниками проекту стосовно укладання контрактів або вирішення виникнених питань.
6. Підписання контрактів з виробниками продукції, що потребує здійснення відряджень до виробників, збір необхідної для цього документації, вирішення питань з митним контролем.
9.2. Структура команди проекту має наступний вигляд (рис 9.2, додаток 1):
10 Проектна організація.
Здійснення проекту потребує залучення наступних організацій (учасників проекту):
| Назва підприємства | Зміст участі у проекті |
| 1. ТОВ «Строй-експо» | Участь у проекті полягає у здійсненні ремонтних робіт під час підготовки приміщення магазину до відкриття. Таким чином, виступає у проекті в якості субконтрактора. |
| 2. НВП «Трайфл» | Залучене до проекту для створення та обслуговування інтернет-сайту магазину |
| 3. РК «Україна» | Рекламна агенція, яка буде займатись проведенням рекламної компанії |
| Продовження таблиці 10.1 | |
| Назва підприємства | Зміст участі у проекті |
| 4. ТОВ «1С Мультимедіа» | Один з постачальників комп’ютерних ігор провідних виробників |
| 5. ТОВ «Єврософт» | Один з постачальників комп’ютерних ігор провідних виробників |
| 6. ПП «Прохоров» | Юрист, який залучений до проекту для реєстрації магазину та підготовки контрактів з постачальниками. |
| 7. ТОВ «Книжний мир» | Постачальник літератури, присвяченої роботі на комп’ютері та окремим програмам |
| 8. Інші учасники | Виробники продукції, з якими укладені контракти щодо організації прямих каналів постачання |
10.2 Оскільки мова йде про створення невеликого підприємства з кількістю персоналу близько 20 чоловік, найефективнішою структурою управління є лінійна, оскільки вона не створює зайву кількість ієрархічних рівнів, а поділ наявного персоналу на функціональні відділи з 1-2 працівниками створює штучний бюрократизм в управлінні.
Лінійна організаційна структура для одного магазину – максимальне використання переваг такої організації з мінімальними наслідками від її недоліків.
Отже, організаційна структура управління підприємства «SOFT CITY» виглядає таким чином (рис 10.2, додаток 2).
11. Робота команди у проектах створення організації.
11.1 Набір команди проекту буде здійснюватися з використанням методів початкового підбору – аналіз даних, тестування, моделювання, співбесіда.
Аналіз даних передбачає вивчення досвіду кандидата на посаду, його особистих якостей та співставлення цих даних з досвідом та якостями, необхідними для виконання функціональних обов’язків.
Тестування – необхідне для оцінки сучасного стану кандидата на посаду, а не його минулого, з врахуванням особливостей проекту та конкретної посади.
Метод моделювання – полягає у імітації різних ситуацій, виникнення яких ймовірне при виконанні проекту та розіграш відповідних ролей.
Співбесіда – метод, який використовується наприкінці відбору до проектної команди. Співбесіда буде проводитись з кандидатами, які пройшли попередні етапи відбору.
Правилами остаточного підбору проектної команди є:
Відбір працівників, які найбільше підходять для здійснення такого проекту та мають відповідний досвід;
Психологічна сумісність потенційних учасників для створення сприятливого морально-психологічного клімату;
Виключення перевантаженості персоналу при здійсненні декількох проектів одночасно.
11.2 Проектна група складається з наступних працівників: керівник проекту, бренд-менеджер (2 людини) та їх заступники, менеджер ЗЕД, менеджер з персоналу, фінансовий менеджер, менеджер з розвитку, офіс-менеджер.
Таким чином, загальна кількість проектної групи – 10 чоловік.
Відповідно до переліку зазначених посад, необхідно зулучити наступних фахівців за спеціальностями (табл. 11.2):
Таблиця 11.2
Перелік потрібних спеціальностей фахівців команди
| Посада | Спеціальність |
| Керівник проекту | Управління проектами |
| Бренд-менеджер | Маркетинг |
| Заступники бренд-менеджерів | Маркетинг |
| Менеджер ЗЕД | Міжнародна економіка або управління зовнішньоекономічним документообігом |
| Менеджер з персоналу | Управління персоналом |
| Фінансовий менеджер | Фінанси |
| Продовження табл. 11.2 | |
| Посада | Спеціальність |
| Менеджер з розвитку | Менеджмент |
| Офіс-менеджер | Менеджмент або діловодство |
11.3 Для виключення ймовірності виникнення ситуацій коли робочі зустрічі працівників проектної команди збігаються зі стажуванням або проведенням підвищення кваліфікації, встановлений спеціальний графік (табл. 11.3)
Таблиця 11.3
Графік проведення робочих зустрічей, підвищення кваліфікації, стажування, тренінгу команди
| Вид роботи | Учасники команди | Періодичність | Розклад | ||||||||
| пн | вт | ср | чт | пт | |||||||
| Робочі зустрічі | Члени команди проекту | щоденно | 9.00 – 10.00 | 9.00 – 10.00 | 9.00 – 10.00 | 9.00 – 10.00 | 9.00 – 10.00 | ||||
| Підвищення кваліфікації | Найманий персонал | 1 раз /тижд. | 9.00 – 12.00 | ||||||||
| Стажування | Члени команди | 1 раз/2 тижні | 10.00 – 11.30 | ||||||||
| Тренінги | Члени команди | 1 раз/міс. | 10.00 – 13.00 | ||||||||
| Найманий персонал | 1 раз/2 тижні | 9.00 – 12.00 | |||||||||
12. Лідерство у проекті створення організації.
Лідер проектної команди є дуже важливим при виникненні кризових ситуацій чи проблем в процесі здійснення проекту. Проте його роль є різною – в залежності від фази здійснення проекту.
1. Початкова фаза. Лідер команди повинен спрямувати працівників на досягнення мети. Цей етап є найскладнішим для команди оскільки саме тут покладається основа ефективного робочого процесу, здійснюється організація переговорних процесів. Невиконання частини поставлених на цьому етапі завдань (широкий асортимент, співробітництво з виробниками) може призвести до провалу проекту в цілому. Лідер може зміцнити колектив, налагодити взаємозв’язок працівників. Створення сприятливого психологічного клімату та високої організаційної культури, що суттєво залежить від лідера команди, відобразиться на результатах роботи, її якості та справить позитивне враження про фірму на потенційних партнерів. Лідер також може бути прикладом для учасників команди при початку роботи.
2. Підготовча фаза. Роль лідера команди полягає у попередженні виникнення конфліктних ситуацій у команді. На цьому етапі триває процес здійснення проекту, тому необхідним також є контроль взаємовідносин у колективі та підтримка сприятливого психологічного клімату.
3. Завершальна фаза. Проект добігає завершення. Роль лідера поступово зменшується, адже незабаром, команда проекту буде розформована. Лідер дотримується політики невтручання.
12.2 Вибір стилю керівництва.
Найкращим для цього проекту є демократичний стиль керівництва. Він передбачає прийнятний рівень контролю та централізації повноважень та водночас, оперативне прийняття рішень з урахуванням думки фахівців, що входять до команди проекту і забезпечує високий рівень організаційної культури. Цей стиль є необхідним й через особливості здійснюваного проекту. Його найважливіша частина - організація прямих каналів постачання, яка передбачає проведення переговорів з постачальниками продукції потребує індивідуального підходу до кожного виробника, що дуже цінується іноземними компаніями. Адміністративний стиль виключає таку можливість, а ліберальний - виключає послідовність та підтримку з боку керівництва у вирішенні важливих питань у забезпеченні співпраці та ведення переговорів. Також при демократичному стилі керівництва створюються сприятливі умови для всебічного творчого розвитку учасників проекту – як виконавців, особистостей, генераторів нових ідей.