Таблица 4 - Пример определения затрат на осуществление функций отдела комплектации
| Полное наи- менование функций ОК | Виды документов, форм или данных, выходящих из отдела в течение года по функции | Виды документов, форм или данных, пос- тупающих в отдел для обработки или составления данного документа (формы) по функции | Подра-зделение или организа-ция, откуда поступают документы, формы или исходные данные | Куда направ-ляются обработан-ные или состав-ленные документы (формы) или данные по функции | Техни-ческие средства, с помощью которых произво- дится обработка документов, форм или данных | Количество техни-ческих средств их стоимость и доля амор-тизаци-онных отчис-лений, прихо-дящихся на выпол-нение данной функции | Должности лиц, участвую-щих в обработке или состав-лении доку-мента, формы или данных по функции, их месячный оклад, руб. | Периодич-ность обработки или состав-ления доку-мента, формы или данных в течение года, количество раз (когда) | Затраты труда на обработку или состав-ление доку-мента, формы или данных по функции каждого исполни-теля в течении года, ч. | Затраты на обработку или состав-ление доку-мента, формы или данных по функции в течении года с учетом стоимости техни-ческих средств и отчислений на социаль-ное страхо-вание, руб. |
| Определение потребности в компл. изделиях | Годовые расчеты потребностей | Нормы расхода, ведомость согласования, данные складского учета | ПЭО, ПДО, ОГТ, ОГК, склады. | Вышестоя-щие органи-зации | Компьютер | 1 шт. 6000 руб. 50 руб. | Ведущий экономист – 8500 руб. экономист - 5200 руб. | Ежегодно 1 раз | 160 | 17 813 |
Далее представим алгоритм расчета затрат на выполнение функций ОК. При расчете затрат на выполнение функций учитывается фонд заработной платы с начислениями на социальное страхование и расходы на содержание и эксплуатацию вычислительной техники. Это составляет 95 % всех затрат на выполнение функции ОК.
Суммарная стоимость технических средств, используемых при выполнении анализируемой функции, составляет 6000 руб. Срок службы оргтехники при укрупненном расчете примем равным 10 годам. Тогда годовые амортизационные отчисления составят (6000 : 10) 600 руб. Месячный фонд рабочего времени одного работника составляет в среднем 173,4 ч. Данные технические средства используются при расчете потребности один раз в год в течение примерно месяца (160 ч). Значит, доля амортизационных отчислений, приходящихся на выполнение данной функции, составит (600 : 12) 50 руб.
Затраты труда на выполнение функции в месяц составят (8500 + 5200) 13700руб. Но данная функция выполняется в период, меньший месяца (160 ч), поэтому затраты составят (13700 ´ (160 / 173,4)) 12 642,36 руб. Отчисления на социальное страхование равны (12642,36 ´ 0,405) 5120,16 руб. Затраты на выполнение функции составят (12 642,36+5120,16+50) 17 812,52 руб. Округлим с точность до целых и получим 17 813 руб.
Представленная стоимостная оценка функций отдела комплектации филиала ОАО «Пермэнерго» позволяет руководителю предприятия выявить распределение стоимостей по функциям и определить те направления, по которым следует вести работу для сведения к минимуму излишних затрат.
На основе анализа полученных данных руководителем рассматриваемого предприятия были выявлены излишние и не свойственные отделу функции, а также функции, не выполняемые в настоящее время работниками отдела.
Так, излишней является функция защиты заявок на комплектующие изделия в вышестоящих организациях. Трудозатраты - 14 874 руб. в год.
Функция контроля выполнения договоров, связанная с командировками к поставщикам комплектующих изделий для контроля выполнения плановых объемов и сроков поставки по договорам, также излишняя: организации - поставщики заинтересованы выполнять договоры по поставкам в срок. Примерные затраты составляют 99 154 руб. в год. По названным причинам излишними становятся функции «Расчет штрафов за несвоевременную поставку», «Предъявление претензий поставщикам комплектующих изделий», «Изыскание источников на дополнительную поставку изделий». Затраты составляют (3 385+80 82+4 957) 16 424 руб. в год. Не свойственна отделу работа на складах предприятия. В то же время работники отдела не разрабатывают нормы запасов комплектующих изделий, не следят за соблюдением их на складах. В результате этого изделия завозят на склад неравномерно, на складе хранятся некомплектные заделы. Отдел практически не занимается реализацией ставших ненужными комплектующих изделий, что затрудняет размещение на складах необходимых комплектующих изделий. Для определения руководителем рассматриваемого предприятия степени значимости функций ОК была создана экспертная группа. В ее состав вошли заместитель директора филиала ОАО «Пермэнерго» и специалисты других отделов.
Каждый из членов экспертной группы заполнил матрицу попарных сравнений функций. В таблице 5 приведена матрица попарных сравнений для основных функций, заполненная заместителем директора филиала ОАО «Пермэнерго». Всего было заполнено 6 матриц. По строкам и столбцам матрицы записаны соответствующие наименования или номера управленческих функций. Каждый член экспертной группы заполнил одну матрицу следующим образом. Например, в таблице 5 при сравнении функций 1 и 3 предпочтение отдается функции 3. В строке соответствующей функции 1 в столбце 3, соответствующем функции 3, выставляется 2 балла. Аналогично в строке 3 и столбце 1 выставлен 0. Если эксперт затруднялся отдать предпочтение какой-либо функции, то в соответствующей строке и столбце было проставлено по одному баллу. После заполнения всей матрицы баллы просуммированы по строкам. Затем полученные значения все эксперты занесли в сводную матрицу (таблица 6).
Таблица 5 - Матрица попарных сравнений для основных функций ОК
| № | Номер функции | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | Сумма в |
| Функция | баллах | |||||||||||
| 1. | Определять потребности в комплектующих изделиях | - | 1 | 2 | 2 | 2 | 2 | 2 | 2 | 1 | 1 | 15 |
| 2. | Составлять заявки на комплектующие изделия | 1 | - | 1 | 1 | 1 | 2 | 2 | 2 | 1 | 1 | 12 |
| 3. | Подавать заявки на комплектующие изделия | 0 | 1 | - | 1 | 2 | 1 | 1 | 1 | 2 | 0 | 9 |
| 4. | Получать средства на комплектующие изделия | 0 | 1 | 1 | - | 1 | 2 | 2 | 2 | 2 | 0 | 11 |
| 5. | Заключать договоры на поставку | 0 | 1 | 0 | 1 | - | 2 | 1 | 2 | 2 | 0 | 9 |
| 6. | Составлять спецификации на комплектующие изделия | 0 | 0 | 1 | 0 | 0 | - | 2 | 2 | 2 | 0 | 7 |
| 7. | Акцептовать счета на комплектующие изделия | 0 | 0 | 1 | 0 | 1 | 0 | - | 2 | 1 | 0 | 5 |
| 8. | Руководить работой складов | 0 | 0 | 1 | 0 | 0 | 0 | 0 | - | 2 | 1 | 4 |
| 9. | Разрабатывать лимиты на комплектующие изделия | 1 | 1 | 0 | 0 | 0 | 0 | 1 | 0 | - | 1 | 4 |
| 10 | Снабжать подразделения комплектующими изделиями | 1 | 1 | 2 | 2 | 2 | 2 | 2 | 1 | 1 | - | 14 |
Таблица 6 - Свободная матрица попарных сравнений основных функций ОК
| № | Номер эксперта | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | Средн. значение в баллах | Ранг функций |
| 1. | Определять потребности в комплектующих изделия | 15 | 14 | 13 | 16 | 15 | 14 | 14,5 | 1 |
| 2. | Составлять заявки на комплектующие изделия | 12 | 13 | 10 | 12 | 11 | 12 | 11,8 | 4 |
| 3. | Подавать заявки на комплектующие изделия | 9 | 13 | 10 | 10 | 10 | 11 | 10,5 | 5 |
| 4. | Получать средства на комплектующие изделия | 11 | 10 | 15 | 13 | 16 | 12 | 13,0 | 3 |
| 5. | Заключать договоры на поставку | 9 | 7 | 8 | 6 | 9 | 10 | 8,0 | 6 |
| 6. | Составлять спецификации на комплектующие изделия | 7 | 8 | 9 | 7 | 5 | 8 | 7,3 | 7 |
| 7. | Акцептовать счета на комплектующие изделия | 5 | 5 | 3 | 6 | 3 | 3 | 4,6 | 8 |
| 8. | Руководить работой складов | 4 | 4 | 4 | 4 | 5 | 2 | 4,0 | 9 |
| 9. | Разрабатывать лимиты на комплектующие изделия | 4 | 4 | 3 | 2 | 3 | 3 | 3,2 | 10 |
| 10. | Снабжать подразделения комплектующими изделиями | 14 | 12 | 15 | 14 | 13 | 15 | 14,0 | 2 |
На рисунке 4 представлена совмещенная диаграмма значимости функций управления ОК и затрат на их осуществление. Из диаграммы видно, что затраты на осуществление функций «Руководить работой складов», «Акцептовать счета на комплектующие изделия» и «Разрабатывать лимиты на комплектующие изделия» не сбалансированы с их значимостью, поэтому в первую очередь руководителю филиала ОАО «Пермэнерго» необходимо совершенствовать процессы выполнения этих функций. Достаточно трудоемки также функции «Определять потребности в комплектующих изделиях», «Снабжать подразделения комплектующими изделиями» и «Составлять спецификации на комплектующие изделия».