Оприходование материалов без выписки приходного ордера возможно в случае отсутствия расхождений между данными поставщика и фактическими данными. В этом случае на документе поставщика проставляют штамп, в оттисках которого содержатся основные реквизиты приходного ордера. Если количество и качество прибывших на склад материалов не соответствуют данным счета поставщика, приемку товара осуществляет комиссия, оформляя акт о приемке материалов, который служит основанием для предъявления претензии поставщику. В состав комиссии входит представитель поставщика или представитель незаинтересованной организации. Акт составляют также при приемке материалов, поступивших в Общество без счета поставщика (неотфактурованные поставки). Материалы отпускают со склада организации на производственное потребление, хозяйственные нужды, на сторону, для переработки и в порядке реализации излишних и неликвидных запасов. Так для получения ГСМ выписывается заявка на получение ГСМ (приложение З).
Для обеспечёния контроля за расходованием материалов и правильного документального его оформления организации осуществляют соответствующиё организационные мероприятия. Все службы предприятия имеют список должностных лиц, которым предоставлено право подписывать документы на получение отпуск со склада материалов, а также выдавать разрешение на вывоз их. Отпускаемые материалы точно взвешиваются, измеряются и подсчитываются. Порядок документального оформления отпуска материалов зависит, прежде всего, от организации производства, направления расхода периодичности их отпуска. Расход материалов, отпускаемых на ремонт и на другие нужды ежедневно, оформляют лимитно-заборными картами (см. прил. У) . Их выписывает сервисный отдел в двух экземплярах на один или несколько видов материалов и, как правило, сроком на 1 месяц. Один экземпляр лимитно-заборной карты вручают цеху-получателю, другой — складу. Кладовщик записывает количество отпущенного материала и остаток лимита в обоих экземплярах карты и расписывается в карте цеха-получателя. Представитель цеха расписывается в получении материалов в карте, находящейся на складе.
При замене в лимитно-заборной карте заменяемого материала делают запись «Замена, смотри требование №_» и уменьшают остаток лимита. Не использованные в ремонте и возвращенные на склад материалы записывают в лимитно-заборную карту без составления каких-либо дополнительных документов. Применение лимитно-заборных карт значительно сокращает количество разовых документов. Для учета движения материалов внутри Общества применяют однострочные или многострочные требования-накладные. Накладные составляют материально ответственные лица участка, отпускающего ценности, в двух экземплярах, один из которых остается на месте с распиской получателя, а второй с распиской лица, отпускающего ценности, передается получателю ценностей.
Таким образом, совмещение расходных документов и карточек учета материалов уменьшает объем учетной работы и усиливает контроль за соблюдением норм складских запасов. По окончании месяца все данные по расходу и приходу ТМЦ переносятся в Материальный отчет (см. прил. Р и С), а затем в Оборотную ведомость (приложение О).
2.4 Инвентаризация материально-производственных запасов на складах, порядок ее проведения, оформления и отражения ее результатов
В обществе инвентаризация производственных запасов проводится в соответствии с «Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств» (приказ от 13.06.95 №49 «об утверждении методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств»). Для проведения инвентаризации в данном Обществе создана постоянно действующая инвентаризационная комиссия. Инвентаризация товарно-материальных ценностей производится по их местонахождению и материально-ответственному лицу. Проверка фактического наличия производственных запасов производится при обязательном участии материально-ответственных лиц. Инвентаризации подлежат производственные запасы и другие виды имущества, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете, а также имущество, не учтенное по каким-либо причинам.
В проверяемом Обществе инвентаризация, проводилась с 01.11.08 по 31.11.08 на основании приказа № 339 от 08.10.08 о результатах которой, составлен акт после заседания инвентаризационной комиссии. По результатам инвентаризации недостач и излишков комиссией по инвентаризации не обнаружено. Была проверена вся документация, отражающая проведение инвентаризации товарно-материальных ценностей за проверяемый период. Инвентаризационные ведомости (приложение И) были заполнены без помарок и пометок, незаполненные строки в них были перечеркнуты. Таким образом, входе проверки документации по инвентаризации материально-производственных запасов нарушений не было.
Поступление материалов на проверяемом Обществе начинается с заключения договора. Для оплаты отгруженных материалов поставщики предъявляют покупателям счета, к которым прилагают документы, подтверждающие отгрузку. На складе счета поставщиков записывают в журнал учета поступающих грузов, по которому контролируют своевременность оприходования материально-производственных запасов. После заполнения счета передают кладовщику для приемки материалов. При поступлении материально-производственных запасов от поставщиков кладовщик проверяет соответствие фактического их количества данным документов поставщика. Если расхождений не обнаружено, то на заводе выписывается приемный акт на все количество поступаемого груза. Затем приемные акты записываются в книгу сдачи документов и передаются в бухгалтерию. Бухгалтер проверяет правильность оформления, количество и сумму приемного акта, сверяя его с копией счета. По результатам инвентаризации делаются проводки:
Д 10 – К 91-1 – оприходованы материальные ценности, обнаруженные при инвентаризации.
Д 94 – К 10 – недостачи и потери материальных ценностей, обнаруженные при инвентаризации, хищение и порча материальных ценностей отнесены в дебет счета 94.
В заключении отметим, что инвентаризация МПЗ проводилась в установленном порядке. Проверка фактического наличия производственных запасов производилась при обязательном участии материально-ответственных лиц. Инвентаризационные ведомости были заполнены без помарок и пометок, незаполненные строки в них были перечеркнуты. В ходе проверки недостач и излишков не было обнаружено.
3 ТЕОРИТИЧЕСКИЕ И ПРАКТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ОРГАНИЗАЦИИ АУДИТА МАТЕРИАЛЬНО-ПРОИЗВОДСТВЕННЫХ ЗАПАСОВ НА ПРИМЕРЕ ОАО «ТОРГОВО-СЕРВИСНЫЙ ЦЕНТР»
3.1 Задачи, цели, источники и организация аудиторской проверки МПЗ
В соответствии с ПБУ 5/01 «Учет материально-производственных запасов», утвержденным Приказом Минфина РФ от 09.06.01 №44н, к материально-производственным запасам (МПЗ) относятся активы:
- используемые в качестве сырья, материалов и т.п. при производстве продукции, предназначенной для продажи (выполнения работ, оказания услуг);
- предназначенные для продажи;
- используемые для управленческих нужд организации.
К таким активам относятся сырье, материалы, топливо, полуфабрикаты и комплектующие изделия, запасные части, тара, товары, готовая продукция. Так как затраты на материалы имеют значительную долю в общем объеме затрат, то проверка учета МПЗТ является важным звеном в контроле за деятельностью Общества (приложение Ж). Целью аудита МПЗ является формирование мнения о достоверности показателей отчетности по статьям материальных ценностей «Запасы» и о соответствии применяемой в организации методики учета и налогообложения, действующим в Российской Федерации нормативным документам. Это достигается проведением проверок на существенность, дополняется проверкой структур контроля, системы бухгалтерского учета и оценкой риска аудита, который зависит от характера запасов организации. Проверка запасов рассматривается как основная часть аудита на тех предприятиях, где их величина существенна.
Основными задачами аудита материально – производственных запасов на предприятии является проверка: - состояния учета, хранения и эффективности использования материальных ресурсов; - соответствия фактического наличия ресурсов данным бухгалтерского учета и потребностям предприятия; - выявления непригодных для использования ценностей с определением суммы причиненного ущерба и виновных лиц; - полноты и своевременности оприходования, законности и целесообразности расходования и списания МПЗ; - обоснования и соблюдения установленных норм расхода сырья, материалов, топлива, нефтепродуктов и других ценностей, своевременности и качества инвентаризаций и правильности принимаемых по результатам ревизии решений.
Для достижения целей аудита в соответствии с федеральным Правилом №3 «Планирование аудита» составляется программа аудиторской проверки по разделу «Материально-производственные запасы», являющаяся частью общей программы аудита (приложение Е). Перечень вопросов, подлежащих рассмотрению в ходе аудита МПЗ:
1. Оценка эффективности системы внутреннего контроля в отношении МПЗ:
- обоснованность и оптимальность выбора в учетной политике организационно-технических и методических аспектов данного участка учета;
- представление финансовой информации наиболее эффективным образом в целях ее оптимального использования уполномоченными лицами;
- проверка объективности информации, представленной в бухгалтерской отчетности, об имеющихся в наличии МПЗ;
- проверка организации системы утверждений (наличие приказа об установлении круга лиц, которым дано право подписывать документы на отпуск МПЗ со склада).