Па третьем этапе аудитор приступает к непосредственному изучению темы исследования, учитывая положения плана (программы) аудита.
Как следует из утвержденных плана (программы) первым вопросом проверки являлся контроль правильности заключения договоров с покупателями готовой продукции. Для этого аудитор устанавливал наличие и законность заключенных договоров на поставку продукции. При этом учитывались положения Указа Президента Республики Беларусь от 07.03.2000г. № 117 «О некоторых мерах по упорядочению посреднической деятельности при продаже товаров», которыми предусмотрено, что существенным условием договора является указание цели приобретения товаров (для собственного потребления, вывоз из Республики Беларусь, оптовая, розничная торговля, переработка на давальческих условиях и т.п.). Поэтому при изучении докторов аудитор обращал внимание на цели приобретения товаров, указанные покупателем, законность договорных условий и т.п.
Проверяя наличие и правильность заключения договоров, аудитор установил обеспеченность планируемых объемов закупок продукции договорной базой, своевременность заключения договоров с каждым покупателем по каждому виду продукции, обоснованность указанных в них объемов, качества, сроков и способов поставки продукции, условий расчетов и санкций за невыполнение договорных обязательств. При наличии отказа покупателя от заключения договоров или приемки продукции в запланированных предприятием объемах, выявляют его мотивы и обоснованность, меры, принятые предприятием для разрешения преддоговорного спора. Если такие меры не были приняты, то необходимо выяснить возможность разрешения этого спора в ходе проведения ревизии или проверки. Были тщательно изучены законность и обоснованность внесения в договоры записей об особых условиях поставок.
На ЧУП «Синэксим» реализация готовой продукции в контролируемом периоде осуществлялась в соответствии с заключенными договорами. В процессе проверки были изучены все договора на поставку продукции за 2007г. Установлено, что в заключенных договорах предусмотрены все необходимые разделы, в которых отражены права и обязанности сторон, условия расчетов, ответственность, которую несут стороны при нарушении договорных обязательств. С учетом требований законодательства к договорам прилагаются копии лицензий покупателей, протоколы согласования цен. Таким образом, нарушений договорной дисциплины не установлено.
В тот же день аудитор, следуя плану (программе) проверял наличие по каждому договору расшифровок ассортимента с указанием сроков поставок покупателям соответствующей продукции, отметок о фактическом отпуске с указанием даты. При наличии расхождений между этими данными целесообразно в выборочном порядке сверить записи в оперативном учете с показателями приемо-сдаточных актов, зафиксированными в накопительных ведомостях выпуска готовой продукции. Такая встречная проверка позволяет установить факты, когда продукция была изготовлена, но из-за отсутствия должного оперативного контроля работников своевременно не были выписаны распоряжения заведующим складами или экспедиторам об отпуске готовой продукции покупателям, в результате чего допущен срыв сроков ее поставки покупателям.
Далее обратили внимание на соблюдение графиков сдачи работниками и экспедиторами документов в бухгалтерию предприятия на отпущенную продукцию, на основе которых бухгалтерия выписывает платежные документы. Чаще всего задержка оплаты платежных документов покупателями вызвана неправильным оформлением сопроводительных документов грузов (товарно-транспортных накладных, счетов-фактур и т.д.), а в ряде случаев – платежных документов.
Если покупателями были предъявлены претензии за недогруз продукции или ее пересортицу, необходимо изучить материалы, получить объяснения от работников, осуществляющих упаковку, отгрузку, выписку отгрузочных документов, провести инвентаризацию продукции на складе и сопоставить данные инвентаризации с предъявленными претензионными документами.
Выявленные факты нарушения типовых инструкций о порядке заключения договоров и реализации отдельных видов продукции должны быть доведены до сведения руководителей предприятия, соответствующих покупателей и при необходимости – вышестоящих органов в целях своевременного принятия мер по их устранению.
Одним из недостатков при заключении договоров является неоговорка зачастую в них о финансовых санкциях, которые должна понести виновная сторона. Следствием этого может стать рост неплатежей покупателей либо недопоставка продукции. Причем, если потерпевшая сторона обратится в суд с иском, то ей будет отказано по причине отсутствия в договоре финансовых санкций.
При изучении самих договоров аудитор обращает внимание на то, имеются ли в нем все необходимые разделы, позволяющие в достаточной полноте отразить права и обязанности сторон (полное наименование и адреса сторон, их уполномоченных представителей, предмет договора, объемы, качества, сроки, способы доставки продукции, условия расчетов, санкции, которые несут стороны при нарушении договорных обязательств), скреплен ли он подписями и печатями, указан ли срок действия договора. Затем подробно изучают договоры по существу, причем особое внимание обращают на правильность применения цен, условий расчетов и санкций.
В таком же порядке проверяют договоры на выполнение работ или оказание услуг сторонним организациям. В случае использования при этом рабочей силы и материально-технических средств должен быть четко оговорен порядок их предоставления и расчетов. Обращают внимание на обоснованность применения указанных в договорах тарифов, цен, расценок и санкций. При установлении выполнения работ и услуг на бездоговорной основе необходимо принять меры к заключению соответствующих договоров непосредственно в ходе проведения данной аудита.
17.02-18.02.2008г. аудитор Корсун С.В. проверял учетные данные о физическом количестве, зачетной массе, качестве, себестоимости и выручке от реализации продукции. При этом по товарно-транспортным накладным, путевым листам грузового автомобиля, по актам встречной проверки с покупателями устанавливают достоверность натуральной и зачетной массы реализованной продукции.
Аудитор Корсун С.В. тщательно проверял оформление приходных и расходных товарно-транспортных накладных. Было обнаружено множество ошибок в оформлении данных документов, которые были устранены в ходе проверки. В товарно-транспортных накладных (на примере ТТН№1333883 от 25.01.2007г.) графы, в которых нет записей, не перечеркивались.
Графы, в которых нет записей, перечеркиваются (инструкция по заполнению товарно-транспортной накладной (форма ТТН-1), утвержденная постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 14 мая 2001г. №53).
В товарно-транспортных накладных указана подпись водителя, принявшего груз - Иванов Н.Н., правильно – фамилия, имя, отчество водителя полностью (инструкция по заполнению товарно-транспортной накладной (форма ТТН-1), утвержденная постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 14 мая 2001г. №53, пункт 31).
В товарно-транспортных накладных в разделе «Погрузочно-разгрузочные операции» не заполнены графы (инструкция по заполнению товарно-транспортной накладной (форма ТТН-1), утвержденная постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 14 мая 2001г. №53, пункт 16, часть 1).
Так в большинстве накладных не указывалось время погрузки и разгрузки товара, не указывались должности сотрудников, которые производили и разрешали отпуск продукции. В некоторых накладных не указывались номера лицензий. На накладных не стояли все подпись и печати.
Аудитор обращал на реальность скидок и надбавок к фактической массе каждого вида проданной продукции, для чего проверялись показатели ее качества, правильность расчета величины тех или иных скидок и надбавок и определения зачетной массы.
Иногда встречаются факты необоснованного списания на счет реализации потерь и недостач продукции в пути при ее доставке из предприятия покупателю. При этом составляют расчет потерь, возможных в результате естественной убыли, а разница должна быть оформлена как недостача с последующим отнесением на виновных лиц. Причины возникновения указанных недостач изучают как по документальным данным, так и путем опроса соответствующих должностных лиц, запроса покупателей.
Отдельной проверке подлежит правильность определения себестоимости и реализационных цен проданной продукции. Для этого изучают записи по счету 44 «Расходы на реализацию». Данную проверку осуществил аудитор Корсун С.В, 18.02.2008г.
Правильность стоимостной оценки расходов – нарушений не обнаружено.
По результатам проверки правильности определения расходов, отражения в учете издержек производства и обращения:
- ошибочное включение в издержки обращения расходов по замене картриджа Samsung 4400 (13200 руб., акт №324 от 31.08.2007г.);
- ошибочное не включен в себестоимость расходов по возмещению рекламы в бюллетене «Стройка» сентябрь 13000 руб. (акт №13604), октябрь – 15000 руб. (акт №13000), ноябрь – 16250 руб. (акт. №17329), декабрь 9750 руб. (акт №18874 от 31.12.2007г.), а также апрель-май 2007г.
- ошибочное списание расходов на телефонную связь при отсутствии стационарных и мобильных телефонов в учете организации;
- ошибки при наличии суммы аренды офиса за декабрь 2007г. – 310,24 евро за декабрь 2007г. в затраты включено 981073 руб., фактически оплачено 12 декабря 2007г. 983439 руб. (310,24 евро* 3169,93 руб.);