Так в ОАО "Борма" на основании приходного кассового ордера № 17 от 04.10.06 составлена бухгалтерская запись:
Дт сч. 50 Кт сч.51 - 200000–00 руб.
- поступили в кассу наличные деньги с расчетного счета для выплаты под отчет на лимитные сделки;
- расходные кассовые ордера (КО-2) (Приложение 6):
Для расходного кассового ордера в ОАО "Борма" предусмотрен типовой бланк. Его форма утверждена постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. N 88.[18]
Расходным кассовым ордером оформляется выдача наличных денег из кассы ОАО "Борма".
Ордер выписывается в одном экземпляре.
Ордер подписывают кассир, главный бухгалтер и руководитель ОАО "Борма".
Ордер также должен подписать человек, получивший наличные деньги. Кассир должен записать в соответствующей графе его паспортные данные.
Ордер регистрируют в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма N КО-3) и хранят в архиве организации в течение 5 лет (Приложение 7).
На основании расходного кассового ордера составлена бухгалтерская запись:
Дт сч.71 Кт сч.50 – 20000-00 руб.
- выданы из кассы наличные деньги под отчет на лимитные сделки для приобретения материалов Устимову А.А..;
Дт сч.71 Кт сч.50 – 12958-73
- выданы из кассы деньги под отчет на лимитные сделки и командировочные расходы Зимину В.М.
- авансовые отчеты (Приложение 8):
Для авансового отчета предусмотрен типовой бланк. Его форма утверждена Постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. N 55.
Авансовый отчет работник составляет в одном экземпляре.
К отчету работник ОАО "Борма" прикладывает все документы, подтверждающие произведенные расходы (накладные, чеки ККМ, проездные билеты, счета на оплату жилья и т.д.) (Приложение 9).
Перечень этих документов приводится на оборотной стороне авансового отчета. Все документы, приложенные к отчету, нумеруются в том порядке, в котором они приложены к отчету.
Работник сдает авансовый отчет в бухгалтерию, а бухгалтер - передает работнику отрывную часть отчета - расписку в том, что отчет принят к проверке.
Бухгалтер ОАО "Борма" проверяет целевое расходование средств, выданных сотруднику, а также наличие всех оправдательных документов, подтверждающих расходы.
Заполненный авансовый отчет утверждает руководитель ОАО "Борма".
Авансовый отчет должен храниться в архиве организации 5 лет.
Пример: В бухгалтерии ОАО "Борма" составлен авансовый отчет №77 от 30.11.2008 на Бочкарева В.В. Он отчитался за приобретенный бензин на сумму 2200-90. Составлена бухгалтерская запись:
Дт сч.26 Кт сч.71 – 2200-90 руб.
Составлен авансовый отчет №78 от 30.11.06 на Голеву Л.Н. Она отчиталась по расчетам за услуги связи на сумму 1000-00.
Составлена бухгалтерская запись:
Дт сч.60 Кт сч.71 – 992-11 руб.
Дт сч.19 Кт сч.71 – 7-89 руб.
- Приказ по учетной политике.
В данном документе, являющимся для каждой организации основополагающим и обязательным, необходимо указывать общий максимальный срок выдачи подотчетных сумм работникам.
Например:
п.33 Учетной политики ОАО "Борма" в 2008 г. предусматривает срок отчетности по суммам, выданным в подотчет – 20 дней с момента выдачи.
- Журнал регистрации авансовых отчетов (Приложение 10).
В данном учетном документе регистрируются все авансовые отчеты в порядке хронологии.
Анализ составления и состояния первичной документации показал, что в ОАО "Борма" первичная документация оформляется на унифицированных бланках, утвержденных Госкомстатом РФ. Документация оформляется в соответствии с нормами бухгалтерского учета.
2.3 Синтетический, аналитический и налоговый учет расчетов с подотчетными лицами ОАО "Борма"
Расчеты с подотчетными лицами учитываются на счете 71. Это предусмотрено Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий, утвержденным приказом Минфина России от 31 октября 2000 г. № 94н.
Счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" предназначен для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и операционные расходы.
На выданные под отчет суммы счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.
Аналитический учет по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами" ведется по каждой сумме, выданной под отчет.
Счет 71 дебетуется на выданные под отчет суммы в корреспонденции со счетами учета денежных средств.
Расходование сумм, выданных под отчет, отражается по кредиту счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами".
При оплате подотчетными лицами расходов, связанных с приобретением объектов, которые подлежат учету в качестве основных средств, нематериальных активов и пр. внеоборотных активов, в бухгалтерском учете осуществляется запись по дебету счета 08 "Вложения во внеоборотные активы" в корреспонденции с кредитом счета 71.
| Организацией отражены расходы подотчетных лиц, связанные с приобретением внеоборотных активов | |
| Д-т 08 "Вложения во внеоборотные активы" | К-т 71 "Расчеты с подотчетными лицами" |
Так, в ОАО "Борма" 22.09.08 Главный механик Бородин В.П. приобрел горелку с регулятором на сумму 3390-00. Авансовый отчет №56 от 22.09.08. Эта операция отражена бухгалтерской записью: Дт сч.08.4 Кт сч.71 - 3390-00 руб. Оплата подотчетными лицами расходов, связанных с приобретением материально - производственных запасов, товаров, отражается по дебету счетов 10 "Материалы",41 "Товары".
| Организацией отражена оплата подотчетными лицами приобретенных материальных ценностей | |
| Д-т: сч.10 "Материалы", сч.41 "Товары" | К-т сч.71 "Расчеты с подотчетными лицами" |
В нижеследующей таблице 7 приведены бухгалтерские записи по расчетам с подотчетными лицами.
| Таблица 7 Журнал проводок по расчетам с подотчетными лицами за июнь 2008 г. | ||||||
| в ОАО "Борма" | ||||||
| Дата | Документ | Содержание | Дебет | Кредит | Сумма | Кол-во |
| 15.06.08 | Аванс.отч. 000030 | Авансовый отчет: Бородин Виктор Петрович Рукавицы | 10.9 | 71.1 | 204,00 | 20,000 |
| 30.06.08 | Аванс.отч. 000033 | Авансовый отчет: Устимов Алексей Александрович Солидол | 10.6 | 71.1 | 396,48 | 24,000 |
Оплата подотчетными лицами расходов, связанных с производством продукции (работ, услуг), их продажей, продажей товаров и управлением производством и организацией в целом, отражается по дебету счетов 20 "Основное производство", 23 "Вспомогательные производства", 25 "Общепроизводственные расходы", 26 "Общехозяйственные расходы", 44 "Расходы на продажу".
| Организацией отражена оплата подотчетными лицами расходов по производству продукции (работ, услуг), продаже продукции, товаров, управлению | |
| Д-т: сч.20 "Основное производство", сч.23 "Вспомогательные производства", сч.25 "Общепроизводственные расходы", сч.26 "Общехозяйственные расходы", сч.44 "Расходы на продажу" | К-т сч.71 "Расчеты с подотчетными лицами |
За ноябрь 2008 г. в ОАО "Борма" были отражены следующие бухгалтерские записи.
| Таблица 8 Журнал проводок по расчетам с подотчетными лицами за ноябрь 2008 г. в ОАО "Борма" | |||||
| Дата | Документ | Содержание | Дебет | Кредит | Сумма |
| 18.11.08 | Аванс.отч. 000072 | Авансовый отчет: Голева Лариса Николаевна Товарный чек Аптечка | 26 | 71.1 | 752,90 |
| 18.11.08 | Аванс.отч. 000072 | Авансовый отчет: Голева Лариса Николаевна Товарный чек Бухгалтерские бланки | 26 | 71.1 | 200,00 |
| 25.11.08 | Аванс.отч. 000074 | Авансовый отчет: Ванин Юрий Алексеевич Товарный чек Бухгалтерские бланки | 26 | 71.1 | 197,00 |
| 30.11.08 | Аванс.отч. 000077 | Авансовый отчет: Зимин Виктор Михайлович Чеки Бензин | 26 | 71.1 | 2 200,90 |
| Итого | 3350,80 | ||||
По дебету счета 97 "Расходы будущих периодов" отражаются расходы подотчетных лиц, относящиеся к будущим периодам.
Сальдо по дебету счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" показывает сумму денежных средств, находящихся в подотчете у работников организации, кредитовое сальдо по этому счету отражает задолженность организации перед подотчетными лицами по произведенным ими расходам в оплату материально - производственных запасов, товаров, работ, услуг.
Аналитический учет по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами" ведется в разрезе подотчетных лиц организации по каждой авансовой выдаче и каждому авансовому отчету.
Следует отметить, что счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" - активно-пассивный и в аналитическом учете он может иметь сальдо сразу по дебету (когда кто-то из работников не отчитался по подотчетным деньгам) и кредиту (сотрудник потратил свои деньги, а ОАО "Борма" их).
Выдача денег сверяется с кассой (с проводкой). Ордер регистрируется в регистрационном журнале по счетам синтетического учета (Приложение 11) и разносится в Главной книге. Сальдо показывается развернуто в синтетическом (Главная книга) и аналитическом учете, сверяются данные. На основании Главной книги составляется оборотная ведомость по счетам Главной книги и на ее основании составляется баланс.