Выдачу денег кассир, производит только лицу, указанному в расходном кассовом ордере или заменяющем его документе. Если выдача денег производится по доверенности, оформленной в установленном порядке, в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег бухгалтерией указывается фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. Если выдача денег производится по ведомости, перед распиской в получении денег кассир делает надпись: «По доверенности». Выдача денег по доверенности производится в соответствии с требованиями. Доверенность остается в документах дня, как приложение к расходному кассовому ордеру или ведомости.
Приходные кассовые ордера [См. Приложение 5] и квитанции к ним, а также расходные кассовые ордера [См. Приложение 6] и заменяющие их документы должны быть заполнены четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или выписаны на машине (пишущей, вычислительной). Подчистки, помарки или исправления в этих документах не допускаются.
В приходных и расходных кассовых ордерах указывается основание для их составления, и перечисляются прилагаемые к ним документы.
Выдача приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов на руки лицам, вносящим или получающим деньги, запрещается.
Прием и выдача денег по кассовым ордерам может производиться только в день их составления.
При получении приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов кассир обязан проверить:
а) наличие и подлинность на документах подписи главного бухгалтера, а на расходном кассовом ордере или заменяющем его документе разрешительной надписи (подписи) руководителя предприятия или лиц на это уполномоченных;
б) правильность оформления документов;
в) наличие перечисленных в документах приложений.
В случае несоблюдения одного из этих требований кассир возвращает документы в бухгалтерию для надлежащего оформления. Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы немедленно после получения или выдачи по ним денег подписываются кассиром, а приложенные к ним документы погашаются штампом или надписью «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года).
Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов.
Регистрация приходных и расходных кассовых документов может осуществляться с применением средств вычислительной техники. При этом в машинограмме за соответствующий день, обеспечивается также формирование данных для учета движения денежных средств по целевому назначению.
Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. В журнале регистрации (форма № КО-3) приходные и расходные кассовые ордера регистрируются раздельно. Приходные ордера регистрируются в разделе «Приходные документы», расходные в разделе «Расходные документы». По каждому документу составляется дата его составления, номер, сумма и целевое назначение. Нумерация осуществляется с начала года в порядке возрастания отдельно по приходу и расходу.
Все поступления и выдачи наличных денег предприятия учитываются в кассовой книге [См. Приложение 7].
Каждое предприятие ведет только кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера данного предприятия.
Записи в кассовой книге ведутся в 2-х экземплярах через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными и служат отчетом кассира. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами.
Подчистки и не оговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера предприятия или лица, его заменяющего.
Все поступления и выдачи наличных денег предприятия учитываются в кассовой книге.
Каждое предприятие ведет только кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера данного предприятия.
Записи в кассовой книге ведутся в 2-х экземплярах через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными и служат отчетом кассира. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами.
Подчистки и не оговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера предприятия или лица, его заменяющего.
Платежное поручение выписывается в случае, когда инициатива платежа исходит от плательщика при наличии на его расчетном счете денежных средств [См. Приложение 3]. Оформление платежного поручения имеет место по таким операциям как уплата платежей в бюджет, во внебюджетные фонды. Срок предъявления платежного поручения в банк – не позднее 10 дней с даты выписки.
Платежное требование – расчетный документ, предусматривающий, что инициатива в погашении платежа в данном случае исходит от поставщика. Документ выписывается в трех экземплярах и вместе с отгрузочными документами при реестре направляется в банк покупателя. Последний оставляет у себя отгрузочные документы и помещает их в картотеку №1. Платежное требования направляются плательщику для акцепта, то есть согласия на оплату. При согласии оплатить плательщик заверяет все экземпляры платежных требований подписями лиц, уполномоченных распоряжаться счетом, и оттиском печати и возвращает в банк. Первый экземпляр служит основанием для списания средств с расчетного счета плательщика и после этого помещается в документы дня банка. Второй экземпляр направляется банку, обслуживающему поставщика. Третий экземпляр вместе с отгрузочными документами возвращается плательщику как расписка в приеме и совершении оплаты.
Типичные ошибки при заполнении счетов-фактур.
Счет-фактура служит основанием для принятия предъявленных сумм НДС к налоговому вычету (в соответствии с правилами ст. 171, 172 НК РФ), а также основанием к возмещению НДС (в соответствии со ст. 176 НК РФ) [См. Приложение 2].
Порядок заполнения счетов-фактур до сих пор остается одним из самых наболевших вопросов, связанных с возмещением НДС.
Рассмотрим типичные ошибки, допускаемые при выставлении и оформлении счетов-фактур.
Срок выставления счета-фактуры. При реализации товаров (работ, услуг) плательщик НДС обязан выставить покупателю счет-фактуру не позднее пяти дней, считая со дня отгрузки товара (выполнения работ, оказания услуг) (п. 3 ст. 168 НК РФ).
Однако при выставлении счетов-фактур следует учитывать особенности условии заключения договоров поставки, учета и расчетов при отгрузке товаров (оказания услуг) в отдельных отраслях, связанных с непрерывными долгосрочными поставками в адрес одного и того же покупателя, такие, как непрерывный отпуск товаров и оказание услуг по транспортировке одним и тем же покупателям электроэнергии, нефти, газа, оказание услуг электросвязи, банковских услуг, ежедневная многократная реализация в адрес одного покупателя хлеба и хлебобулочных изделий, скоропортящихся продуктов питания и т. д.
В этих случаях допускается составление счетов-фактур в соответствии с условиями договора поставки, заключенного между продавцом и покупателем товаров (услуг), актами сверки осуществленных поставок и выставление счетов-фактур покупателям одновременно с платежно-расчетными документами, но не реже одного раза в месяц и не позднее 5-го числа месяца следующего за истекшим месяцем.
Составление счетов-фактур и регистрацию их в книге продаж следует производить в том налоговом периоде, в котором состоялась реализация этих товаров (оказание услуг) в соответствии с принятой организацией учетной политикой для целей налогообложения.
Заполнение счета-фактуры. Требования к оформлению счетов-фактур изложены в п. 5 и 6 ст.169 НК РФ, а также в приложении 1 к Правилам ведения журналов учета полученных и выстеленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденным постановлением Правительства РФ от 02. 12. 2000 № 914 (далее — Привила).
Невыполнение требований, не указанных в п. 5 и 6 ст. 169 НК РФ, не является основанием для отказа в принятии к вычету суммы НДС, предъявленной продавцом (изготовителем, подрядчиком, исполнителем).
В счете-фактуре должны быть указаны:
1. Порядковый номер (он ведется в соответствии с делопроизводством, организованным у налогоплательщика) и дата выписки счета-фактуры (указывается календарная дата (число, месяц, год), когда продавец (изготовитель, исполнитель и т. п.) выставляет счет-фактуру).
2. Наименование (для коммерческих организаций — фирменное наименование, для индивидуальных предпринимателей — имя), адрес (для индивидуальных предпринимателей место жительства, для юридических лиц — место нахождения покупателя в соответствии с учредительными документами), идентификационный номер налогоплательщика и покупателя Указанные сведения необходимо определять исходя из норм ст. 19, 20, 54 ГК РФ и ст. 84 НК РФ Показатели «ИНН покупателя» и «ИНН продавца» дополнены кодом причины постановки на учет (КПП).
3. Наименование и адрес грузоотправителя и грузополучателя. При оказании услуг, когда отсутствуют понятия «грузоотправитель» и грузополучатель", в соответствующих строках ставятся прочерки.
Указанный метод заполнения счета-фактуры продавцом не распространяется на заполнение им соответствующих строк счета-фактуры, касающихся информации о покупателе, являющемся одновременно грузополучателем. В данном случае при реализации товаров в стр. 4 счета-фактуры продавец указывает полное или сокращенное наименование грузополучателя в соответствии с учредительными документами и его почтовый адрес, а в стр. 6 — полное или сокращенное наименование покупателя в соответствии с учредительными документами