Учет и аудит товарно-материальных запасов на примере Управления дошкольных и внешкольных учреждений "Ясли–сад № 53" (стр. 6 из 17)

На рисунке 1 представлена организационная структура управления данного предприятия.

В Казахстанских стандартах бухгалтерского учета и методических рекомендациям к ним установлены основополагающие правила и принципы, определен круг общественно признаваемых приемов и способов ведения финансового и управленческого учета, которые должны быть конкретизированы на каждом отдельном предприятии, исходя из особенностей его деятельности и условий ее осуществления, квалификации управленческого персонала и степени сложности решаемых ими задач, имеющейся технической базы управления. Совокупность избранных предприятием способов осуществления первичного наблюдения, стоимостного измерения, текущей группировки и итогового обобщения фактов хозяйственной деятельности в бухгалтерском учете отражается в учетной политике предприятия.

Формирование учетной политики – это выбор некоторой совокупности известных способов ведения бухгалтерского учета и установление порядка их применения в конкретной хозяйственной ситуации. Иными словами, учетная политика – это порядок осуществления первичного наблюдения, стоимостного измерения, текущей группировки и итогового обобщения фактов хозяйственной деятельности предприятия, или реализация метода бухгалтерского учета. Учетная политика, являясь реализацией одного и того же метода бухгалтерского учета, обязательно будет отличаться на разных предприятиях.

Рисунок 1 – Структура управления УДВУ ГККП «Ясли-сад № 53»

Возможность выбора конкретных способов оценки, калькуляции, состава счетов и др. – все это в целом составляет степень свободы предприятия и формировании учетной политики.

Общие принципы и правила установлены нормативно-правовой документацией, регламентирующей систему бухгалтерского учета. При их реализации в учетной политике конкретного предприятия целесообразно исходить из допущений:

- об имущественной обособленности предприятия (в балансе предприятия может быть отражено лишь то имущество, которое согласно законодательству признается его собственностью, все прочие материальные ценности, денежные средства и обязательства должны учитываться за балансом);

- непрерывности деятельности (принимая какое-либо решение по вопросам учетной политики, нужно исходить из того, что предприятие будет продолжать свою деятельность в обозримом будущем, у него отсутствуют намерения и необходимость самоликвидироваться или существенно сокращать масштабы деятельности);

- последовательности в применении учетной политики (неизменность принятой методики отражения хозяйственных операций, оценки имущества и обязательств в течение отчетного года а также от одного отчетного года к другому);

- временной определенности фактов хозяйственной деятельности (факты относятся к отчетному периоду, в котором они имели место, независимо от фактического времени поступления или выплаты денежных средств, связанных с этими фактами).

Основное назначение и главная задача принимаемой учетной политики- максимально адекватно отразить деятельность предприятия, сформировать полную, объективную и достоверную информацию о ней для целей эффективного регулирования этой деятельности в интересах дела.

В Типовом плане счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности УДВУ ГККП «Ясли - сад № 53» товарно-материальные запасы отражаются на активных, основных, инвентарных счетах подраздела 20 "Материалы". Счета этого подраздела предназначены для обобщения информации о наличии и движении сырья, материалов, топлива, тары, запасных частей, строительных материалов и других запасов, используемых при выполнении работ и оказании услуг, в общих и административных целях в процессе реализации работ и услуг.

К некоторым счетам подраздела 20 "Материалы" открыты субсчета и аналитические счета по учету материалов.

По дебету счетов подраздела 20 "Материалы" в УДВУ ГККП «Ясли-сад № 53» показывают остаток на начало и конец месяца, поступление материалов; по кредиту - их расход. Материальные запасы учитываются в двух измерителях: натуральном и денежном.

УДВУ ГККП «Ясли - сад № 53» закуп товарно-материальных запасов от поставщиков проводит с использованием запроса ценовых предложении. Согласно Закона Республики Казахстан «О государственных закупках» от 16 мая 2002 года № 321-11, настоящий Закон регулирует отношения, возникающие в процессе осуществления государственными предприятиями и аффилиированными с ними юридическими лицами закупок товаров, работ и услуг у поставщиков в целях эффективного использования имеющихся в их распоряжении денег.

При осуществлении государственных закупок товаров способом выбора поставщика с использованием запроса ценовых предложении «Ясли - сад № 53» устно или письменно запрашивает у потенциональных поставщиков письменные ценовые предложения на закупаемые товары. Такой запрос может содержать информацию о включений в цену помимо стоимости самих товаров расходов на транспортировку, страхование, уплату таможенных пошлин и налогов и других обязательных платежах в бюджет, а также иных расходов потенционального поставщика, включаемых им в цену предлагаемых товаров.

Каждый потенциональный поставщик представляет только одно ценовое предложение, которое оформлено в письменном виде (счет на оплату, прайс-лист). УДВУ ГККП «Ясли - сад № 53» запрашивает на закупаемые товары не менее у двух неаффилиированных потенциональных поставщиков и рассматривает все поступившие в установленных срок ценовые предложения. Закупает товар у потенционального поставщика, представившего самое низкое ценовое предложение.

2.2 Документальное оформление операций по движению товарно-материальных запасов в УДВУ ГККП «Ясли – сад № 53»

Все операции, связанные с поступлением, перемещением и отпуском запасов материалов оформляются документами первичного учета, формы которых утверждены Постановлением Госкомстата Республики Казахстан от 16.11.1994 г.№ 73. Документы первичного учета (далее документы) могут быть многострочными (на несколько номенклатурных номеров) или однострочными (на один номенклатурный номер). В условиях ручной техники ведения учета рекомендуется применять однострочные документы.

Первичные документы по поступлению и расходу производственных запасов являются основой организации материального учета. Непосредственно по первичным документам осуществляют предварительный, текущий и последующий контроль за движением, сохранностью и рациональным использованием товарно-материальных запасов. Предприятия могут получать ТМЗ в разных условиях: на складе поставщика, на станции железной дороги, в своем складском помещении, где их принимает материально ответственное лицо.

УДВУ ГККП «Ясли - сад № 53» получает материальные запасы от потенциональных поставщиков на основании договоров, являющихся правовыми документами, определяющими права и обязанности поставщика и покупателя. Основными реквизитами такого договора являются: наименование сторон (поставщика и покупателя), предмет договора (наименование и количество материалов или товаров), цены, сроки поставки, порядок расчетов и др.

Поставщики, отгружая (отпуская) товары, выписывают документы двух видов. Один вид документов (товарные) сопровождает товары на всем пути их следования от поставщика до конечного получателя. Другой вид документов (расчетные) предоставляется в банк и служит основанием для расчетов за товары.

Основными товарными документами УДВУ ГККП «Ясли - сад № 53» являются счета-фактуры, накладные на отпуск материалов.

В зависимости от формы расчетов, согласованной договором поставки, расчетным документом может служить платежное требование или платежное поручение.

Товарные и расчетные документы УДВУ ГККП «Ясли - сад № 53» тщательно проверяются. При этом особо обращают внимание, насколько соблюдены условия договора поставки по срокам, количеству, ассортименту, качеству товаров, а также на правильность цен, возможных скидок транспортных расходов, арифметических подсчетов.

По характеру приемки товарно-материальных запасов различают приемку:

- по количеству;

- качеству и комплектности.

Приемка по количеству - это приемка товаров в установленные сроки:

- по массе нетто и количеству товарных единиц, поставляемых без тары или в открытой таре,

- или по массе брутто и числу мест продукции, поставляемой в таре, с последующей проверкой массы нетто и количества товарных единиц в каждом месте.

Приемка по качеству - это проверка в установленные сроки сохранности качества и комплектности товаров, соответствия требованиям стандартов, технических условий, образцам рецептурам и другим условиям, предусмотренным договором поставки.

Во всех случаях товары принимаются УДВУ ГККП «Ясли - сад № 53» самим кладовщиком, с которыми заключен договор о материальной ответственности за сохранность вверенных им запасов, поскольку в бухгалтерском учете порядок приемки товаров тесно связан именно с моментом возникновения материальной ответственности. Материальная ответственность возникает с момента приемки товаров по количеству материально ответственными лицами. Если приемка товаров по качеству совпадает по времени с приемкой по количеству, то она дополняет последнюю, и материальная ответственность возникает в полном объеме.

Приемка товаров по качеству и комплектности, в случае ее несовпадения по времени с приемкой по количеству, дает основание для списания с материально ответственных лиц по актам сумм, связанных с несоответствием качества или комплектности товаров, а также для предъявления претензий и санкций поставщику.

УДВУ ГККП «Ясли - сад № 53» организовывают так, чтобы можно было определить, где, когда и по чьей вине произошла недостача товаров или ухудшение их качества. Все это имеет большое значение в обеспечении сохранности товарно-материальных ценностей, сокращении товарных потерь.