Хранятся в кассе деньги сверх установленных лимитов только для выдачи зарплаты, выплат социального характера не свыше трех рабочих дней, включая день получения денег в банке. Суммы зарплаты, компенсаций и других выплат, не выданных в установленный срок, сдаются в банк на расчетный счет учреждения ГУСО «ЦСО».
Основные первичные документы (наиболее часто используемые):
– Приходный кассовый ордер КО-1 (ф. 0310001) – при выдаче денег из кассы;
– Расходный кассовый ордер КО-2 (ф. 0310002) – при поступлении денег в кассу;
– Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов КО-3 (ф. 0310003);
– Кассовая книга (ф. 0504514).
Выдача наличных денежных средств учреждениям с банковского счета производится по денежным чекам, которое учреждение заполняет каждый раз в соответствии с установленным порядком. Чеки на получение наличных денег из банка выписываются на имя кассира учреждения или лица, его заменяющего.
Выплаты заработной платы, компенсаций, пособий по социальному страхованию возможны по расчетно-платежной ведомости (ф. 0504401 и платежной ведомости (ф. 0504403) без составления расходного кассового ордера (РКО) на каждого получателя. Но при этом на общую сумму выданной заработной платы составляется один РКО, дата и номер которого проставляются на каждой платежной (расчетно-платежной) ведомости. Унифицированные формы представлены в Инструкции по бюджетному учету.
Сдача наличных денег в банк осуществляется по Объявлению на взнос наличными (ф. 0402001), которое состоит из трех документов: непосредственно объявления на взнос наличными, квитанции и ордера.
Квитанцию с печатью и подписью сотрудника банка выдают кассиру учреждения. Ее прилагают к расходному кассовому ордеру, по которому были выданы деньги.
Пример 2. Выдача подотчетных сумм сотруднику из кассы организации.
Секретарю организации Ивановой Е.В. поручено закупить канцтовары (бумагу, ручки, степлеры и т.д.). На эти цели кассир выдал Ивановой 4000 руб.
Выдачу денег под отчет бухгалтер организации отразил так:
Дебет КРБ.1.208.22.560 Кредит КИФ.1.201.04.610– 4000 руб. – выданы деньги под отчет Ивановой для покупки канцтоваров.
Для целей налогообложения операция по передаче денег под отчет рассматривается как выдача аванса.
До того момента, пока учреждение фактически не получит товары (ей не будут оказаны услуги или выполнены работы), расходов у нее не возникнет. Поэтому выданные подотчетные суммы не уменьшают базу по налогу на прибыль.
Взносы на обязательное пенсионное не начисляются. НДФЛ с подотчетных сумм не удерживается.
Денежные документыучреждение учитывает на счете 201 05 000 «Денежные документы». Основное отличие денежных документов от других в том, что они всегда имеют свою номинальную стоимость, на сумму которой можно получить определенный объем услуг (товаров, работ). К денежным документам относят оплаченные талоны на бензин, почтовые марки и т.п.
Денежные документы хранятся в кассе. Поступление их в кассу оформляют ПКО, выбытие – РКО.
Ордера регистрируются в Журнале регистрации ПКО и РКО, обособленно от операций по денежным средствам.
Аналитический учет денежных документов ведется в карточке учета средств и расчетов, где указывают их вид или наименование. В бухучете делают следующие записи (табл. 11):
Таблица 11
| Содержание операции | Дебет | Кредит |
| Поступили в кассу учреждения путевки (за счет средств ФСС России) | 201 05 510 | 302 03 730«Увеличение кредиторской задолженности по начислениям на оплату труда» |
| Выданы путевки работнику учреждения | 208 03 560 «Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по начислениям на оплату труда» | 201 05 610«Выбытия денежных документов» |
В целом учреждение работает в соответствиизаконодательством Российской Федерации. Бухгалтерия руководствуется в работе Инструкцией по бухгалтерскому учету в бюджетных учреждениях, Постановлениями Администрации Псковской области, Законами о бюджете Псковской области, Налоговым кодексом РФ, Постановлениями Правительства РФ, Порядком ведения кассовых операций, Положением Центрального банка РФ и другими нормативными документами.
3. Контроль расчетов с подотчетными лицами
Контроль, будучи одной из форм управленческого цикла, представляет собой систему наблюдения, сопоставления, проверки и анализа функционирования управляемого объекта с целью оценки обоснованности и эффективности принимаемых и принятых управленческих решений, выявления степени их реализации, наличия отклонений фактических результатов от заданных параметров и нормативных предписаний, принятия решений по их ликвидации.
Бюджетный контроль– составная часть финансово-экономического контроля. Он рассматривается как совокупность мероприятий, проводимых государственными органами по проверке законности, целесообразности и эффективности действий в образовании, распределении и использовании денежных фондов РФ, субъектов РФ и местных органов самоуправления, выявлении резервов увеличения поступлений доходов в бюджет, улучшении бюджетной дисциплины.
Объект бюджетного контроля– денежные отношения, возникающие между государством и юридическими и физическими лицами по поводу мобилизации и перераспределения валового внутреннего продукта на территориальном, социальном и отраслевом разрезах с целью выполнения государством своих функций.
В зависимости от того, кто осуществляет бюджетный контроль, различают:
—государственный бюджетный контроль,осуществляемый органами государственной власти. Он обеспечивает интересы государства и общества, проверяет выполнение налогоплательщиками обязательств перед бюджетом и целевое использование бюджетных ассигнований;
—ведомственный контроль,проводимый контрольно-ревизионными управлениями министерств и ведомств. Ведомственный контроль ограничен кругом юридических лиц, находящихся в административной подчиненности от контролирующего министерства или ведомства. При этом проверяется расходование бюджетных средств, выделенных по ведомственному признаку бюджетной классификации, а также использование бюджетных ссуд, субсидий, субвенций и другой финансовой помощи из бюджета. Следует отметить, что в пореформенные годы значение данного вида контроля снизилось. Ведомства стали ликвидировать свои ревизионные управления, что позволяет многим из них тратить бюджетные средства практически бесконтрольно (на фоне ослабления государственного контроля). Поэтому представляется целесообразным усилить эффективность и значение ведомственного контроля. Основными задачами ведомственного контроля являются: проверка законности финансово-хозяйственных операций, произведенных предприятиями, соблюдение ими финансовой, бюджетной, сметной и налоговой дисциплины; выявление хищений, злоупотреблений и незаконного расходования материально-денежных средств и ценностей и т.д.;
—общественный контрольосуществляется неправительственными организациями и учреждениями;
—независимый контроль, проводится специализированными аудиторскими фирмами и службами;
—внутрихозяйственный контроль ведется финансово-экономическими службами предприятий, организаций и учреждений. Объектом контроля выступает финансовая деятельность субъектов хозяйствования, включая уплату налогов в бюджет и налоговое планирование;
—правовой контроль осуществляется правоохранительными органами в форме ревизий, судебно-бухгалтерской экспертизы и т.д.;
—гражданский контроль осуществляется физическими лицами при их налогообложении налоговыми органами, при составлении и подаче налоговых деклараций, а также при получении средств из бюджета (зарплата, пенсия, стипендия, пособие, и т.д.).
Все виды бюджетного контроля основаны на определенных формах и методах их проведения.
Основными методами бюджетного контроля являются:
– документальная проверка – проводится непосредственно на предприятии, в организации и учреждении в присутствии должностных лиц;
– камеральная проверка – проводится по месту нахождения контрольного органа;
– обследование – заключается в личном ознакомлении контролирующего лица на месте с отдельными сторонами финансово
– хозяйственной деятельности предприятий, учреждений и организаций;
– ревизия – наиболее распространенная и ведущая форма бюджетного контроля, представляет собой комплекс взаимосвязанных проверок финансово-хозяйственной деятельности предприятий, учреждений, организаций, а также работы финансовых органов по составлению и исполнению бюджета, осуществляемых с помощью приемов документального и фактического контроля, направленных на установление обоснованности, целесообразности и экономической эффективности совершения хозяйственных операций и выделения бюджетных средств, соблюдения финансовой дисциплины, сохранения государственной собственности, достоверности ведения учета и отчетности в целях выявления недостатков и нарушений в деятельности ревизуемого объекта [16].
3.1 Отличия контроля от аудита
Контроль – важная функция управления. Это объективное явление в экономической жизни общества, а в сфере управления финансовыми средствами – неотъемлемая часть системы регулирования финансовыми отношениями.
В зависимости от субъекта и характера деятельности финансовый контроль разделяется на государственный, ведомственный и вневедомственный; в зависимости от объекта – на внутренний и внешний; в зависимости от организации осуществления – на ревизионный (ревизия) и аудиторский (аудит). При осуществлении контрольной деятельности используются специальные приемы документального и фактического контроля, экспертные оценки, методы анализа и другой инструментарий.
Государственный финансовый контроль регламентируется законами РФ и другими нормативными актами.