2.2. Оценка степени рациональности использования рабочего времени
Для оценки степени результативности использования рабочего времени применяется коэффициент экстенсивности Кэ:
Кэ = (Ф – Тп) / Ф = 1 – Тп / Ф, где
Тп – время перерывов (регламентированных и нет),мин.
Ф – фактический фонд рабочего времени, мин.
Кэ = 1 – 155 / 2400 = 0,94 – данная величина соответствует нормативу
Далее определяем показатели, характеризующие величину потерь рабочего времени по различным причинам:
Коэффициент затрат рабочего времени на отдых и личные надобности Кот:
Кот = Т от / Ф, где
Т от – время, затрачиваемое на отдых и личные надобности (регламентированный перерыв),
Ф – фактический фонд рабочего времени, мин.
Кот = 80 / 2400 = 0,033 или 3,3%
Поскольку регламентированные перерывы по нормативу составляют 6%, значит нарушается режим труда и отдыха.
Коэффициент потерь рабочего времени на нерегламентированные перерывы Кнп:
Кнп = Т нп / Ф, где
Т нп – время, затрачиваемое на нерегламентированный перерыв,
Ф – фактический фонд рабочего времени, мин.
Кот = 75 / 2400 = 0,03 или 3%
При оценке этого показателя мы должны исходить из того, что таких перерывов не должно быть вообще, однако в данной ситуации эти перерывы вызваны в основном техническими перерывами, не зависящими от сотрудника:
· 50 мин. в неделю – время на загрузку компьютера,
· 15 мин.в неделю – время на ожидание программиста для устранения неполадок в компьютере.
И лишь 10 мин. – время телефонного разговора с мамой, можно в будущем исключить, договорившись, чтобы она звонила в обед с 13 до 14 часов.
Для анализа содержания труда и оценки отдельных сторон организации труда рассчитывают следующие коэффициенты:
Коэффициент затрат времени на выполнение работ, не включенных в план Кндо:
Кндо = Т ндо / Тр, где
Т ндо – время на выполнение работ, не включенных в план
Тр – все время работы, мин.
Кндо = 55 / 2400 = 0,02 или 2%
Коэффициент затрат времени на выполнение работ, включенных в план Кдо:
Кдо = 1- К ндо = 1 – 0,02 = 0,98 или 98%
То есть, мы видим, что практически вся работа, выполняемая экономистом, планируемая, и это очень хороший показатель.
Теперь проанализируем затраты времени на выполнение работ, обусловленных должностными обязанностями. В соответствии с принятой классификацией они делятся на:
· Подготовительно-заключительное время – время, необходимое для подготовки к основному виду работы Тп-з;
· Время основной (оперативной) работы Тосн.
· Время обслуживания рабочего места – Т об.
Результаты исследования приведены в таблице:
Таблица 4
Классификация рабочего времени, обусловленного должностными обязанностями:
| Классификация | Всего, мин. | Уд.вес,% |
| Подготовительно-заключительное время | 80 | 4% |
| Время основной (оперативной) работы | 2110 | 94% |
| Время обслуживания рабочего места | 50 | 2% |
| Общая величина рабочего времени, обусловленного должностными обязанностями | 2240 | 100% |
На подготовительно-заключительное и время обслуживания рабочего места может приходиться 2-4% рабочего времени. В данной ситуации приходится 4+2=6%, что является отклонением от нормы и требует анализа.
Рассмотрим, какие именно работы попадают в эту классификацию:
Таблица 5
Работы, входящие в подготовительно-заключительное время и время обслуживания рабочего места:
| Наименование работ | Всего,мин. | Уд.вес в Тдо |
| Формирование отчетов по продажам менеджеров из баз 1С | 30 | 1,3% |
| Исправление ошибок с бухгалтером по отгрузке | 5 | 0,2% |
| Формирование исправленных отчетов по продажам менеджеров из баз 1С | 30 | 1,3% |
| Экспорт отчетов из 1С в Exсel и приведение их в регламентированный вид | 15 | 0,7% |
| Загрузка компьютера | 50 | 2,2% |
| Всего | 130 | 6% |
Итак, большей частью все эти работы связаны с работой компьютера. Мерами по ускорению загрузки компьютера и формированию отчетов в базах 1С служит увеличение оперативной памяти (покупается). Для того, чтобы не тратить постоянно время на экспорт отчетов из 1С в Excel и приведение их в регламентированный вид, необходимо 1 раз нанять программиста 1С и дать ему задание, на создание регламентированных отчетов прямо в 1С.
Теперь необходимо провести детальный анализ структуры затрат рабочего времени каждого дня и дать оценку каждой выполненной работе по следующим критериям:
· Необходимость выполнения работы
· Соответствуют ли затраты времени на ее выполнение примерным (разумным) нормам
· Целесообразность выполнения работы
Таблица 6
Анализ затрат рабочего времени
| Наименование (содержание) работ (перечень элементов затрат) | Всего, мин. | Необходимость | Соответствие нормам времени | Целесообразность |
| понедельник | ||||
| Загрузка компьютера | 10 | да | нет | да |
| Формирование отчетов по продажам менеджеров из баз 1С | 30 | да | нет | да |
| Проверка правильности информации | 10 | да | да | да |
| Исправление ошибок с бухгалтером по отгрузке | 5 | да | да | да |
| Формирование исправленных отчетов по продажам менеджеров из баз 1С | 30 | да | нет | да |
| Экспорт отчетов из 1С в Excel и приведение их в регламентированный вид | 15 | да | нет | нет |
| Заполнение с полученных отчетов документа "Анализ по отгруженным заказам в разрезе менеджеров за отчетный период | 190 | да | да | да |
| Разговор по телефону с мамой | 10 | нет | нет | нет |
| Заполнение с полученных отчетов документа "Анализ по оплаченным заказам в разрезе менеджеров за отчетный период | 60 | да | да | да |
| Чаепитие и личные надобности | 10 | да | да | да |
| Заполнение с полученных отчетов документа "Анализ по оплаченным заказам в разрезе менеджеров за отчетный период | 110 | да | да | да |
| ИТОГО | 480 | 10 | 95 | 25 |
| Удельный вес непроизводительных работ в рабочем фонде | 2% | 20% | 5% | |
| вторник | ||||
| Загрузка компьютера | 10 | да | нет | да |
| Сравнительный анализ отгрузки с планом и прошлым годом в разрезе менеджеров и видов деятельности | 40 | да | да | да |
| Подготовка отчетности в установленной форме и доведение ее до руководителя | 20 | да | да | да |
| Позаказный анализ себестоимости | 110 | да | да | да |
| Личные надобности | 5 | да | да | да |
| Позаказный анализ себестоимости | 175 | да | нет | да |
| Чаепитие и личные надобности | 10 | да | да | да |
| Позаказный анализ себестоимости | 110 | да | да | да |
| ИТОГО | 480 | 0 | 185 | 0 |
| Удельный вес непроизводительных работ в рабочем фонде | 0% | 39% | 0% | |
| среда | ||||
| Загрузка компьютера | 10 | да | нет | да |
| Внесение изменений в сметы | 30 | да | да | да |
| Помощь в создании отчета менеджеру по размещению | 15 | нет | нет | нет |
| Анализ ФОТ за отчетный период | 65 | да | да | да |
| Чаепитие и личные надобности | 10 | да | да | да |
| Внесение данных в отчет по статьям затрат за период | 50 | да | да | да |
| Ожидание программиста для устранения неполадок в работе компьютера | 15 | да | нет | нет |
| Внесение данных в отчет по статьям затрат за период | 45 | да | да | да |
| Позаказный анализ себестоимости | 60 | да | да | да |
| Проведение расчетов по служебной записке главного бухгалтера | 40 | да | да | да |
| Личные надобности | 5 | да | да | да |
| Сравнительный анализ цен с конкурентами | 135 | да | да | да |
| ИТОГО | 480 | 15 | 40 | 30 |
| Удельный вес непроизводительных работ в рабочем фонде | 3% | 8% | 6% | |
| четверг | ||||
| Загрузка компьютера | 10 | да | нет | да |
| Внесение изменений в сметы | 50 | да | да | да |
| Внесение данных в отчет по статьям затрат за период | 40 | да | да | да |
| Позаказный анализ себестоимости | 50 | да | да | да |
| Личные надобности | 5 | да | да | да |
| Внесение изменений в прайсы | 15 | да | да | да |
| Позаказный анализ себестоимости | 70 | да | да | да |
| Внесение данных в отчет по статьям затрат за период | 120 | да | да | да |
| Поздравление снабженца с ДР и чаепитие | 20 | нет | да | да |
| Внесение данных в отчет по статьям затрат за период | 100 | да | да | да |
| ИТОГО | 480 | 20 | 10 | 0 |
| Удельный вес непроизводительных работ в рабочем фонде | 4% | 2% | 0% | |
| пятница | ||||
| Загрузка компьютера | 10 | да | нет | да |
| Позаказный анализ себестоимости | 110 | да | да | да |
| Чаепитие и личные надобности | 10 | да | да | да |
| Позаказный анализ себестоимости | 110 | да | да | да |
| Подготовка отчетности в установленной форме и доведение ее до руководителя | 130 | да | да | да |
| Личные надобности | 5 | да | да | да |
| Подготовка отчетности в установленной форме и доведение ее до руководителя | 105 | да | да | да |
| ИТОГО | 480 | 0 | 10 | 0 |
| Удельный вес непроизводительных работ в дневном рабочем фонде | 0% | 2% | 0% | |
| ИТОГО время непроизводительных работ за неделю | 45 | 340 | 55 | |
| Удельный вес непроизводительных работ в рабочем фонде недели | 2% | 14% | 2% |
Итак, в результате анализа мы видим, что более, чем в 10% случаев расход времени был велик, поэтому особое внимание надо уделить техническим вопросам организации труда, самодисциплине и т.д. Причины потерь, и меры по экономии времени представлены в следующем разделе.