Интегрированные системы менеджмента 2 (стр. 5 из 6)

СЭМ – система экологического менеджмента

СМК – система менеджмента качества

ИСМ – интегрированная система менеджмента

РГ – рабочая группа

9. Проектирование ИСМ.

На данном этапе:

- выбираются международные стандарты на менеджмент, используемые при проектировании ИСМ;

- идентифицируются процессы организации, на которые распространяется действие ИСМ;

- устанавливаются последовательность и взаимодействие идентифицированных процессов;

- назначаются владельцы и руководители процессов, ответственные за их результативное и эффективное управление;

- определяются конкретные требования международных стандартов на менеджмент , используемых в ИСМ, которые должны выполняться в каждом процессе (решение данной задачи представляется ключевым при проектировании ИСМ);

- устанавливаются параметры мониторинга процессов, связанные с выбранными международными стандартами;

- определяются методы и средства для мониторинга, измерений и анализа процессов;

- формируются критерии оценки результативности и эффективности процессов и ИСМ в целом.

По сути дела, речь идет о реализации процессного подхода в соответствии с требованиями стандарта ИСО 9001:2008.

10. Документирование ИСМ.

Целью документирования является создание нормативно-организационной основы для построения, функционирования и постоянного улучшения ИСМ. Качественное документирование ИСМ должно обеспечить решение таких задач, как установление требований к осуществлению процессов, правильное понимание этих требований, воспроизводимость, прослеживаемость процессов и оценивание достигнутых результатов. Документирование ИСМ, подобно документированию любой из систем по требованиям MSS, предусматривает определение состава и структуры документов ИСМ, установление правил их разработки и идентификации.

Детальное представление о построении документации ИСМ может быть получено при ее систематизированном структурировании. На рис. 8 показана структура документации ИСМ.

Объем документации, и степень ее детализации могут варьироваться в зависимости от масштаба организации, вида ее деятельности, сложности и характера процессов и компетентности персонала. Наибольший массив документов систем менеджмента составляют процедуры, инструкции и методики. При разработке именно этих документов целесообразно документировать лишь то, что минимизирует риск неправильных действий. Следует руководствоваться правилом разумной достаточности, философски выраженном в знаменитом принципе Оккама: «Не умножай сущности сверх необходимого», т.е. не стремись к сложному, когда можно обойтись простым. Чем больше объем документации, тем сложнее ею управлять и тем больше опасность бюрократизации системы (отрыв управленческого аппарата от потребностей общества и первоначально поставленных перед ним целей).

Интеграция систем менеджмента обеспечивает единый подход к их разработке, документированию, функционированию и проверкам, что сулит не только удобство, но и снижение всех видов затрат и прежде всего — трудовых. Многие документы можно объединять, например, по внутренним аудитам (проверкам), управлению документацией (Процедуры, инструкции, методики), а также политики, руководства по ИСМ и т. д.

Рис. 8 - Структура документации ИСМ

11. Внедрение ИСМ

Внедрение ИСМ можно осуществить двумя способами:

1. К ISO 9000 (система менеджмента качества) добавляется ISO 14000 (система экологического менеджмента) и OHSAS 18000 (Система менеджмента здоровья и безопасности на производстве).

2. Все системы менеджмента объединяются в единый комплекс одновременно, то есть создаются полностью интегрированные модели.

Большинство экспертов, считают второй способ наиболее эффективным.

Внедрение системы менеджмента, независимо от охватываемой ею области деятельности, не менее сложно, чем ее проектирование. На данном этапе важно добиться, чтобы спроектированная система заработала и вошла в режим стабильного функционирования. При этом первостепенную роль начинает играть служба внутреннего аудита. Ее главной задачей становится проверка степени практического выполнения требований, установленных в документах ИСМ.

Международный стандарт ИСО 19011:2005; Рекомендации (руководящие указания) по проверке систем менеджмента качества и (или) охраны окружающей среды"'. Стандарт ИСО 19011 содержит руководящие указания по проведению как внешних, так и внутренних проверок систем менеджмента качества и охраны окружающей среды, по составлению программ аудита, а также устанавливает квалификационные требования к аудиторам (экспертам).

Стандарт предлагает единый подход к аудиту системы экологического менеджмента и системы менеджмента качества. Так как многие организации применяют обе эти системы, как по отдельности, так и интегрированные, они хотели бы гармонизировать и, где это возможно, совместить их аудит. Это поможет значительно снизить затраты: одна комиссия, обеспечивающая необходимую экспертизу и экологии, и качества, может проводить аудит двух систем одновременно. Кроме того, подразделение, в котором проводится аудит, будет побеспокоено только один раз.

По требованию этого стандарта аудиторы, участвующие в проведении комплексного или совместного аудита должны обладать необходимыми знаниями и умениями по всем аудируемым системам ИСМ. Эти требования могут быть выполнены двумя путями:

1.Аудиторы имеют компетенцию во всех системах ИСМ - наиболее оптимальный вариант.

2. Группа состоит из аудиторов, компетентных в каждой отдельной системе.

Концепция компетентности аудиторов представлена на Рис.9

Рис. 9 Концепция компетентности аудиторов

В процессе внедрения Интегрированной системы менеджмента систематизируется внутренняя и внешняя информация, уточняется миссия и долгосрочные цели, политика в области качества, оптимизируется организационная структура, вырабатываются соответствующие стратегии, определяются пути их достижения, используется процессный и системный подход построения.

Основные этапы проведения работ при разработке и внедрении ИСМ:

• Диагностирование (проведение предварительного аудита) менеджмента организации.
• Организация работ по параллельному внедрению ИСО серии 9000, ИСО 14001 и/или OHSAS 18000.
• Обучение руководителей и специалистов предприятия.
• Документирование интегрированной системы менеджмента, разработка Руководства по интегрированной системе менеджмента.
• Обучение внутренних аудиторов интегрированной системы менеджмента.
• Создание службы внутреннего аудита.
• Проведение предсертификационного аудита интегрированной системы менеджмента.
• Подготовка к проведению и сопровождение сертификационного аудита.

12. Подготовка к сертификации ИСМ

Сертификацию разработанной и внедренной в организации ИСМ следует рассматривать как логическое завершение работ по ее созданию. Объективное подтверждение соответствия ИСМ требованиям международных стандартов на системы менеджмента может стать одним из условий успешного продвижения организации на международных рынках, повысить предсказуемость бизнес -процессов организации и доверие к ней со стороны инвесторов, кредитных и страховых компаний вследствие отнесения организации к категории наименьшего риска. Нельзя не учитывать и того, что успешная сертификация , как правило, вызывает эмоциональный подъем в коллективе от качественно выполненной сложной работы.

В ходе подготовки к сертификации осуществляются: выбор органа по сертификации ИСМ, проведение предсертификационного аудита силами внутренних аудиторов и внешних консультантов, подготовка персонала к взаимодействию с внешними аудиторами.

Сертифицировать ИСМ может один или несколько органов путем последовательной сертификации входящих в нее систем менеджмента. Наиболее предпочтителен для организации вариант сертификации ИСМ в целом одним органом. В настоящее время подобные сертификационные услуги в России предлагает ряд международных организаций.

Сертификация интегрированной системы менеджмента подразумевает комплексный внешний аудит деятельности организации или раздельный аудит, направленный на проверку соответствия каждой из внедренных на предприятии систем менеджмента требованиям соответствующих стандартов. Разработка, внедрение и сертификация интегрированных систем менеджмента позволяет сделать процесс создания новой системы менеджмента на предприятии менее затратным и сложным.

Сертификат ИСМ выдается сроком на 3 года. Орган по сертификации ежегодно проводит проверку, в ходе которой определяется степень соответствия деятельности организации требованиям ИСМ.

13. Аудит ИСМ

Аудиты являются существенной частью деятельности по оценке соответствия систем менеджмента установленным требованиям. Требования к проведению аудитов установлены в ГОСТ Р ИСО 19011-2005 Руководящие указания по аудиту систем менеджмента качества и/или систем экологического менеджмента.

Аудиты подразделяются на:

• внутренние (аудиты первой стороны), проводимые экспертами организации или приглашенными специалистами для анализа результативности функционирования системы менеджмента организации и соответствия её установленным требованиям;
• внешние (аудиты второй или третьей стороны), проводимые внешней организацией при сертификации/регистрации систем менеджмента.

При внедрении интегрированных систем менеджмента (ИСМ) различной конфигурации организация сама решает вопрос о проведении раздельных аудитов различных систем менеджмента, входящих в соответствующую конфигурацию ИСМ или комплексного аудита ИСМ.