Основной целью распределения затрат в финансовом учете является исчисление прибыли и стоимости активов; в налоговом учете – исчисление налогооблагаемой базы; в управленческом учете – подготовка релевантной информации для принятия управленческих решений, мотивации, уточнения нормативов и др. Для сокращения затрат на ведение учета при выборе метода распределения затрат нужно стремиться к удовлетворению всех целей и задач. Если же этого невозможно достичь, то выбирается приоритетная цель, исходя из которой в учетной политике фиксируется метод распределения косвенных расходов.
При выборе методов распределения затрат нужно учитывать два главных критерия: 1) причинно-следственный, т.е. должна быть ясна связь объекта с относимыми на него затратами, например, транспортно-заготовительные расходы распределяются по подразделениям и объектам калькулирования пропорционально плановой стоимости отпущенных по данным направлениям материалов; 2) справедливого влияния на результаты деятельности. Например, расходы, связанные с продвижением брендов, должны быть отнесены на виды продуктов с большим объемом продаж. Ч.Т. Хорнгрен и Дж. Фостер связывают критерии с рентабельностью подразделений, входящих в холдинг [17]. Они приводят пример с распределением заработной платы менеджеров корпоративного уровня, в котором предполагается, что рентабельное подразделение имеет большую возможность покрыть корпоративные затраты.
1. Выбирается калькуляционная система, в которой будут распределяться затраты: традиционная с одноступенчатым распределением затрат или АВ-костинг с многоступенчатым распределением затрат.
2. Выбираются группы распределяемых затрат, например, общепроизводственные расходы – в разрезе подразделений, общехозяйственные расходы, затраты вспомогательных производств – в разрезе видов продукции, работ и услуг.
3. Организуется учет на счетах или внесистемный сбор затрат в разрезе выбранных групп.
4. Выбираются итоговые и промежуточные объекты учета затрат. Промежуточные объекты связаны с многоэтапностью процесса перераспределения затрат. Если конечным объектом калькулирования могут быть виды продукции (работ, услуг), то промежуточными – переделы, продукция, работы, услуги вспомогательного производства, операции.
5. В случае выбора традиционного метода распределения косвенных затрат определяется база распределения, на основе которой можно связать группу затрат с объектом учета затрат. Примерами баз распределения являются основная заработная плата производственных рабочих, объем продаж, нормативные ставки, рассчитанные на основе стоимости машино-часов работы оборудования, и др.
6. В случае выбора метода «АВ-костинг» выявляются носители (драйверы) затрат и носители (драйверы) себестоимости операций.
7. Рассчитывается коэффициент (ставка) распределения.
8. Распределяются косвенные затраты по выбранным объектам [10].
Исходя из целей и критериев распределения и перераспределения затрат нужно принять решение по первому, второму, четвертому и пятому (или шестому) шагам процесса распределения и перераспределения затрат, например, использовать ли единую группу затрат или составную, т.е. детализированную по аналитическим статьям затрат или подразделяющуюся на подгруппы переменных и постоянных затрат. Выбор закрепляется в учетной политике в части управленческого учета.
В производствах обрабатывающей промышленности с изготовлением деталей и узлов и последующим соединением их в изделия выделяются следующие объекты учета производственных затрат: детали, части изделия (машинокомплекты), изделия, группы однородных изделий, заказы.
Открытие и прохождение заказа. Для организации учета затрат по каждому заказу, контроля за соблюдением нормативов, а также для организации внутрипроизводственного планирования и контроля за своевременным выполнением заказов устанавливается порядок открытия, прохождения и закрытия заказов.
Основанием для открытия заказов на продукцию и услуги являются план производства и заключенные в соответствии с ним договоры с заказчиками на поставку продукции; планы по совершенствованию технологии и организации производства, улучшению качества продукции, модернизации оборудования, внедрению новой техники – планы технического перевооружения с соответствующими финансовыми расчетами; по производству оборудования, работ и услуг для собственного капитального строительства – утвержденные планы (титульные списки) капитального строительства, заявки отдела капитального строительства; по ремонту оборудования, зданий и сооружений, выработке тепловой, электрической и других видов энергии, транспортным и другим внутрипроизводственным работам – утвержденные бюджеты (сметы) общепроизводственных и общехозяйственных расходов в разрезе подразделений. Нумерация заказов может состоять из ряда цифр: первые две цифры определяют вид заказа, последующие две или три цифры означают порядковый номер заказа по данному виду. По научно-исследовательским и опытно-конструкторским работам с длительными сроками выполнения и имеющим несколько этапов работ, затраты учитываются по этапам. При открытии заказа на этап к номеру основного заказа в конце добавляется номер этапа.
В организации могут применяться следующие виды заказов:
а) индивидуальные (отдельный заказ на каждую единицу изделия) – по наиболее крупным и дорогостоящим изделиям;
б) годовые (один заказ на все изделия данного наименования на год) – по основным изделиям;
в) групповые (один годовой заказ на группу однородных изделий);
г) разовые – на выпуск заранее определенного количества изделий и выполнение отдельных, определенных работ.
При изготовлении сложных и дорогостоящих изделий могут раздельно учитываться затраты по изготовлению отдельных блоков, агрегатов или иных частей изделия, представляющие собой законченные конструкции. В этом случае на каждый блок открывается заказ (наряд-заказ с самостоятельной нумерацией или с добавлением дополнительной цифры в конце номера основного заказа). Например, основной заказ (само изделие) имеет номер 1005, а заказы на блоки и агрегаты к данному изделию нумеруются 10051, 10052 и т.д. При сборке изделия в целом затраты на изготовление отдельных блоков и агрегатов переносятся на основной заказ.
В случае выпуска большого количества наименований предметов, входящих в состав одного заказа, к заказу прилагается ведомость (перечень) этих предметов; в ней приводятся следующие показатели: наименование предметов (приборов, узлов и т.д.); применяемость на один комплект изделий; общее количество на заказ; номера изделий; наличие технической документации; назначение изготовляемого изделия; условия и порядок сдачи изделия; срок изготовления; стоимость. Данный перечень не является абсолютным, так как в зависимости от характера изготовляемого изделия показатели могут быть изменены.
В условиях конкуренции в организации ведется экспериментальная работа по совершенствованию технологии и параметров продукции. Для принятия решения о переводе экспериментальной продукции в серийную нужно провести анализ качественных и стоимостных характеристик. Поэтому в целях получения точных, достоверных данных об уровне затрат на опытные образцы, по которым в процессе их освоения в производстве имеют место значительные изменения в конструкции, применяемых технологических процессах, объеме испытаний и т.п., на указанные образцы должны открываться отдельные заказы.
Рекомендуется при позаказном методе в начале года открывать документ «перечень действующих заказов». В нем приводятся: номер заказа, наименование (если необходимо – описание работ), количество, срок исполнения заказа, его плановая себестоимость и договорная цена, а также цехи (подразделения) – исполнители. В течение года открываются новые заказы; по мере открытия они вносятся в перечень. Перечень выполняет роль своего рода программного документа, он передается во все подразделения, имеющие отношение к выполнению заказов: организующих производство, снабжение материалов и комплектующих изделий, контроль за качеством и т.д. Перечень или выписки из него доводятся до всех цехов, отделов, других подразделений-исполнителей, а также до главного инженера, главного механика и энергетика, главного технолога и других заинтересованных специалистов и подразделений организации. В случаях внесения изменений в заказы о них также сообщается всем подразделениям.
Обычно заказы оформляются (открываются) плановым отделом предприятия. В необходимых случаях при оформлении заказов участвуют главный инженер, главный механик и энергетик, главный технолог, менеджеры других заинтересованных отделов и цехов либо их представители. При открытии заказов плановый отдел определяет их плановую себестоимость.
Маршрут дальнейшего прохождения заказа приведен на рис. 3, приложение 3.
Все экземпляры заказа за подписью начальника планового отдела передаются в бухгалтерию предприятия, где визируются главным бухгалтером предприятия или лицом, им на то уполномоченным. Один экземпляр заказа остается в бухгалтерии, остальные – передаются по назначению. Бухгалтерия регистрирует заказы в книге регистрации открытых заказов.
Для обеспечения правильности отнесения затрат следует обеспечить контроль за правильной выпиской первичных документов в соответствии с нормативно-технической документацией и правильным указанием в них номеров заказов. Номер заказа является его адресом, проставляется в производственных программах и других планах; в нормативных картах и нормативных калькуляциях; в лимитно-заборных картах, требованиях, накладных, документах по учету выработки и заработной платы; на карточках учета движения деталей в производстве и др.