Налагодження міжособових комунікацій в менеджменті (стр. 2 из 7)

Висхідні комунікації – це передача інформації з нижчих рівнів управління на вищі. Метою таких комунікацій є отримання керівниками інформації про стан справ на нижчих рівнях управління, а саме: про поточні проблеми працівників, хід виконання завдань тощо. Обмін інформацією по висхідній здійснюється у формі звітів, пропозицій, пояснювальних записок тощо. Висхідні комунікації мають тенденцію до більшого викривлення інформації проти низхідних.

Горизонтальні комунікації мають місце між членами однієї групи або працівниками одного рівня. Їх мета - прискорення й полегшення обміну інформацією в організації, координація і інтеграція різних функції. Горизонтальні комунікації можуть бути як формальними, так і неформальними.

Діагональні комунікації – це комунікації, які сполучають функції і рівні управління організації, проходять крізь них. Вони важливі, якщо члени організації не можуть здійснювати ефективний обмін інформацією іншими каналами. Всі зазначені типи комунікацій можуть мати різну конфігурацію. Способи поєднання окремих елементів, з яких вони складаються, конфігурацію цих елементів прийнято називати комунікаційними мережами.

В теорії управління розрізняють 5 базових типів комунікаційних мереж:

1) ланцюгова мережа;

2) Y- мережа;

3) розкладена мережа;

4) кільцева мережа;

5) мережа повного взаємозв’язку (багатоканальна).

Вибір типу комунікаційної мережі залежить від цілей, які ставить перед собою менеджер. На рис. представлені особливості відповідних типів комунікаційних мереж та оцінка їх ефективності залежно від необхідної швидкості передачі і точності повідомлення, наявності лідера і морального стану підлеглих. Мережа неформальних комунікацій отримала назву “виноградної лози”. В такій мережі розповсюджується неточна, неповна, не завжди перевірена інформація, яку прийнято називати “чутками”. Чутки є невід’ємним елементом системи комунікацій будь-якої організації. Неформальні комунікації набагато швидші, ніж канали формального зв’язку, і становлять для менеджера практичний інтерес, оскільки через них розповсюджується інформація, яку підлеглі вважають важливою. Знаючи зміст чуток, менеджер може вчасно виправити ситуацію як через канали формальних комунікацій, так і з використанням неформальних комунікаційних мереж.

Таблиця 1.2

Ефективність комунікаційних мереж

Критерії оцінкиефективності	Базові типи мереж
	Ланцюгова	Y- мережа	Розкладена	Кільцева	Повного взаємозв’язку
1. Швидкість передачі повідомлення	середня	середня	велика	мала	велика
2. Точність повідомлення	висока	висока	висока	низька	середня
3. Імовірність наявності лідера	середня	середня	висока	відсутня	відсутня
4. Моральний стан підлеглих	середній	середній	низький	високий	високий

Охарактеризовані особливості відповідних типів комунікаційних мереж залежно від необхідної швидкості передавання повідомлення, необхідної точності повідомлення, ймовірності наявності лідера, морального стану підлеглих. Мережа неформальних комунікацій отримала назву “виноградної лози”. По такій мережі розповсюджується неточна, неповна, не завжди перевірена інформація, яку прийнято називати “чутками”. Чутки є невід’ємним елементом системи комунікацій будь-якої організації. Інформація по мережі неформальних комунікацій розповсюджується набагато швидше, ніж по каналам формального зв’язку. Неформальні комунікаційні мережі мають практичний інтерес для менеджера, оскільки через них розповсюджується інформація, яку підлеглі вважають: а)важливою; б)такою, щовикликає стурбованість.

Знаючи зміст чуток, менеджер може вчасно виправити ситуацію, як через канали формальних комунікацій, так і звикористанням неформальних комунікаційних мереж.

1.2 Значення та функції комунікацій в менеджменті

Комунікації є невід'ємним атрибутом процесу управління. Вони зв'язують окремі елементи організації у єдине ціле, даючи можливість координувати їх дії, аналізувати успіхи та невдачі, виправляти допущені помилки, доручати нові завдання тощо; з'єднують її із зовнішнім середовищем – дозволяють отримувати інформацію про стан ринку та поведінку на ньому суб'єктів господарювання, повідомляти партнерів по бізнесу і споживачів про свої наміри та впливати на їх поведінку. Отже, організаційні комунікації мають відбуватися у різних напрямках – всередину організації і назовні, в межах одного управлінського рівня (горизонтальні) і між рівнями (вертикальні), здійснюватися по діагоналі, якщо у обговорення шляхів усунення проблеми включаються суміжні підрозділи, а також бути вільними від усяких обмежень і відбуватися неформальним чином (через поширення чуток). Різке ускладнення системи виробництва і збуту (по наявних підрахунках, складність господарських зв’язків зросла за останні 30 років у 150-200 разів), інформаційний вибух (кількість інформації, необхідної для вирішення об’єктивно виникаючих завдань, зростає по експоненті з періодом подвоєння біля 5 років), — вимагають вирішення проблеми переходу до нових технологій управління, буз яких неможливо забезпечити реалізацію іноваційних процесів, підвищення конкурентоздатності.

Функції комунікацій в менеджменті:

o Інформаційно – комунікативна – передбачає передання та приймання не лише готової інформації, а й такої, що формується, розвивається, а також передавання та приймання значень;

o Регулятивно – комунікативна – коли спілкування регулює поведінку людей та їхню спільну діяльність, а також способи впливу один на одного: переконання, навіювання, наслідування та ін.

o Афективно – комунікативна – йдеться про те, що розмаїття людських емоцій виникає й виявляється саме під час спілкування.

Якщо спілкування розглядається як діяльність, то виокремлюють такі його функції:

Організація спільної діяльності;

Пізнання людьми один одного;

Формування та розвиток міжособистісних взаємин.

Використання цієї класифікації допомагає зрозуміти, що особистості психологічної природи спілкування безпосередньо впливають на його перебіг та формування його культури. Всі функції спілкування спостерігаються у житті й виявляються, як правило, в єдності, доповнюючи одна одну.

1.3Механізм здійснення комунікацій

Комунікаційним називають процес, у ході якого дві чи більше особи обмінюються і осмислюють отриману інформацію, мета якої полягає в мотивуванні певної поведінки чи впливу на неї. Отже, елементами комунікаційного процесу в першу чергу є особи, що обмінюються інформацією – відправник та отримувач. При цьому ставиться мета забезпечити розуміння отримувачем йнформації, яка є предметом обміну.

У сучасній теорії менеджменту виділяють таку елементи процесу обміну інформацією:

1. Відправник ( особа, яка генерує ідею або здирає інформацію та передає її );

2. Повідомлення ( інформація, закодована певним чином за допомогою символів );

3. Канал ( засіб передачі інформації );

4. Отримувач ( адресат, особа, чкій призначена інформація і яка певним чином інтерпритує її );

5. Зворотній зв'язок ( реакція ). Цей елемент часто залишається поза увагою, а одностороннє спілкування є, як правило, малоефективним, хоча загальновизнано, що будь – яка система функціонує ефективно за умови існування налагодженого зворотнього зв'язку.

Для пояснення механізму здійснення крмунікацій пропонувалося багато моделей. На жаль, значна кількість теоретиків та практиків менедженту недооцінили значення етапів розуміння, сприйняттч повідомлення в комунікаційному процесі, поділяючи, таким чином, підхід так званої «конвеєрної» теорії комунікацій. При цьому не беруть до уваги, чи зрозумів отримувач суть повідомлення, тобто, з поля зору випадає надзвичайно важливий аспект комунікаційного процесу, а саме: деформація інформації у процесі передачі. Практика звідчить, що такий однобічний тип комунікації є неефективним.

Найпростіші теорії комунікації передбачають взаємодію трьох елементів (складників): відправника (того, хто надсилає повідомленя), самого повідомлення та адресата (того, хто сприймає). Один з найперших теоретиків у галузі комунікацій С. Е. Осгуд доповнив модель концепцію зворотнього зв'язку. Він довів, що повідомлення ніколи не сприймається в чистій формі, а завжди по – різному інтерпритується його отримувачами.

Однією з найбільш простих, доступних і розповсюджених моделей комунікаційного механізму є модель, запропонована теоретиком комунікацій Раймондом Россом. Вона ілюструє цей процес за допомогою вичерпного та зрозумілого набору термінів і охоплює основні елементи комунікаційного механізму.

Обмінюючись інформацією, відправник та адресат здійснюють свої дії реалізацією кількох взаємопов'язаних етапів, що є складним процесом: кожний з етапів є точкою, в якій суть повідомлення може бути викревлена або повністю втрачена. Ці етапи в теорії менеджменту формуються так:

-Зародження ідеї;

-Кодування та вибір каналу;

-Передача інформації;

-Декодування (переведення символів відправника у думки отримувача).

Отже, при проектуванні та експлуатації комунікаційних систем необхідно враховувати наявність багатьох джерел деформації інформаційних потоків (мова, сприйняття, статус керівника та підлеглого тощо). У теорії передачі інформації це явище називається шумами, до яких належать все те, що спотворює суть повідомлення. Менеджери повинні пам'ятати, що шуми присутні завжди, і на кожному етапі процесу обміну інформацією відбувається певне викревлення суті повідомлення. Тому необхідно умовою ефективних комунікацій в організації є забезпечення надійного зворотнього зв'язку, адже будь – яка система, в тому числі і комунікаційна. Може ефективно функціонувати лише за умови наявності ефективного зворотнього зв'язку. При цьому відправник та адресат муняються ролями, і відправник має можливість впевнитись у правильності інтерпритації свого повідомлення.