Заключительный контроль имеет три важные функции:
а) создание или пополнение базы данных по реализованным решениям на ПК;
б) формирование статистики деятельности организации для принятия решения в экспертных ситуациях;
в) выявление инновационных апробированных технологий.
Развитие теории и практики привело к появлению нового направления в менеджменте – контроллинга, объектом которого становятся и управленческие решения.
Предметы контроля по подсистемам системы менеджмента указаны в табл. 1.1[4].
Таблица 1.1
Предметы контроля по подсистемам системы менеджмента
| Подсистема системы менеджмента | Предмет контроля |
| 1 . Научное обоснование системы | 1.1. Наличие и достоверность прогноза воспроизводственных циклов и циклов прибыльности развития товаров1.2. Применение научных подходов и принципов менеджмента1.3. Отражение функций менеджмента в положениях о подразделениях фирмы и должностных инструкциях1.4. Наличие нормативно-методических документов, регламентирующих порядок и методы выполнения функций менеджмента (по анализу, прогнозированию, нормированию, оптимизации, оценке, планированию, организации процессов, учету и контролю, мотивации, регулированию) |
| 2. Целевая подсистема | 2.1. Рыночная стратегия фирмы 2.2. Дерево целей фирмы на перспективу2.3. Нормативы конкурентоспособности товаров на конкретных рынках2.4. Показатели качества и ресурсоемкости товаров фирмы и конкурентов на текущий момент и на перспективу2.5. Показатели организационно-технического уровня производства фирмы и конкурентов на текущий момент и на перспективу2.6. Показатели социального развития коллектива фирмы и охраны окружающей среды на текущий момент и на перспективу2.7. Экономическая эффективность системы менеджмента фирмы |
| 3. Управляемая подсистема | 3.1. Обоснованность проводимых маркетинговых стратегий фирмы3.2. Качество и глубина разработок НИОКР 3.3. Организация ТПП 3.4. Организация производства и сервиса товаров |
| 4. Обеспечивающая подсистема | 4.1. Конкурентоспособность нормативно-методических документов в системе менеджмента4.2. Обоснованность состава и качества нормативов расхода различных ресурсов по конкретным товарам и стадиям их жизненного цикла. Источники поступления ресурсов4.3. Качество информации4.4. Состав и качество законодательных актов по различным аспектам менеджмента4.5. Наличие и действенность организационно-технологических проектов реализации целей системы менеджмента, механизм ее функционирования |
| 5. Внешняя среда | 5.1. Параметры макросреды (политические, экономические, природно-климатические, демографические, научно-технические, культурные факторы)5.2. Параметры развития инфраструктуры региона (промышленность, строительство, пригородное сельское хозяйство, банки и рыночная инфраструктура, наука и научное обслуживание, связь, транспорт, жилье, здравоохранение, образование и культура, торговля, общественное питание, охрана окружающей среды, органы муниципальной власти)5.3. Параметры микросреды фирмы (клиентура, конкуренты, система распределения, контактные аудитории) |
| 6. Управляющая подсистема | 6.1. Обоснованность организационной и производственной структур фирмы6.2. Качество положений о подразделениях фирмы и должностных инструкций6.3. Структура, квалификация и обеспеченность кадрами6.4. Морально-психологический климат в коллективе6.5. Социальные методы повышения эффективности менеджмента6.6. Психологические методы повышения эффективности менеджмента6.7. Методы оптимизации управленческого решения6.8. Эффективность системы менеджмента |
По первым двум подсистемам (пункты 1 и 2) контроль должен осуществлять лично высший руководитель фирмы, так как от обоснованности и реализации этих подсистем зависит эффективность системы менеджмента в целом. Общий контроль по остальным подсистемам высший руководитель может поручить своим заместителям, службе системы менеджмента либо другим подразделениям.
Приведенные в табл. 1.1. предметы контроля по подсистемам даны укрупнено. На следующем этапе структуризации, в зависимости от размера и структуры фирмы, особенностей выпускаемых товаров и других факторов, по каждому предмету руководитель подсистемы (ответственные исполнители) должен строить подробные планы контроля по следующей форме (табл. 3.5).
Нормативы контроля устанавливаются на стадии планирования. Они должны быть обоснованными и выполнимыми, иметь некоторый резерв, "буферный" запас. При составлении плана контроля ранее установленные нормативы могут быть скорректированы, так как на этой стадии управления имеется больше информации, чем на стадии планирования. Методы измерения фактических значений нормативов контроля должны быть максимально автоматизированными, обеспечивающими оперативность и однозначность получаемых значений[5].
Реализованный план управленческих воздействий или его фрагмент, представляющий интерес, должны быть подвергнуты тщательному анализу с целью оценки эффективности принятых управленческих решений и их реализации.
Такой анализ должен определить:
- слабые и сильные места принятых решений и планов их реализации;
- дополнительные возможности и перспективы, открывающиеся в результате происшедших изменений;
- дополнительные риски, которым может быть подвергнуто достижение намеченных целей.
Таким образом, эффективный управляющий должен сделать соответствующие выводы и учесть их при принятии следующих решений. Безусловно, лучше учиться не на собственных ошибках. Но если собственные ошибки уже сделаны, то не научиться на них, не сделать соответствующих выводов вдвойне неразумно.
Если результаты контроля реализации управленческих решений заставляют серьезно задуматься о возможном развитии ситуации и возникают сомнения в правильности поставленных целей, то возможно переосмысление и изменение стратегии организации.
2. Современные способы контроля управленческих решений
2.1. Система стандартов и нормативов в практике контроля
Основными составляющими процесса контроля являются выработка стандартов и критериев, сопоставление с ними реальных результатов, осуществление корректирующих действий.
Стандарты — это конкретные цели, степень достижения которых может быть измерена. Для каждой из таких целей и должны быть определены временные рамки их выполнения и критерии, позволяющие оценить степень их достижения при выполнении работы.
Только четкие количественные показатели позволяют составить конкретные результаты работы, конкретные результаты принятых решений с запланированными.
Конечно, не любая цель может быть выражена количественно, но, используя аппарат обследований и опросов, экспертных оценок, вербально-числовых шкал, можно посчитать инструментарий, позволяющий пусть в первом приближении, но количественно оценить степень достижения целей, не имеющей четкого количественного выражения.
Заметим также, что для оценки степени достижения такого рода целей могут быть использованы косвенные количественные критерии.
Так, например, для оценки степени удовлетворенности работой исполнителей может служить такой критерий, как процент сотрудников, уволившихся за год из организации.
Отсутствие же возможности измерить результат решения и выполненной работы делает невозможным реальное осуществление контроля.
Измеримость степени достижения цели позволяет определить, выполнены ли установленные стандарты, т. е. реализовать вторую составляющую процесса контроля.
На этой стадии также важно определить норму допустимого отклонения от стандарта, которая устанавливается с учетом масштаба и поэтому часто может выражаться в процентах и долях единицы.
На этой стадии принимается решение о целесообразности корректировки принятых ранее решений.
Основная задача контроля на этой стадии состоит в том, чтобы выявить действительно важные отклонения, а не мелочи, которые практически не оказывают влияния на достижение поставленных организацией целей.
Естественно, что затраты на осуществление контроля не должны превышать полученного в результате осуществления и ни рольных мероприятий эффекта.
Третья составляющая контроля — принятие необходимых корректирующих решений. В зависимости от сопоставления результатов выполненной работы, принятого ранее решения со стандартом, если отклонения незначительны, можно ничего не предпринимать.
Если отклонения превышают допустимую норму, то необходимы корректирующие действия.
Однако может случиться, что изменившаяся ситуация при-< и пя управленческого решения потребует пересмотра принятых ранее стандартов и установленных норм.
Эффективное функционирование системы контроля в современном управленческом контуре невозможно без использования современной вычислительной техники и современных систем поддержки и сопровождения процесса выработки и принятия управленческих решений.
2.2. Основы построения контроллинга в организациях
В последние годы крупными российскими компаниями большое внимание уделяется адаптации новейших концепций управления бизнесом, в числе которых контроллингу отводится первостепенная роль. Это обусловлено возрастающей сложностью технологических процессов, организационно-экономической структуры компании, ее масштабами и целым рядом других факторов. В связи с этим возрастает интенсивность и насыщенность информационных потоков, требующих систематизации, унификации для обеспечения эффективности процессов управления бизнесом. Исходя из главной, теоретической посылки о том, что контроллинг - это процесс управления управленческими намерениями и действиями в рамках всего предприятия он на сегодня представляет собой один из лучших систематизаторов масштабных потоков информации о движении экономической сферы в рамках крупных фирм с целью координации принимаемых управленческих решений.