Приказ (распоряжение) имеет следующие реквизиты:
- наименование организации;
- наименование вида документа – приказ;
- дата и номер;
- заголовок (должен кратко и точно отражать содержание текста приказа, например:
О командировании работников в...)
В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами "в целях", "в соответствии", "во исполнение" и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер и заголовок.
Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.
Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу...".
В приказ не следует включать пункт "Приказ довести до сведения...". Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, указываются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.
Визы включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей и дату. Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).
Унифицированная форма № Т-6
Утверждена постановлением Госкомстата РФ
от 5 января 2004 г. № 1
| Код | |||||
| Форма по ОКУД | 0301005 | ||||
| /наименование организации/ | по ОКПО | ||||
| Номер документа | Дата составления | ||||
| ПРИКАЗ | |||||
(распоряжение)
о предоставлении отпуска работнику
| Предоставить отпуск | Табельный номер | |||||
| /фамилия, имя, отчество/ | ||||||
| /структурное подразделение/ | ||||||
| /должность (специальность, профессия)/ | ||||||
| за период работы с “” 20 г. по “” 20 г. | ||||||
| А. ежегодный основной оплачиваемый отпуск на | календарных дней | |||||
| С “” 20г. по “” 20г. | ||||||
и (или)
| Б. | ||||
| ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск, учебный, без сохранения заработной платы и другие (указать) | ||||
| на | календарных дней | |||
| С “” 20 г. по “” 20 г. |
| В. Всего отпуск на | календарных дней |
| С “” 20г. по “” 20 г. |
| Руководитель организации | ||
| должность | личная подпись | расшифровка подписи |
| С приказом (распоряжением) работник ознакомлен | _________________ | “” | 20 | г. | |||
| личная подпись | |||||||
3.5 Положение, правила, инструкция
Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции организации.
В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.
В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов.
Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается".
Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос "О чем?"; заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностная инструкция), отвечает на вопрос "Кому?" (Должностная инструкция главному специалисту).
Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.
Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия.
3.6 Протокол
Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.; Записи во время заседания, сбор материалов и подготовка текста возлагается на секретаря
Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.
Во вводной части оформляются следующие реквизиты:
- Председатель или Председательствующий;
- Секретарь;
- Присутствовали – список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших;
- Повестка дня;
- Докладчики по каждому пункту повестки дня;
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).
Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания.
Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы технических, научных и экспертных советов и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.
Номера постановлений (решений), принятых на заседаниях, состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера постановления (решения) в пределах вопроса.
3.7 Служебные письма
Служебные письма готовятся:
- как ответы на запросы различных организаций и частных лиц;
- как инициативные письма.
Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа. Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: "прошу...", "направляю...".
Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.
Дата письма – дата принятия решения, зафиксированного в тексте. Датой письма является дата его подписания.
Право подписи служебных писем устанавливается в положении, в том числе в положениях о структурных подразделениях и должностных инструкциях; в названных документах должен быть предусмотрен порядок подписания при отсутствии руководящих должностных лиц.
В своей курсовой работе я рассмотрела порядок формирования и утверждения номенклатуры дел предприятия, ее виды и состав.
Номенклатура дел служит, прежде всего, для унификации документации, обеспечения правильного формирования и учета дел на предприятии. Необходимо поддерживать номенклатуру дел в актуальном состоянии. Служба ДОУ должна вести постоянную работу с сотрудниками, разъяснять основные принципы делопроизводства и значение правильной организации работы с документами и номенклатурой дел. Всем сотрудникам важно объяснить, что они сами заинтересованы в поддержании номенклатуры дел в актуальном состоянии, иначе с них могут начать требовать дела, за которые они уже не отвечают. Появление любого нового вида дел тут же должно согласовываться со службой ДОУ для оперативного внесения дополнений в номенклатуру. «Рабочий» экземпляр номенклатуры стоит помещать в общедоступном месте в локальной сети организации. Конечно, этот файл должен быть защищен от несанкционированного редактирования или удаления. Для сотрудников электронная версия номенклатуры дел должна стать ценным справочным документом.
Андреева В.И., «Делопроизводство»: М-1996.
Андреева В.И. Образцы документов в делопроизводстве/ - М.: ЗАО «Бизнес-школа» Интел-Синтез», 1997.
Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учебное пособие.-2-е изд.- М.: ИНФРА-М; Новосибирск: НГАЭ и У., 1997.
Кузнецова Т.В. Справочник по делопроизводству.- М.: «ПРИОР», 1997.
Номенклатура дел ООО «ФореСТайл» 10.10.2003 №1
www.document.ru
www.rail.ctm.ru
www.secretar.best-host.ru
Приложение 1.
| УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ООО «ФореСТайл» Абдурахманов Р.М. Дата 12.10.2003 г. | |||||||
| ООО «ФореСТайл» Номенклатура дел | |||||||
| 10.10.2003 №1 | |||||||
| на 2003 г. | |||||||
| Индекс дела | Заголовок дела (тома, части) | Кол-во дел (томов, частей) | Срок хранения перечню | Примечание | |||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | |||
| 01. Администрация | |||||||
| 01-01 | Устав организации | Пост. ст. 13а | |||||
| 01-02 | Учредительный договор | Пост. ст. 14 | |||||
| 01-03 | Штатное расписание | Пост. ст. 32а | |||||
| … | … | ||||||
| 02. Производственный отдел | |||||||
| 02-01 | Договоры с заказчиками | 5 лет. ст. 186 | После истечения срока действия договора | ||||
| 02-02 | Акты о приеме выполненных работ | 5 лет. ст. 188 | |||||
| … | … | ||||||
| 03. Отдел паспортизации | |||||||
| 03-01 | Договоры с заказчиками | 5 лет. ст. 186 | После истечения срока действия договора | ||||
| 03-02 | Акты о приеме выполненных работ | 5 лет. ст. 188 | |||||
| … | … | ||||||
| 04. Бухгалтерия | |||||||
| 04-01 | Годовой бухгалтерский баланс | Пост. ст. 135б | |||||
| 04-02 | План счетов бухгалтерского учета | 5 лет. ст. 142 | |||||
| 04-03 | Банковские документы | 5 лет. ст. 150 | При условии завершения проверки (ревизии) | ||||
| … | … | ||||||
| 05. Отдел кадров | |||||||
| 05-01 | Личные дела | 75 лет ЭПК. ст. 337б | |||||
| 05-02 | Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним | 75 лет. ст. 358а | |||||
| … | … | ||||||
| Референт | Нечаева Ю.В. | ||||||
| ------------- | ---------------- | ||||||
| Дата | 10.10.2003 г. | ||||||
| СОГЛАСОВАНО | |||||||
| Зав. архивом | |||||||
| Подпись | _________ | Попова А.Г. __________ | |||||
| Дата 10.10.2003 г. | |||||||
[1] ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
М.: Издательство стандартов, 1998, с.З, п.75.
[2]п.2 ст.12 закона РФ "Об ООО"
[3] Гражданский Кодекс РФ, ч. 1, разд. III.