Московский государственный университет сервиса
Институт информационных технологий
Курсовая работа
по дисциплине « Документационное обеспечение управления социально-культурной сферой и туризмом»
Тема: Документационное обеспечение управления фирмой. Состав документации
(на примере ООО «ФореСТайл»)
Подготовила
студентка 6 курса
Группа №ТЗ-6
Суханова О.В.
Проверила:
Казакевич Т.А.
Москва
2004
| Введение…………………………………………………………………………………………...1. Основные виды деятельности фирмы………………………………………………………...2. Номенклатура дел фирмы……………………………………………………………………….2.1 Виды и состав номенклатуры дел……………………………………………………… 2.2 Утверждение номенклатуры дел………………………………………………………..3. Описание состава документации…………………..............................................................3.1 Устав организации…………………………………………………………………………3.2 Штатное расписание………………………………………………………………………3.3 Договоры……………………………………………………………………………………...3.4 Приказ, распоряжение……………………………………………………………………...3.5 Положение, правила, инструкции………………………………………………………..3.6 Протокол……………………………………………………………………………………..3.7 Служебные письма…………………………………………………………………………..Заключение…………………………………………………………………………………………Список литературы……………………………………………………………………………….Приложение 1) Номенклатура дел ООО «ФореСТайл»…………………………………………Приложение 2) Документы ООО «ФореСТайл»………………………………………………..... | 3 4 4 5 10 12 12 20 22 26 17 28 29 30 31 32 33 |
Свою контрольную работу я выполнила, опираясь на деятельность реальной организации – небольшой строительной компании, специализирующейся на проведении ремонта и отделочных работ в квартирах домов-новостроек. По окончании строительных работ, владелец квартиры (заказчик) получает Паспорт квартиры – документ, содержащий информацию о его собственности (особенностям эксплуатации конструкций и материалов, правовую информацию и т.д.). Для разработки паспортов в фирме создан специальный отдел.
В работе я рассмотрела основные виды деятельности фирмы, как осуществляется процесс управления и функционирования фирмы с помощью различной документации. Раскрыла теоретические аспекты, посвященные номенклатуре дел: ее назначению, оформлению, структуре. Так же мной была составлена примерная номенклатура дел и оформлена в виде приложения. Описала состав документов, которые подшиты в дела разделов номенклатуры дел: их назначение, структуру, особенности составления, подписания и оформления.
Наименование организации: Общество с ограниченной ответственностью «ФореСТайл»
Род деятельности: Проектирование, строительство.
Структура: в структуру организации входит 5 отделов
1) административный отдел;
2) производственный отдел;
3) отдел паспортизации;
4) бухгалтерия;
5) отдел кадров.
Функции отделов:
1) анализ рынка; управление структурой в целом и развитие деятельности;
2) заключение договоров на проведение строительных работ; разработка проекта и календарного плана; согласование проекта; проведение работ, контроль качества и приемка;
3) разработка паспортной документации; согласование;
4) проведение финансовых операций организации; систематизация финансовой документации;
5) проведение кадровой политики организации; социальная защита сотрудников.
Основные виды документов, с помощью которых выполняются данные функции:
| 1) административный отдел- Приказ;- Отчет, - Протоколы;- Устав;- Инструкции;- Штатное расписание; | 2) производственный отдел - Договор на проведение работ; - Акт о приемке работ; |
| 3) отдел паспортизации- Договор на проведение работ;- Акт о приемке работ; | 4) бухгалтерия - Счета; - Банковские документы; |
| 5) отдел кадров- Личные дела;- Трудовые книжки;- Трудовые договоры;- Приказы о приеме на работу. |
2.1 Виды и состав номенклатуры дел
Номенклатура дел – это систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке[1].
Номенклатура дел обеспечивает единый подход к учету, систематизации, описанию и поиску дел во всех структурных подразделениях организации. Ответственность за разработку номенклатуры дел в организациях с большим объемом документооборота возлагается на канцелярию, в организациях с небольшим документооборотом - на секретаря.
В номенклатуру дел включаются все документы, образующиеся в деятельности предприятия, кроме технической документации и печатных изданий. При составлении номенклатуры дел предприятиям необходимо учитывать требования к номенклатуре дел, содержащиеся в Государственной системе документационного обеспечения управления, Основных правилах работы ведомственных архивов, перечнях документов с указанием сроков хранения. Номенклатура дел предприятия разрабатывается специалистом, ответственным за организацию работы с документами, утверждается руководителем предприятия и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
Группировка документов в дела осуществляется по следующим признакам:
- номинальному (по виду - приказы, акты и т.д.);
- предметно-вопросному (по вопросу - "Судебное дело");
- авторскому (по автору, комиссии, учреждению и т.п.);
- корреспондентскому (по корреспонденту);
- географическому (по географическому признаку);
- хронологическому (по временным параметрам);
- экспертному (с учетом сроков хранения).
При оформлении номенклатуры дел необходимо оставлять в каждом ее разделе резервные номера дел (свободное место), которые могут использоваться в дальнейшем для внесения заголовков дел, не предусмотренных в течение календарного года на предприятии. Если появляются документы, дело для которых не предусмотрено номенклатурой, на них заводится самостоятельное дело, название которого дописывается в номенклатуру под резервным номером.
Номенклатура дел составляет по установленной форме и включает в себя реквизиты:
- наименование предприятия;
- наименование вида документа;
- дату;
- индекс;
- место составления;
- гриф утверждения;
- заголовок к тексту;
- текст;
- подпись;
- гриф согласования.
Типовая форма номенклатуры дел и принципы формирования заголовков дел, а также порядок согласования и утверждения данного документа разработаны Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД).
Для облегчения работы по составлению номенклатуры дел разрабатываются типовые и примерные номенклатуры. Они устанавливают унифицированный состав заводимых дел и единую систему их индексации в отрасли, поэтому обязательны для подведомственных организаций. Примерные номенклатуры дел разрабатываются на основе типовых с добавлением дел, специфичных для данной отрасли.
Индивидуальная номенклатура дел разрабатывается конкретной организацией на основе типовых и примерных номенклатур, а в случае их отсутствия - самостоятельно, исходя из практической деятельности. В последнем случае необходимо соблюдать требования Государственной системы документационного обеспечения управления и Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.02, а для определения срока хранения документов использовать Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 06.10.00.
Форма номенклатуры дел организации
| УТВЕРЖДАЮ /наименование должности, ФИО руководителя организации/ Подпись Дата | ||||||
| /наименование организации/ Номенклатура дел | ||||||
__________________№______________ | ||||||
| на 200_ г. | ||||||
| _______________________________________________________________________ /наименование раздела/ | ||||||
| Индекс дела | Заголовок дела (тома, части) | Кол-во дел (томов, частей) | Срок хранения перечню | Примечание | ||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | ||
| /Наименование должности работника, ответственного за делопроизводство/ | /подпись/ | /ФИО/ | ||||
| ----------------------------------------------------------------------- | ------------ | ----------- | ||||
| Дата | ||||||
| СОГЛАСОВАНО | ||||||
| /Руководитель архива организации (лица, ответственного за архив)/ | ||||||
| Подпись | /подпись/ _________ | /ФИО/ _______ | ||||
| Дата | ||||||
Содержательная часть текста номенклатуры дел группируется по разделам.