Решение о расходовании предприятием поступающей в его кассу денежной выручки при наличии у него нескольких счетов в различных учреждениях банков принимается в порядке, аналогичном установлению лимита остатка наличных денег в кассе такого предприятия. Под предприятиями, имеющими постоянную денежную выручку, которым по согласованию с учреждением банка может разрешаться использование вырученных денежных средств, следует подразумевать предприятия, учреждения и организации, которые независимо от организационно-правовых форм и сфер деятельности реализуют товары или услуги за наличные деньги и имеют систематические их поступления[3].
Юридические лица, которые не обращались за установлением лимита остатка наличных денежных средств ни в одно из учреждений банков, обязаны сдавать образовавшуюся денежную наличность в банк на расчетный счет. Предприятия могут получать наличные денежные средства в учреждениях банков, в которых открыты соответствующие счета на цели, установленные федеральными законами, иными правовыми актами, действующими на территории Российской Федерации, и нормативными актами Банка России [8].
Выдача денежной наличности предприятиям на заработную плату и выплаты социального характера, стипендии производится в сроки, согласованные с обслуживающими учреждениями банков. Выдача наличных денег для расчетов с увольняемыми работниками и уходящими в отпуск, а также в случаях, предусмотренных федеральными законами и иными правовыми актами, действующими на территории Российской Федерации, производится независимо от установленных предприятию сроков выплаты заработной платы.
Таким образом, поступающие в кассу предприятия денежные средства могут расходоваться только на цели, предусмотренные действующим законодательством Российской Федерации. При расходовании наличных денежных средств законодательством установлены отдельные ограничения:
1) предприятия не вправе вносить денежные средства на счета других лиц - владельцев счетов (в том числе физических лиц), минуя свой расчетный счет. За несоблюдение данного требования для плательщиков определена финансовая санкция в виде штрафа, равного 2-кратному размеру суммы произведенного взноса (п. 9 Указа N 1212). Если же наличные деньги были сняты со своего расчетного счета, а затем внесены на счета других лиц, то такая операция не противоречит требованиям п. 9 Указа (в этом случае действует только ограничение на сумму платежа). Она должна быть осуществлена в соответствии с требованиями Порядка ведения кассовых операций, согласно которому предприятия обязаны сдавать в банк на свой расчетный счет всю денежную наличность сверх установленного лимита остатка наличных денежных средств в кассе (предприятия, имеющие постоянную выручку, могут использовать ее только в строгом соответствии с п. 7 Порядка);
2) во всех случаях при расходовании наличных денег предприятиям необходимо соблюдать предельный размер расчетов наличными деньгами между юридическими лицами в Российской Федерации.
Предельный размер расчетов по одному платежу составляет[4]:
между юридическими лицами - не более 10 тыс. руб.;
для предприятий потребительской кооперации за приобретаемые у юридических лиц товары, сельхозпродукты, сырье - не более 15 тыс. руб.;
для предприятий и организаций торговли ГУИН МВД при закупке товаров у юридических лиц - не более 15 тыс. руб.
Под одним платежом понимаются расчеты наличными деньгами одного юридического лица с другим юридическим лицом за приобретаемые товарно-материальные ценности в один день по одному или нескольким денежным документам[5]. Подтверждением расходования наличных денег при этом являются: копия товарного чека, счет, накладная, отчет подотчетного лица о расходовании полученных наличных денег с приложением первичных документов.
К предприятиям, не соблюдающим порядок ведения кассовых операций и работы с денежной наличностью, применяются меры ответственности, предусмотренные действующим законодательством Российской Федерации. Кроме ответственности, рассмотренной выше, согласно Указу Президента Российской Федерации от 23.05.94 г. N 1006 "Об осуществлении комплексных мер по своевременному и полному внесению в бюджет налогов и других обязательных платежей" за нарушение правил ведения операций с наличными денежными средствами предусмотрены следующие меры:
1) за неоприходование (неполное оприходование) в кассу денежной наличности взыскивается штраф в 3-кратном размере неоприходованной суммы;
2) за осуществление расчетов наличными денежными средствами с другими предприятиями, учреждениями и организациями сверх установленных предельных сумм - штраф в 2-кратном размере суммы произведенного платежа[6].
3) за несоблюдение действующего порядка хранения свободных денежных средств, а также за накопление в кассах наличных денежных средств сверх установленных лимитов - штраф в 3-кратном размере выявленной сверхлимитной кассовой наличности. Под сверхлимитной кассовой наличностью понимается средняя величина, рассчитанная исходя из суммы и количества дней превышения лимита остатка денег в кассе.
На руководителей предприятий, учреждений, допустивших указанные нарушения, налагаются административные штрафы в 50-кратном установленном законодательством размере минимальной месячной оплаты труда. Исчисление сумм административного штрафа производится из расчета минимального размера оплаты труда, действующего на момент совершения указанного нарушения.
За неустановление лимита кассы ответственность не установлена. Однако, как уже отмечалось, согласно Правилам по предприятию, не представившему расчет на установление лимита остатка кассы ни в одно из обслуживающих учреждений банка, лимит остатка кассы считается нулевым, а не сданная предприятием денежная наличность сверхлимитной.
Не установлены штрафные санкции также за нецелевое использование полученных наличных денег. Такая ответственность может быть установлена по соглашению между предприятием и банком.
В случае если по условиям договора на расчетно-кассовое обслуживание о сборе денежной наличности между предприятием, обслуживающим его банком и управлением инкассации установлено, что сверхлимитный остаток в кассе в случае неприезда инкассатора не признается нарушением Порядка ведения кассовых операций, то административная ответственность, предусмотренная п. 9 Указа Президента Российской Федерации от 23.05.94 г. N 1006 за накопление в кассе наличных денежных средств сверх установленных лимитов, при таких обстоятельствах неприменима[7].
Для ведения кассовых операций в штате предприятия предусмотрена должность кассира, который несет материальную ответственность за сохранность всех принимаемых им ценностей. После издания приказа о назначении кассира руководитель предприятия обязан ознакомить его с правилами ведения кассовых операций и заключить с ним договор о полной материальной ответственности.
Кассир не может передоверить кому бы то ни было выполнение своих обязанностей. При необходимости временной замены обязанности кассира возлагаются на другого работника, с которым в свою очередь заключают договор о полной материальной ответственности. В случае внезапного оставления кассиром работы (болезнь) находящиеся у него под отчетом ценности передают другому кассиру в присутствии инвентаризационной комиссии с обязательным составлением акта (форма инв-15) [7].
В субъектах малого предпринимательства с незначительными оборотами наличных денежных средств разрешено вести кассовые операции непосредственно лицу, осуществляющему ведение учета на предприятии, бухгалтеру, главному бухгалтеру. Более целесообразно, однако, в этом случае поручить ведение кассовых операций другому сотруднику, оформив доплату за совмещение профессий.
Порядок ведения кассовых операций обязывает руководителей предприятий создавать условия, необходимые для обеспечения сохранности наличных денежных средств не только в помещении кассы, но и при доставке их из учреждения банка и сдаче в банк.
При этом привлечение охраны должно быть вызвано необходимостью соблюдения предприятиями требований, предусмотренных правилами технической эксплуатации организации, надзора и контроля за ее деятельностью. Отсутствие лицензии у привлеченной организации влечет за собой признание сделки по оказанию услуг недействительной, а расходы по оказанию услуг должны быть исключены из состава затрат, формирующих себестоимость. Оплата услуг сторонних организаций (даже при наличии у них лицензии) по охране предприятия в случаях, не установленных законодательством, должна производиться за счет собственных средств [9].
Хранение в кассе наличных денег и других ценностей, не принадлежащих данному предприятию, запрещается. Кассир в соответствии с действующим законодательством о материальной ответственности рабочих и служащих несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей и за ущерб, причиненный предприятию в результате как умышленных действий, так и небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям.
Оприходование наличных денежных средств в кассу предприятия осуществляется: при снятии денежных средств с расчетного, текущего, бюджетного и других видов счетов в банке; от платных потребителей, покупателей, заказчиков за оказанные работы, услуги и реализованные товары; от подотчетных лиц в погашение остатка наличных денег, полученных под отчет; от работников предприятия в погашение причиненного материального ущерба, погашение выданных займов и ссуд, за реализованные товары и услуги.