Учет кассовых операций (на примере ОАО "Зерноградагрохимсервис" Ростовской области) (стр. 13 из 16)

4. Добиться экономически обоснованных сроков выплаты кредиторской задолженности обеспечивающих с одной стороны сглаживание потребности в свободных денежных средствах, а с другой – не допускающих резких увеличений затрат вследствие штрафов и пени. Использовать любые преимущества в виде скидок на цены приобретаемых ресурсов у поставщиков.

Деление всей деятельности предприятия на три самостоятельные сферы очень важно, поскольку хороший (т.е. близкий к нулю) совокупный поток может быть получен за счет ограничения или компенсации отрицательного денежного потока по основной деятельности притоком средств от продажи активов (инвестиционная деятельность) или привлечением кредитов банка (финансовая деятельность). В этом случае величина совокупного потока скрывает реальную убыточность предприятия. Благодаря ее анализу легче вывести предприятие к прибыльному функционированию.

С другой стороны, также необходимо деление денежной массы на наличную и безналичную часть. Разрабатывая инструмент для обеспечения неотрицательного баланса наличных денежных средств, осуществления кассовых операций таким образом, чтобы кроме дефицита не возникало слишком большой наличной денежной суммы, можно регулировать объемы потребляемых и востребованных денежных сумм в целом, включая безналичные, находящиеся на счетах в банках или в ценных бумагах.

4.3. Управление наличными денежными средствами предприятия

Как показало наше обследование, осуществляемое на предприятии управление наличными денежными средствами (потоками) происходит с помощью трех видов работ:

- учет движения наличных денежных средств (приходные и расходные кассовые ордера);

- анализ потоков денежных средств (учет объемов поступления и расходования средств из кассы предприятия, оптимизация денежных потоков);

- составление бюджета денежных средств (планирование объемов расходов и доходов на будущее).

Управление наличными денежными потоками также может охватывать некоторые другие аспекты управления деятельностью предприятия. Среди них (рис. 2) формирование и регулирование собственного капитала, товарно-материальных запасов, внеоборотных активов, а также расчеты по кредиторской и дебиторской задолженности.

Рисунок 2 – Состав задач управления денежными средствами

предприятия

Роль и значимость управления денежными потоками, в том числе наличными, особенно возрастает в связи с необходимостью:

- планирования графика распределения капиталовложений в течение года;

- управления оборотным капиталом (оценки краткосрочных потребностей в наличных средствах и управления запасами);

- управления затратами всех видов и их оптимизации с точки зрения более рационального распределения ресурсов предприятия в процессе производства;

- управления потребностью заемных средств для осуществления капиталовложений (финансирование за счет собственных средств или кредитов банка);

- управления экономическим ростом и развитием предприятия.

Анализ деятельности обследованного предприятия позволил выделить следующие трудности в управлении денежными средствами:

- управленческие работники не всегда имеют полную оперативную информацию об источниках денежных поступлений, о суммах, сроках платежей, а также о способах оплаты (наличный или безналичный расчет);

- разнонаправленные потоки денежных средств (расходы и доходы) зачастую не совпадают во времени и по размерам;

- иногда происходит случайная утеря платежных документов, поэтому кассовый план приходится создавать при неполной информации о поступлениях и расходах;

- запросы на финансирование часто не соответствуют реальным потребностям;

- решения о привлечении кредитов принимаются без должной оценки их необходимой величины и сроков погашения.

Указанные, а также некоторые другие недостатки во многом можно избежать, если внедрить в практику работы бухгалтерии метод бюджетирования, предполагающий составление кассовых бюджетов.

Цель бюджетирования денежных средств состоит в расчете необходимого их объема и определении моментов времени, когда у предприятия ожидается недостаток или избыток денежных средств для того, чтобы избежать кризисных явлений и рационально использовать денежные средства предприятия.

Кассовый бюджет является составной частью Основного бюджета предприятия и использует данные бюджетов продаж, закупок, затрат на оплату труда и др. Кассовый бюджет представляет собой подробную смету ожидаемых поступлений и выплат денежных средств за определенный период, включающую как конкретные статьи поступлений и выплат, так и их временные параметры.

Для повышения точности расчета объема требуемых и поступающих денежных средств руководству предприятия необходимо знать конкретные статьи поступлений и расходов денег, а также временные параметры этих процессов. Как было указано выше, решение этой задачи можно осуществить, используя бюджетирование денежных средств.

При этом следует учитывать, что бюджет денежных средств, как и все прочие бюджеты, во многом зависит от субъективных оценок и прогнозов (например, прогноза продаж, оценки периодов погашения дебиторской задолженности и т.п.), поэтому, общая ошибка расчетов (возможные отклонения) ведет к значительному искажению конечных результатов и может послужить основой для принятия неправильного управленческого решения. Разработка бюджета денежных средств, как и других бюджетов, является результатом тесного сотрудничества всех служб предприятия и должна быть регулярной, поскольку разовые бюджеты на основе единичных оценок могут приводить к большим отклонениям и неправильным управленческим решениям. Регулярность разработки бюджета позволит руководителю определить, какие факторы оказывают самое большое воздействие на величину денежного потока, и направить основные усилия на более точную оценку этих факторов.

Подводя итог, можно сказать, что кассовый бюджет позволяет:

1. Анализировать значительные отклонения по статьям бюджета и оценивать их влияние на финансовые показатели предприятия.

2. Получить целостное представление о совокупной потребности в денежных средствах.

3. Принимать управленческие решения о более рациональном использовании ресурсов.

4. Своевременно определять потребность в объеме и сроках привлечения заемных средств.

Главной целью составления бюджетов является определение моментов времени, в течение которых у хозяйства будет недостаток или избыток денежных средств для того, чтобы разумно избежать кризисных явлений или смягчить их и рационально использовать временно свободные средства. Выявление таких моментов относительно наличных денежных средств будет полезно для корректировки времени осуществления кассовых операций. Так, если разнести во времени сгущения приходных и расходных операций даже в течение 1-2 суток, можно добиться отсутствия дефицита средств в кассе, а с другой стороны – отсутствия излишних остатков наличности сверх разрешенного лимита и снижения тем самым потребности в инкассации средств и снижения затрат на обслуживание предприятия кассой.

При составлении бюджета необходимо большое количество первичной информации, которая, как правило, существует лишь в разрозненном виде в различных подразделениях предприятия. На предприятии нет единой службы, которая занималась бы сведением этой информации воедино для составления бюджетов. Эти функции распределены по разным службам, и нет возможности оперативного отслеживания и корректировок движения денежных средств.

Кроме того, иногда происходит сознательное завышение показателей в разрозненных финансовых планах в надежде на то, что какому-либо подразделению предприятия выделять больше финансовых средств. Составление единого бюджета позволяет избежать подобных явлений и получить более объективную картину потребности в деньгах. Кассовый бюджет должен включать все денежные поступления и выплаты, которые удобно группировать по видам деятельности - основная, инвестиционная и финансовая.

На первом этапе формирования кассового бюджета необходимо определить поступления и расход денежных средств по основной деятельности хозяйства, так как результаты планирования денежного потока по основной деятельности могут использоваться при планировании инвестиций и определении источников финансирования.

Основные документы, необходимые для составления кассового бюджета хозяйства, систематизированы в виде схемы на рис.3.

Рисунок 3 - Основные документы и процедуры составления
кассового бюджета хозяйства

Из рис. 3 видно, что для составления кассового бюджета (т.е. планирования притоков и оттоков денежных средств в кассе и на счетах в банках) нужно составлять следующие документы:

По основной деятельности - бюджет продаж, в свою очередь распределяемый на шесть частных бюджетов (смет):

1) закупок материалов, включая ГСМ;

2) расходов на оплату труда;

3) общепроизводственных расходов;

4) коммерческих (реализационных) расходов;

5) управленческих (общехозяйственных) расходов;

6) налоговых платежей.

По инвестиционной деятельности требуется составлять: