Совершенствование организационной структуры управления (стр. 4 из 9)

Смешанная форма организации делопроизводства предполагает выполнение одних делопроизводственных операций (прием, регистрация, контроль, размножение документов) в службе ДОУ, других (создание и оформление документов, их систематизация, формирование дел и хранение) в структурных подразделениях. Следует отметить, что при смешанной форме организации делопроизводства одна и та же технологическая операция, например регистрация поступающих и отправляемых документов, может осуществляться как в службе ДОУ, так и в структурных подразделениях, в зависимости от категории документов.

Цели службы ДОУ:

- организация работы;

- руководство документационным потоком;

- координация видов работ с документами;

- контроль за последовательностью работы с документами;

- организация работ по документационному обеспечению управления.

Задачи службы ДОУ:

- совершенствование форм и методов работы с документами;

- обеспечение единого порядка документирования;

- обеспечение единого порядка работы с документами;

- контроль за исполнением документов;

- хранение документов;

- унификация форм документов;

- сокращение по возможности документооборота;

- методическая работа по совершенствованию документационного обеспечения в организации;

- внедрение прогрессивных технологий на базе применения вычислительной и организационной техники.

2 АНАЛИТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ2.1 Общая характеристика ООО ПКФ «СТРОЙ - ЛЕГИОН»Строительство в России всегда было и остается одним из наиболеединамично развивающихся направлений экономической деятельности и являетсяпо существу катализатором для всей отечественной экономики.В данное время в городе Астрахань идет грандиозное строительство различных объектов и подготовка к празднованию 450 – летия города.Сегодня все большее внимание уделяется применению эффективныхградостроительных и архитектурных решений, поскольку градостроительныйфактор существенно влияет на общую стоимость жилища. Как показалисовременные исследования, доля затрат на создание всех необходимыхусловий для функционирования среды жизнедеятельности, включая формированиеинженерной и транспортной инфраструктуры, благоустройство и озеленениетерриторий, составляет около 30% от всех затрат на строительство жилыхдомов. В связи с этим особую актуальность приобретает строительство новыхдомов за счет уплотнения сложившихся территорий населенных мест.В настоящее время в этой отрасли воплощаются новейшие технологии исовременные принципы организации труда. Общество с ограниченной ответственностью производственно – коммерческая фирма «СТРОЙ - ЛЕГИОН» (далее «СТРОЙ - ЛЕГИОН») – фирма, которая занебольшой период своего существования зарекомендовала себя как одна из лучших в городе и являетсяпримером организации «нового поколения» по всем показателям.«СТРОЙ - ЛЕГИОН» образована в 2001г. История образования началась в 1999 году, когда группаэнтузиастов решила создать строительную бригаду, которая занималась бывыполнением ремонтно-отделочных работ квартир. Постепенно деятельностьбригады набирала обороты, появлялись новыенаправления деятельности.В 2000 г. члены рабочей бригады решили открыть производственно – коммерческую фирму по выполнению строительных работ. Фирма начала принимать заказы инвесторов наподрядные работы по строительству.Начиная несколько лет назад свою деятельность как небольшая рабочая бригада и постепенно расширяя масштабы своейдеятельности, за короткий промежуток времени они превратились в строительную компанию, лидирующую на строительном рынке нашего города.Данная фирма способна осуществлять полный комплекс работ, охватывающих всестадии строительного проекта. Применение современных технологий, опытстроительных работ, профессионализм сотрудников фирмы позволяют находитьоптимальные решения.«СТРОЙ - ЛЕГИОН» является коммерческой фирмой. В основном организационном документе – Уставе определены основные цели, ивиды деятельности общества фирма специализируется в строительстве, реконструкции жилых и нежилых помещений.«СТРОЙ - ЛЕГИОН» является юридическим лицом, может от своего имени приобретатьи осуществлять имущественные и личные неимущественные права, выполнятьобязанности, быть истцом и ответчиком в суде. Несетответственность по своим обязательствам в пределах принадлежащего ейимущества.Целью деятельности «СТРОЙ - ЛЕГИОН» является извлечение прибыли, предметомдеятельности – строительство и реконструкция, проведение проектных работ.Основными направлениями деятельности «СТРОЙ - ЛЕГИОН» являются:- строительство зданий и сооружений;- проектирование зданий и сооружений;- производство строительных конструкций;- проведение работ по реконструкции зданий г. Астрахани;- проведение ремонтно – отделочных работ;- эксплуатация инженерных инфраструктур городов и других населенныхпунктов.«СТРОЙ - ЛЕГИОН» руководствуется следующими нормативно – правовыми документами: Конституция РФ от 12 декабря 1993 года, ФЗ «О коммерческих и некоммерческих организациях» №129 от 08 декабря 2003 года, ФЗ «О лицензировании отдельных видов деятельности» №158 от 25 сентября 1998 года, Градостроительный кодекс РФ от 29 декабря 2001 года, Земельный кодекс РФ от 25 октября 2001 года.«СТРОЙ – ЛЕГИОН» вправе осуществлять иные виды деятельности, не запрещенныезаконодательством, направленные на достижение уставных целей, послеполучения соответствующей лицензии.2.2 Анализ организационной структуры «СТРОЙ - ЛЕГИОН»

Оценку сложившейся на сегодняшний день организационной структуры предприятия лучше всего проводить в рамках комплексной диагностики состояния предприятия, включающей, кроме того, оценку финансово–экономического состояния, проблемы и направления развития управленческой команды, маркетинговую ориентацию предприятия и прочее.

Сложившуюся систему управления необходимо менять, когда организационная структура и функции, выполняемые подразделениями, перестали соответствовать решаемым организацией задачам и недостаточны для решения перспективных задач.

Ознакомимся с организационной структурой «СТРОЙ - ЛЕГИОН», которая представлена на рисунке 1. Структура является линейно – функциональной.

Трудовые отношения работников ООО «СТРОЙ - ЛЕГИОН» регулируются действующим трудовым законодательством, коллективным трудовым договором, правилами внутреннего трудового распорядка, должностными инструкциями работников. Рисунок 1 – Организационная структура ООО ПКФ «СТРОЙ- ЛЕГИОН»Возглавляет «СТРОЙ - ЛЕГИОН» директор. Он является исполнительно-распорядительным лицом, который возглавляет фирму. Директор руководствуется действующим законодательством, уставом общества и инструкцией о директоре.В компетенцию директора входит совершение всякого рода сделок, выдача доверенностей; утверждение структуры организации, штатного расписания, должностных инструкций сотрудников фирмы, подписание приказов и указаний, обязательных для исполнения всеми работниками фирмы.Директору подчиняется заместитель директора, который относится к категории руководителей. В своей деятельности заместитель директора руководствуется: законодательными и нормативными документами, регулирующими соответствующие вопросы; методическими материалами, касающимися вопросов его деятельности; Уставом «СТРОЙ-ЛЕГИОН»; приказами, распоряжениями директора; должностной инструкцией. Он обеспечивает выполнение работ по всем видам строительной деятельности на предприятии, рациональное использование вложений и повышение их эффективности, осуществляя первоочередное направление средств на техническое перевооружение и реконструкцию предприятия и т.д. Заместителю директора подчиняется начальник ПТО. В свою очередь начальнику ПТО подчиняются бригадиры и мастера участков.Непосредственно директору подчиняются секретарь, главный бухгалтер и юрист.Главный бухгалтер относится к категории руководителей. Он осуществляет организацию бухгалтерского учета хозяйственно-финансовой деятельности и контроль за законным использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов; возглавляет работу по подготовке и принятию рабочего плана счетов, форм первичных учетных документов, применяемых для оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы документов внутренней бухгалтерской отчетности, контролю за проведением хозяйственных операций, соблюдением технологии обработки бухгалтерской и информации и порядка документооборота.Юрист осуществляет правовую экспертизу проектов приказов, инструкций, положений, стандартов и других актов правового характера, подготавливаемых на предприятии; визирует их, а также участвует, в необходимых случаях, в подготовке этих документов; организует подготовку заключений по правовым вопросам, возникающим в деятельности предприятия, а также проектам нормативных актов, поступающих на отзыв предприятию; представляет интересы предприятия в суде, арбитражном суде, а также в государственных и общественных организациях при рассмотрении правовых вопросов; осуществляет ведение судебных и арбитражных дел; участвует в подготовке и заключении коллективных договоров, отраслевых тарифных соглашений, разработке и осуществлении мероприятий по укреплению трудовой дисциплины, регулированию социально-трудовых отношений на предприятии.В любой управленческой структуре, организации обязательно имеется один или несколько сотрудников, занимающих должности секретарей; даже если должность по каким – либо причинам называется по – другому, все равно имеется сотрудник, выполняющий секретарские обязанности. Эти обязанности можно подразделить на организационные и документационные. Такая классификация весьма условна, т.к. организационные операции также почти всегда документируются, например, при проведении совещаний принимается решение, затем оформляется протокол и при необходимости само решение. Но разделение все же возможно: группа организационных обязанностей подразумевает при их выполнении постоянное общение с людьми, документационные – это работа с документной информацией: ее поиском, учетом, хранением и т.д. В «СТРОЙ - ЛЕГИОН» секретарь своевременно учитывает документацию, проходящую через его рабочее место; предварительно анализирует ее; организовывает работу по оперативному поиску документов и информации по запросам руководителя, правильному оформлению, формированию дел их хранению, контролю исполнения документов, их размножение. Выполнение этих обязанностей направлено на эффективное прохождение документов в «СТРОЙ-ЛЕГИОН», высвобождение руководителя от оперативных, вспомогательных функций, эффективное принятие им управленческих решений и контроль за их выполнением, на повышение культуры управленческой деятельности руководителя и сотрудников организации в целом.При определении конкретных задач секретаря по документационному обеспечению руководителя всегда надо иметь в виду: является ли сотрудник секретарем организации или только секретарем руководителя, а основные работы по документационному обеспечению обеспечивает секретарь.В первом случае, который присутствует в «СТРОЙ - ЛЕГИОН», обязанности секретаря по документационному обеспечению деятельности руководителя и подразделений организации включают в себя цикл работ по ДОУ, от обработки и регистрации поступающей в организацию корреспонденции до составления и оформления описей дел и актов на уничтожение документов с истекшими сроками хранения.Конечным результатом выполнения секретарем организации указанных обязанностей является решение всех вопросов документооборота и документационное обслуживание и руководителя и подразделений.

Во втором случае секретарь выполняет только часть перечисленных обязанностей, сосредотачивая свое внимание на помощи руководителю в его работе с документами и организации различных организационных мероприятий, таких как переговоры, презентации, совещания, прием посетителей, командировки.