Ситуаційний аналіз являє собою свого роду реєстр особистих ресурсів (засобів для досягнення цілей) і дозволяє з'ясувати, що варто заохочувати (сильні сторони) і над чим ще треба працювати (слабкі сторони).
Шляхом аналізу своїх здібностей менеджер визначає, що узагалі він може зробити, тобто яким особистим потенціалом для досягнення своїх цілей він володіє. «Знати свої слабкі сторони – значить зміцнювати свої сильні сторони».
Формулювання цілей. Установка термінів дсягнення цілей і формулювання бажаних результатів. Це останній крок при постановці цілей, коли формулюються конкретні з практичних цілей для наступної стадії планування.
Не можна брати на себе занадто багато, щоб не загрузнути в невиконаних справах. Варто встановлювати короткострокові цілі, погоджені з досягненням довгострокових глобальних цілей.
Планування.
Планування покликане забезпечити раціональне використання самого коштовного ресурсу – часу. Чим краще розподілений (тобто спланований) час, тим краще він може бути використаний в особистих і професійних інтересах керівника. Планування як складова частина завдань і правил самоменеджменту означає підготовку до реалізації цілей і структурування часу.
Головна перевага, що досягається шляхом планування роботи, полягає в тому, що планування часу приносить виграш у часі. Загальний практичний досвід на виробництві показує, що збільшення витрат часу на планування приводить у кінцевому рахунку до економії часу в цілому.
Очевидно, витрати часу на планування не можуть нескінченно збільшуватися, існує оптимум, після якого подальше збільшення часу на планування стає неефективним. Від загального планового періоду (рік, місяць, тиждень, день) треба максимально 1% часу витрачати на планування.
Принципи і правила планування часу. Щоб правильно виконувати свої функції і досягти свої цілей, щоб передоручати менш важливі справи, зменшувати їх число або відсувати на більш пізні терміни, менеджер повинен ясно уявлятисвій часовий бюджет і сукупність задач. Планування являє собою проект процесів праці на майбутній часовий період.
Основні правила планування часу:
1. Співвідношення (60:40). Досвід показує, що найкраще складати план лише на певну частину робочого часу (на 60%).
2. Зведення задач воєдино – план дій. Щоб скласти гарний план витрат часу, важливо завжди мати уявлення про майбутні справи. Доцільно розділити їх на довго-, середньо- і короткострокові задачі, установити їх пріоритетність і діяти відповідно до неї.
3. Регулярність – системність – послідовність. Над планами часу потрібно працювати регулярно і системно, послідовно доводячи до кінця почату справу.
4. Реалістичне планування. Тобто планувати потрібно тільки такий обсяг задач, з яким менеджер реально може справитися.
5. Заповнення втрат часу. Заповнювати втрати часу краще по можливості відразу, наприклад краще один раз довше попрацювати ввечері, ніж протягом наступного цілого дня надолужувати втрачене напередодні.
6. Фіксація результатів замість дій. Фіксувати в планах потрібно результати або цілі, а не просто які-небудь дії, щоб зусилля були споконвічно спрямовані безпосередньо на досягнення цілі. Це допоможе уникнути позапланової діяльності.
7. Установлення тимчасових норм. Досвід показує, що на роботу, як правило, витрачається стільки часу, скільки його є в розпорядженні. Тому варто задавати точні тимчасові норми, передбачати в плані рівно стільки часу на ту або іншу справу, скільки воно дійсно вимагає.
8. Термін виконання. Щоб уникнути зволікання і відкладання справ, варто встановлювати точні терміни виконання для усіх видів діяльності.
9. Переробка – повторний огляд. План потрібно постійно переробляти і перевіряти ще раз з погляду того, чи можуть ті або інші задачі бути виконані цілком.
10. Узгодження тимчасових планів. Щоб успішніше запроваджувати свої плани в життя, менеджеру необхідно погоджувати їх із планами інших людей (секретарки, начальника, підлеглих, колег).
Установлення періодів часу, що вимагаються для досягнення особистих і професійних цілей, дає почуття впевненості і уявлення про найкращий розподіл часу і найбільш доцільної черговості справ.
Навіть дуже зайнятий керівник здатен так пристосовувати свої цілі і плани до відповідних обставин, щоб вони завжди могли служити виконанню плану життя і кар'єри.
Необхідно завжди перевіряти свої плани і змінювати їх, якщо вони виявляються нездійсненними чи не дозволяють досягти поставленої цілі до терміну. Якщо ж якась справа почата, то вона повинна бути доведена до кінця.
Прийняття рішень.
Прийняття рішень припускає вибір першочергових завдань і справ. Прийняти рішення – значить установити пріоритетність.
Основні проблеми керівників полягають у тім, що вони намагаються відразу виконати занадто великий обсяг робіт і розпорошують свої сили на окремі, часто несуттєві, але удавані необхідними справи.
Менеджери повинні прагнути до того, щоб, устигаючи вирішувати під час робочого дня безліч різних поточних питань, протягом певного часу займатися тільки єдиною задачею, завжди завершувати за один раз тільки одну справу, але послідовно і цілеспрямовано. Свідоме встановлення однозначних пріоритетів, послідовне і системне виконання завдань, включених у план, відповідно до їхньої черговості допоможе:
-працювати тільки над дійсно важливими і необхідними завданнями;
-вирішувати питання відповідно до їхньої невідкладності;
-концентруватися на виконанні тільки однієї задачі;
-укладатися у встановлений термін;
-виключити справи, що можуть бути виконані іншими;
-не залишати невиконаними задачі, що вам дійсно під силу;
-одержати більше задоволення від робочого дня і результатів роботи;
-уникнути стресових перевантажень.
Реалізація і організація.
Припускає складання розпорядку дня й організація трудового процесу з метою досягнення поставлених цілей. Організація свого робочого дня повинна відповідати основному принципу: “Робота повинна підкорятися мені, а не навпаки”. Існує 23 правила, які можна розділити на 3 групи: правила початку дня, основної частини дня і кінця дня.
Правила початку дня:
1) починати день з позитивним настроєм;
2) починати роботу по можливості в один і той самий час;
3) повторний огляд плану дня, складеного напередодні;
4) спочатку – ключові завдання;
5) приступати без «розгойдування»;
6) погодити план дня із секретарем (він буде ефективніше працювати і зможе відгородити керівника від непотрібних перешкод);
7) ранком займатися складними і важливими справами, тому що потім менеджер звичайно буває зайнятий поточними справами;
Правила основної частини дня:
8) Гарна підготовка роботи;
9) Впливати на фіксацію термінів у власних інтересах;
10) Перевіряти ще раз всі акції з погляду їх необхідності;
11) Відхиляти додатково виникаючі невідкладні проблеми;
12) Уникати незапланованих імпульсивних дій;
13) Вчасно робити паузи і дотримувати розміряний темп;
14) Невеликі однорідні завдання виконувати серіями (при цьому тільки один раз проводиться підготовка і протягом певного часу керівник займається однорідною діяльністю; завдяки безперервності і сконцентрованості процесу досягається економія часу);
15) Раціонально завершувати почате (відволікання і наступне повернення до роботи вимагає деякого часу, тому почату справу потрібно або доводити до кінця, або переривати в доцільному місці);
16) Використовувати незаплановані тимчасові проміжки для підготовчої або рутинної діяльності;
17) Працювати антициклічно (тобто на початку дня доцільно займатися найважливішими завданнями, а в більш неспокійний період - справами менш важливими);
18) Викроювати спокійну годину;
19) Контролювати час і плани;
Правила завершення робочого дня:
20) Завершити початі невеликі справи;
21) Контроль за результатами і самоконтроль;
22) План наступного дня;
23) Кожний день повинен мати свою кульмінацію.
Крім цих правил також важливо дотримувати природний денний ритм.
Контроль.
Контроль над результатами служить поліпшенню, а в ідеальному випадку – оптимізації трудового процесу. Усі перераховані вище функції самоменеджменту будуть не настільки ефективними, якщо не буде проводитися відповідний контроль. Контроль охоплює три завдання:
- осмислення фізичного стану;
- порівняння запланованого з досягнутим;