- коректування по установлених відхиленнях.
Необхідно регулярно, через рівні проміжки часу перевіряти свої плани й організацію праці, аналізувати свою діяльність і свій час і складати листок денних перешкод.
Контроль над результатами праці повинен у будь-якому випадку вироблятися після виконання завдання. Наприкінці робочого дня необхідно контролювати і відбивати не тільки виконання поставлених цілей, але й особисту ситуацію.
“Той хто хоче себе по-справжньому розвантажити не може відмовитися від самоконтролю”.
Інформація і комунікація.
Це найважливіша фаза, тому що всі інші фази мають потребу в ній.
Інформація і комунікація складає серцевину самоменеджменту, навколо якої постійно обертаються інші функції. На керівника щодня обрушується потік інформації з яким йому доводиться справлятися. У реальному житті керівник обробляє набагато більше інформації, ніж це необхідно. Для того щоб заощаджувати свій час керівнику необхідно розробити раціональний підхід до володіння інформацією.
· Раціональне читання. Це важливо для керівника, оскільки раціоналізація читання допомагає ліквідувати втрати часу на безсистемне читання.
Незалежно від швидкості читання, можна шляхом цілеспрямованого, селективного читання заощадити масу часу. Раціональне читання припускає, насамперед, визначення того, чи треба цей матеріал читати взагалі, і якщо треба, то в якому обсязі. Щоб читання було результативним, при перегляді і читанні треба думати про те, яку інформацію з нього потрібно одержати; перед тим, як почати читати, треба переглянути назву глав і розділів, пробігти очима короткий зміст, а також передмову і введення і з'ясувати, що необхідно прочитати більш інтенсивно.
Читати можна швидше, якщо позбутися від шкідливих звичок і відволікаючих факторів і удосконалювати методику читання. Важливі тексти потрібно не тільки читати, але й обробляти після читання. Бажано розробити свою систему маркірувань і робити позначки, що вказують на важливість або якість того або іншого абзацу. Можна виписувати важливі ідеї і думки, але лише найважливіше й у найкоротшій формі.
· Раціональне проведення нарад. Наради відбирають у керівника й у підлеглих значну частину робочого дня. Тому бажано провести аналіз точних витрат наради з урахуванням витрат на підготовку, заробітку учасників, додаткових індивідуальних витрат, накладних витрат, командировочних витрат і загубленого часу.
Порядок денний раціонально складати з указівкою часу, необхідного для обговорення окремих тем. Для кожного пункту намічати час відповідно до його значимості.
Після наради необхідно контролювати, чи виконуються прийняті рішення усіма, кого вони стосуються. Невиконані завдання і невирішені проблеми повинні бути першим пунктом наступної порядку денного.
· Переговори по телефону. Телефон є найбільше часто використовуваним засобом комунікації і найбільш частим джерелом перешкод. Щоб не витрачати занадто багато часу на телефонні переговори, перед тим, як дзвонити, потрібно намітити хід бесіди. Якщо ж дзвонять не в справі, потрібно якомога швидше закінчити розмову. Телефон також можна використовувати у вигляді інструменту раціональної інформації і комунікації.
За допомогою телефонної лінії менеджер має можливість з'єднатися з глобальною інформаційною мережею, що дає можливість відмінного обміну інформацією.
5. Особисті установки керівника
Самомотивація
Мотивація - спонукання до чого-небудь. Нас може хтось спонукати до певної діяльності або ми спонукаємо до неї самі себе, і тоді мова йде про самомотивацію. Самомотивацію в цей час розглядають як частину соціального інтелекту людину. Його визначає те, наскільки швидко людина адаптується у швидко мінливій ситуації, чи може представити себе в суспільстві, наскільки вона емоційно чутлива до змін у поведінці співрозмовника і так далі. Сьогодні соціальний інтелект у деяких випадках оцінюється вище, ніж інтелект загальний.
Мотивація - актуальна тема. Ще декілька років тому керівники були серйозно стурбовані тим, як знайти підхід до підлеглих (мотивувати), але сьогодні ситуація змінилася. Керівник надає роботу - співробітник повинен її виконувати, і вже мало хто стурбований зацікавленістю останнього: «Треба, а чому - нехай сам придумує». Тому люди, що володіють високим соціальним інтелектом, стрімкіше просуваються по службовим сходам. Так відбувалося й раніше, але в стабільній державі це було менш помітно. Зараз, коли від людей потрібна заповзятливість, швидкість думки, гнучкість, саме самомотивація стає інструментом успіху.
Мотиви ж можна перераховувати нескінченно, їх дуже багато:
- мені це цікаво;
- у цьому полягає моє самовираження;
- для мене це сходинка росту;
- так я здобуваю новий досвід і так далі.
Двом різним людям показали склянку, у яку воду налили тільки наполовину. «Склянка наполовину порожня», — сказав один. «Склянка наполовину повна», — заперечив інший.
Може бути два види мотивації: мотивація уникнення невдачі й мотивація досягнення успіху, і це багато чого визначає в поведінці людини. Якщо він уникає невдач, то його головний життєвий принцип: « Як би чого не вийшло». У всіх подіях, що відбуваються, вона бачить для себе небезпеку й про всякий випадок нічого не вживає. Людина, налаштована на досягнення успіху, бачить у кожній новій ситуації нові можливості. Вона сміливіша і розуміє: для того щоб чого-небудь досягти, треба діяти й одержувати досвід, нехай навіть негативний. Вона не сприймає його як невдачу, мотивуючись тим, що негативний результат — теж результат. І йде далі. Її «склянка» завжди «наполовину повна».
Наші мотиви постійно змінюються, тому що мотиви дуже тісно пов'язані з потребами (потреба – це усвідомлена необхідність людини в чому-небудь), і основні з них становлять так звану «Піраміду Маслоу»:
- біологічні потреби;
- потреба в безпеці;
- потреба в любові, дружбі, приналежності до групи;
- потреба в досягненні, визнанні;
- потреба в самовираженні.
Потреба породжує мотив, а мотив — ціль. Досягнення мети — не що інше, як задоволення потреби. Можна сказати й так: потреба породжує мета, а між ними знаходиться мотивація, тобто модель поведінки, яку ми вибираємо, щоб досягти мети. Часом досягнення ланцюга неможливо через те, що в людини недостатньо ресурсів, і це накладає відбиток на мотивацію Скажемо, прагне людей їздити на «Мерседесі», а грошей не вистачає навіть на «Запорожця». Один знітиться: «А чого тоді працювати!» Інший знайде компроміс: «Слава богу, хоч на таксі собі заробляю».
Відоме старе китайське прислів'я: « У нас є двадцять років для того, щоб вчитися, двадцять років для того, щоб боротися, і двадцять років для того, щоб мудрішати».
Мотивація можливості кар'єрного росту означає перехід до більш зрілого віку. На перший план виходять самореалізація й досвід.
Прийнято вважати, що в бізнесі немає відносин, є справи. Багато чого в бізнесі робиться саме на відносинах довірі, прихильності. І майже все залежить від того, хто задає тон, - від керівника. Керівник може декларувати самі прогресивні принципи, але психологічний клімат у колективі буде залежати від тих, хто їх транслює. Можливо, тому зараз популярні психологічні тренінги, тому що вони створюють простір, у якому люди-керівники й керовані — можуть домовитися між собою, побачити й зрозуміти один одного.
Керівник може бачити, хто із працівників і в чому відчуває потребу, і в такий спосіб керувати мотивацією. Якщо найбільш актуальна потреба в безпеці - скажімо, людині ніде жити, — керівник щось робить для вирішення цього питання (наприклад, дає місце в гуртожитку, грошову позичку), він тим самим мотивує працівника.
Мотивація визначається типом підприємства, родом діяльності, станом зовнішнього середовища, особистими цілями людини та іншим. Мотивація - величина змінна. Керування мотивацією інших людей, наприклад співробітників, спрямоване саме на те, щоб організація, фірма, підприємство розвивалися, а працівники були відданими й більш результативними.
Керування мотивацією людей дозволяє не тільки бути успішними в бізнесі, але й створює сприятливий психологічний клімат колективу. Управляти мотивацією інших нелегко. Працювати й любити свою роботу - зовсім не те саме. У деяких організаціях проводяться конкурси професійної майстерності або дають премію тим працівникам, які за рік жодного разу не брали лікарняний.
Як керувати власною мотивацією?
Свідомий вибір. У тих випадках, коли потрібно прийняти рішення або подолати протиріччя, потрібно проаналізувати ситуацію (наприклад, розкресливши аркуш на дві графи: «плюси» і «мінуси», підрахувати ті й інші) і свідомо зробити вибір найбільш прийнятного варіанта.
Позитивне мислення. Навчіться у всім, що відбувається бачити для себе позитивну сторону. Негативний результат — теж результат. Важливо не те, що з нами відбувається, а як ми ставимося до того, що з нами відбувається.
Ясна мета. На кожному новому етапі ставте перед собою мету трохи вище, чим ви маєте на сьогоднішній день, реальні й конкретно вимірювані.
Дружня підтримка. Якщовам потрібна допомога, звертайтеся за нею до своїх однодумців. Якщо вам потрібна похвала, відкрито про це просіть. Якщо вам потрібна порада, запитуйте в авторитетних для вас людей.
Самовдосконалення
Удосконалювання – це спосіб формування себе як особистості, розвитку своїх здібностей, придбання знань і вмінь. Як відзначав Л.Н.Толстой, прагнення до самовдосконалення вже тому властиво людині, що вона ніколи, якщо правдива, не може бути задоволена собою.
Спонукають до самовдосконалення три обставини:
а) наявність у людини потреби до самоповаги й у повазі інших людей, у соціальному престижі;
б) неузгодженість в образах свого «Я ідеальне» і «Я реальне»;