Процессу планирования закупок предшествует исследование рынка закупок (сырья и материалов). Реальный процесс планирования начинается с информации, полученной из ежегодного плана продаж, плана производства и общего экономического плана. Планирование продаж определяет потребности в сырье, продукции и услугах, которые будут приобретены отделом закупок компании; производственное планирование предоставит информацию об источнике, где будут приобретаться сырье, продукция и услуги; экономическое планирование обеспечит информацию, полезную при оценке общих тенденций цены, заработной платы и других расходов. В большинстве компаний действует закон Парето, который известен также, как анализ ABC: при закупке менее 20 % товара расходуется более 80 % средств. Расчет расхода сырья производится помесячно и поквартально. Расход проверяется в соответствии с контрольными данными о запасе материальных ресурсов. Эти расчеты соотносятся с тенденцией цены и прогнозами наличия сырья, которое планируется закупить, после чего разрабатывается план покупки. Если по прогнозам предполагается большая поставка сырья и возможное уменьшение цен, то, скорее всего, политика в области закупок будет заключаться в снижении запаса до самого низкого уровня. С другой стороны, если по прогнозам планируется небольшой объем поставок и имеется тенденция к росту цены, политика в области осуществления закупок будет обеспечивать адекватный объем имеющегося запаса в соответствии с контрактом.
7. ВЕДЕНИЕ ЗАКУПОЧНЫХ ОПЕРАЦИЙ
Существует ряд требований к процессу закупок, выполнение которых позволит эффективнее осуществлять деятельность предприятия [11, с. 47]:
- Выполнять четкие сроки закупок.
- Четко выполнять количественный объем закупок.
- Соблюдать требования к качеству приобретаемых товаров, при этом следует руководствоваться торговой стратегией предприятия и учитывать контингент обслуживаемых покупателей, уровень цен, престиж данного предприятия.
- Экономическая эффективность процесса закупок зависит от приобретения товаров необходимого качества по минимальным ценам и возможности доставки его в минимальные сроки с минимальными транспортными издержками.
Грамотное ведение закупочных операций требует их точного правового оформления. Документ, на основе которого осуществляется закупка товаров, называется контрактом.
Контракт должен содержать:
1) преамбула, в ней указывается полное наименование юридического лица или предпринимателей. Фамилии лиц уполномоченных подписывать контракт, основание, в силу которого данные лица могут подписывать контракт (доверенность);
2) Существенные условия контракта: предмет контракта, наименование, количество, качество товара или услуги, условия поставки, цена, сроки поставки, оплаты, срок действия контракта, форс-мажорные обстоятельства, ответственность
сторон, штрафные санкции, порядок разрешения споров и арбитраж;
3) Юридический адрес и банковские реквизиты;
4) Подписи сторон.
Документальное оформление заказов. В условиях рыночной экономики использование большинством фирм в хозяйственном обороте устаревших документов введенных в прежние годы часто не удовлетворяют современным требованиям. Последнее время распространяется новая форма оформления заказов. В большинстве зарубежных фирм используется 4 экземпляра заказа. Каждый из них разного цвета (1-белый для поставщика, 2-розовый для финансового отдела, 3-голубой для материально-технического отдела, по нему отдел проверяет количество и качество товара, затем уведомляет финансовый отдел и отдел закупок о свершившейся поставке. 4-зеленый хранится для контроля в архиве).
Важное значение имеет приемка продукции и документальное оформление поставок. Приемка необходимая для удостоверения в том, что товар получен: нужного качества, в нужном количестве, от своего поставщика, в обусловленные время, месте, за оговоренную цену.
Меры по проверке качества при закупке товаров делятся на выборочный и сплошной. В целях экономии времени и финансов необходимо заботится о том, чтобы склады, места приема товаров были расположены рядом. Необходима разработка графиков поставок.
Часто для документального оформления используют следующие документы: 1) уведомление об отгрузке; 2) сопроводительное письмо; 3) копия заказа; 4) спецификация; 5) подтверждение получения поставки. В книге заказов указывается номер письма, дата, отправитель, способ транспортировки, краткое описание товаров.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
В своей работе мы пришли к следующим выводам. В рыночной экономике потребитель (покупатель) и его потребности являются абсолютно приоритетной целью производства. Достижение этой цели обеспечивает высокую прибыльность производства и высокий уровень жизни как потребителей, так и самих производителей.
Определив в результате анализа тип отношений с поставщиком, уже можно приступать и к выбору адекватной переговорной стратегии. Такой подход позволяет принимать взвешенные решения в отношении с поставщиками, планировать тактические действия исходя из обоснованной стратегии работы. Конечно, он требует дополнительных затрат времени и сил закупающего подразделения. Но в то же время позволяет сокращать затраты и повышать степень адаптации предприятия к изменяющимся рыночным условиям не только в краткосрочной, но и в долгосрочной перспективе.
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ
1. Ефимова О.В. Анализ поведения потребителей // Менеджмент и маркетинг. 2007-№1. - 110 с.
2. Басовский Л.Е. Маркетинг: Курс лекций. – М.: ИНФРА – М, 2006. – 219 с.
3. Чевертон П. Теория и практика современного маркетинга: Полный набор стратегий, инструментов и техник / Питер Чевертон. – Пер. с англ. В.Н. Егорова. – М.: ФАИР – ПРЕСС, 2006. – 608 с.
4. Шеремет А.Д., Негашев Е.В. Методика финансового анализа. - М.: 2007. - С. 206 с.
5. Алехина О.Е., Репетун Т.В., Блохина А.В. Финансовый менеджмент: Учебное пособие. Часть I. – Саратов: Издательский центр СГСЭУ, 2007. – 450 с.
6. Ефремов В.С. Стратегия бизнеса. - М.: Финпресс, 2003. - 288 с.
7. Голубков Е.П. Маркетинговые исследования. Теория, методология и практика. 2-е издание. - М.: Финпресс, 2004. - 480 с.
8. Любимов Л.Л., Ранеева Н.А. Основы экономических знаний: Учебник для 10 и 11 кл. школ и кл. с углуб. изуч. Экономики. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: Вита – Пресс, 2003. – 496 с.
9. Гаджинский А.М. Логистика: Учебник. – 9-е изд., перераб. и доп. – М.: Дашков и К, 2004. – 408 с.
10. Долгов А.П. Материальные запасы и логистические процессы в макро-экономических системах. – СПб.: Изд-во СПб ГУЭФ, 2005 – 240 с.
11. Шахова Г.Я. Современные методы управления товарно-материальными запаса-ми. – М.: Экономика, 2002. – 102 с.