Второй шаг на этом этапе (если это необходимо) – составление предварительного портрета партнера на основе данных о его служебном положении, политических взглядах, отношении к окружающим, общественной деятельности и заслугах, любимых и запретных темах для разговоров. Такую информацию обычно получают у знакомых, партнеров, клиентов, журналистов и т.п. В то же время к ней необходимо относиться осторожно, поскольку она находится под влиянием ряда субъективных обстоятельств, в частности:
¨ степени знакомства с тем, о ком идет речь ; независимости и зависимости от него; предвзятости или непредвзятости по отношению к нему.
¨ степени развитости у характеризующего тех качеств, о которых он говорит (ибо каждый меряет других, прежде всего, ориентируясь на себя); ситуацией, в которой эти качества наблюдались.
Третий шаг будет состоять в выработке стратегии беседы и ее плана, а также различных тактических «заготовок», нужда в которых может возникнуть по ходу дела. План беседы включает схему изложения материала, предопределяющую во многом ее структуру; причем этой схемой допустимо пользоваться открыто. Однако насколько близко ей следовать, определяется, исходя из значимости беседы, числа ее участников, запаса времени, а также опыта проведения подобного рода мероприятий.
Помимо плана на подготовительном этапе, составляется предварительный текст выступления, состоящий из набора ключевых понятий и слов, а также детально разрабатываются, осваиваются его отдельные фрагменты, включающие полные формулировки деловых предложений, которые должны быть сделаны партнерам.
Четвертым шагом предварительного этапа беседы может быть ее репетиция сначала наедине с собой, а затем, возможно, с кем-нибудь из коллег. Репетиции предшествует осмысление материала, запоминание очередности его изложения и отдельных фрагментов текста, так чтобы им можно было бы свободно оперировать и при необходимости точно воспроизводить по памяти (особенно это касается цифровых данных и цитат).
Пятый шаг подготовительного этапа беседы состоит в определении времени и места ее проведения; при этом необходимо учитывать их возможное влияние на результат (дома, как говориться, родные стены помогают). И все это обязательно согласовывается с партнерами.
Если участниками беседы являются сотрудники одной организации, то место беседы зависит лишь от того, где проще устанавливаются контакты. Это может быть кабинет руководителя, рабочее место подчиненного, специальная комната для заседаний, а также внеслужебная обстановка, вплоть до домашней. С посторонними лицами беседы проводятся либо в кабинете пригласившего их, либо в специальной комнате для гостей.
В любом случае желательно, чтобы помещение для беседы было светлым, с теплой окраской стен. Освещение хорошо иметь регулируемое, чего можно добиться за счет применения нескольких видов светильников (в конце дня например, яркое освещение не рекомендуется). Беседу лучше всего проводить сидя в креслах у небольших столиков (большие столы разделяют, а не сближают партнеров, особенно при размещении друг против друга, а не на стуле, где невозможно принять расслабленную позу. При неблагоприятном развитии беседы некомфортная обстановка может привести ее участников в агрессивное состояние). Кресла (стулья) должны быть одинаковой высоты, что подчеркивает равенство сторон. Участники должны иметь свободный доступ к карандашам, бумаге для записей, а также к пепельнице (но курить можно только с согласия всех присутствующих). В целом вся обстановка должна настраивать на дружеский деловой лад.
Второй этап цикла – сама беседа – начинается с приветствия и осмысления первых впечатлений о партнерах, включая их настроение, во многом обусловливающее результат. Основы восприятия партнеров, как уже было показано, закладываются на предварительном этапе и в целом формируются после первого контакта под влиянием таких обстоятельств, как «гало-эффект» (целостная оценка человека как приятого или неприятного), стереотипы, настроение в момент встречи, доминирующая потребность, защитные механизмы и т.п.
При ютом нужно учитывать, что большинство людей, часто вполне объяснимо, пытаются теми или иными способами скрыть свое «Я». Чаще всего, как показывают исследования, это делается путем использования различного рода «масок».
Одни становятся «черепахами», прячущими за непробиваемым панцирем свой внутренний мир от окружающих; другие – ощетинившимися «дикобразами», об иглы которых легко уколоться; третьи – грозно рычащими «львами», стремящимися всех напугать; четвертые – «хамелеонами», быстро приспосабливающимися к собеседнику и изменению обстановки; пятые оказываются вовсе «бесцветными», так что идентифицировать их вообще невозможно. Следующим шагом после приветствия и оценки партнеров является выяснение реального запаса времени, которым располагает каждый участник беседы, чтобы по ходу дела внести необходимые коррективы в ее предполагаемый ход и содержание.
После этого в случае, если беседа проводится с посторонними заранее приглашенными лицами, могут быть поданы кофе, чай, сухая выпечка.
Собственно беседа начинается со вступительной части, объем которой может занимать до 15% общего времени. Ее задача состоит в снятии психологической напряженности и установление контакта с собеседниками. Достигается это путем создания атмосферы взаимопонимания, проявления искреннего сочувствия к личности и делам партнеров, подчеркивая приоритетности интересов последних, одновременно привлекая их снимание к своим. Обычно инициатива здесь принадлежит хозяину или старшему по возрасту.
ã Данная курсовая рассмотрена на основе предприятия – Общество с ограниченной ответственностью «АлтайМАЗсервис»,
Задачи исследования:
1. Изучить проблему коммуникации на основе теории и практики ООО «АлтайМАЗсервиса»;
2. Проанализировать процесс коммуникации на основе ООО «АлтайМАЗсервиса»;
3. Разработать методику эффективности обмена информацией;
4. Сформулировать рекомендации для ООО «АлтайМАЗсервиса».