Зарегистрированные экземпляры расчетных и других документов (спецификации, сертификаты, качественные удостоверения и т.п.) передаются соответствующему складу как руководства при приемке и оприходовании материалов.
При несвоевременном поступлении документов от поставщика распоряжением складу на приемку груза является транспортная накладная, на которой отделом снабжения делается соответствующая надпись.
11. На предприятиях должен быть установлен порядок оперативного
контроля за поступлением материалов, а также розыска своевременно не прибывших грузов.
12. Сдача грузов, доставленных уполномоченным лицом на предприятие, осуществляется на соответствующий склад под расписку заведующего складом (кладовщика) на квитанции транспортного документа или, в части местных грузов, на документе поставщика (товарно-транспортной накладной или др.).
13. Контроль за своевременным оприходованием прибывших грузов
должен осуществляться отделом снабжения и бухгалтерией на основе
приходных документов или суточных сведений о прибывших грузах.
Порядок такого контроля определяется предприятиями в зависимости от конкретных условий их деятельности и организации снабжения.
14. Все материальные ценности, прибывающие на предприятие, должны быть своевременно оприходованы соответствующими складами.
Если в интересах производства отдельные партии материалов целесообразно направить непосредственно в цех, такие партии материалов отражаются в учете как поступившие на склад и переданные в цех или на участок. При этом в приходных и расходных документах склада и цеха (участка) делается отметка о том, что материалы получены от поставщика и выданы цеху без завоза их на склад (транзитом). Перечень материалов, которые могут завозиться транзитом непосредственно в цехи, должен быть определен и оформлен приказом по предприятию.
15. Материалы, поступающие на склады предприятий (строек), должны подвергаться тщательной проверке в отношении соответствия их
ассортименту, количеству (счету, весу, объему) и качеству, указанным в сопроводительных документах
16. Сырье, полуфабрикаты и другие материальные ценности должны приходоваться в соответствующих единицах измерения (по весу, объему, счету и т.д.). В случаях, если материал (например листовое железо) поступает в одной единице измерения (по весу), а расходуется — в другой (по счету), то его оприходование, хранение и отпуск должны отражаться в документах и аналитических регистрах одновременно в двух единицах измерения.
4. Система хранения МПЗ
1. Все запасы и продукция, не завершенная производством, должны храниться в специально отведенных местах. Одной из главных целей общей системы внутреннего контроля, организованной администрацией, является предупреждение уменьшения средств в результате каких-либо причин.
2. Убытки МПЗ в большинстве случаев могут возникать в результате хищений, неэкономного расходования или небрежного хранения, устаревания или порчи, случайной гибели, чрезмерной стоимости хранения запасов.
3. Эффективными способами борьбы с хищениями, являются надежное место хранения, закрывающееся на замок и имеющее ограниченный
доступ; 24-часовая охрана (охранники, видеокамеры, сигнализация, сторожевые собаки): одинаковые процедуры приемки и отпуска МПЗ для
всех мест хранения: полная информация о том, где и какие запасы хранятся; обеспечение сохранности МПЗ при перемещении на другое место хранения; регулярные инвентаризации с подробным анализом недостач; страхование; отпуск МПЗ только по утвержденным заявкам; дополнительные меры к сохранности дорогостоящих предметов; процедуры проверки персонала: периодические проверки выполнения всех процедур, обеспечивающих сохранность МПЗ.
4. Эффективные способы борьбы с неэкономным расходованием или небрежным хранением МПЗ состоят в следующем:
• требуемое количество материалов должно быть определено, точно, а не приблизительно;
• необходимо подобрать квалифицированный персонал, отвечающий за отпуск материалов, квалифицированный производственный персонал;
• необходимо приобрести точное измерительное оборудование, исследовать альтернативные варианты использования материалов;
• производить утилизацию и переработку отходов дорогостоящих
материалов (серебра, золота, свинца);
• проводить четкую и определенную руководством политику в отношении отходов и побочных продуктов (независимое санкционирование, процедуры представления).
5. Для предотвращения случаев потерь МПЗ по причине устаревания, порчи, случайной гибели необходимо:
• создать систему пожарной сигнализации, приобрести пожарное
оборудование и набрать обученный персонал;
• соблюдать условия хранения МПЗ (температура, свет, влажность,
вентиляция);
• постоянно поддерживать эксплуатационные свойства МПЗ, что
особенно необходимо для их дальнейшей перепродажи (особенно транспортных средств, оборудования);
• соблюдать соответствие МПЗ принятым государством стандартам
и законодательным нормам;
• проверять срок годности МПЗ и готовой продукции;
• регулярно подсчитывать израсходованные материалы для выявления устаревших, ненужных или излишних МПЗ;
• проводить регулярное снижение цен на залежавшиеся товары до
цены их возможной реализации.
5. Система отпуска МПЗ
Под отпуском сырья, материалов, конструкций, деталей, топлива и полуфабрикатов в производство понимается передача этих материальных ценностей непосредственно для изготовления продукции, а на стройках —для выполнения строительно-монтажных работ. Кроме того, сюда же можно отнести и отпуск на ремонтные и хозяйственные нужды. Отпуск указанных ценностей в кладовые цехов, участков, а также на площадки строительства следует рассматривать не как отпуск на производство, а как перемещение материальных ценностей.
При организации внутреннего контроля отпуска МПЗ следует учитывать ряд факторов.
1. Получение товаров и материалов со склада может осуществляться
только при наличии соответствующей санкции работника склада.
Должны быть обеспечены: ограниченный доступ к местам хранения; адекватный идентификационный показатель заказанных товаров; точные измерительные приборы, которые регулярно проверяются и поддерживаются в рабочем состоянии; соответствующие меры предосторожности при транспортировке опасных и изменчивых материалов.
2. Запасы со склада могут быть направлены: на производство; покупателю; в другое отделение/филиал; на испытания; для проведения выставок/рекламы или выброшены, уничтожены, возвращены поставщику.
На какую бы цель ни были использованы материалы или товары, на все должен быть утвержденный запрос.
3. Во избежание хищений и незаконного использования излишков
количество заказанных со склада материалов должно быть точно оценено. Ответственность, а такие злоупотребления возлагается на подателя заявки. Посредством анализа альтернативных вариантов неэкономное расходование материалов должно быть выявлено. Излишки материалов, не возвращенные на склад, должны определяться посредством внимательного осмотра производственной площади ответственным работником.
4. Все передачи материалов со склада должны быть соответствующим образом документированы; учтены в себестоимости: на финансовых счетах и в записях о движении и остатках товарно-материальных ценностей.
5. Сырье, материалы, топливо, полуфабрикаты и другие материальные ценности должны отпускаться в производство по весу, объему или счету, в строгом соответствии с установленными расходными нормативами и объемом производственной программы.
6. Согласованные с главным бухгалтером списки лиц, которым предоставлено право требовать со складов материалы, а также образцы их подписей должны быть сообщены соответствующему складу. Отпуск складами материалов на производство осуществляется только выделяемым для их получения работникам цехов, хозяйств, отделов, строительно-монтажных участков.
7. Отпуск материалов на производство, как правило, должен осуществляться на основе предварительно установленных лимитов.
8. Отпуск цехам, хозяйствам и участкам материалов, потребность в которых возникает периодически, должен осуществляться по требованиям. Отпуск материалов с небольшими отступлениями против количества, затребованного по первичному документу, допускается производить без получения дополнительного разрешения только в тех случаях, когда такой отпуск вызван состоянием упаковки этих материалов, их объемом,
размером, развесом и т.п.
9. Всякий сверхлимитный отпуск материала на производство и замену материалов следует оформлять выпиской специального требования.
К сверхлимитному отпуску материала относятся: дополнительный отпуск материала при перевыполнении цехом производственной программы, дополнительный отпуск на покрытие перерасхода материала, на возмещение брака и др.
Сверхлимитный отпуск материалов и замена одних видов материала другими допускается только по разрешению директора предприятия (руководителя организации), главного инженера или лиц, ими на то уполномоченных.
10. Количество отпущенных в производство массовых однородных материалов (песок, щебень, гравий, руда, уголь и др.) при невозможности отпуска их по фактическому весу или обмеру допускается определять на основе проведения периодических, не реже одного раза в месяц, инвентаризаций остатков этих материалов.
Результаты инвентаризации остатков массовых материалов должны оформляться постоянно действующей инвентаризационной комиссией путем составления акта. Состав комиссии определяется приказом руководителя предприятия по согласованию с главным бухгалтером.
11. Перемещение материалов из одного склада или кладовой цеха
(участка) на другой склад или в другую кладовую данного предприятия