· руководит разработкой стандартов предприятия материально- техническому обеспечению качества выпускаемой продукции, экономически обоснованных нормативов производственных (складских) запасов материальных ресурсов;
· обеспечивает контроль за состоянием запасом материалов и комплектующих изделий, оперативным регулированием производственных запасов на предприятии, соблюдением лимитов на отпуск материальных ресурсов и их расходованием в подразделениях предприятия по прямому назначению;
· руководит разработкой и внедрением мероприятий по повышению эффективности использования материальных ресурсов, снижению трат, связанных с их транспортировкой и храпением, использованию вторичных ресурсов и отходов производства, совершенствованию системы контроля за их расходованием, использованием местных ресурсов, выявлению и реализации излишнего сырья, материалов, оборудования и других видов материальных ресурсов;
· организует работу складского хозяйства, принимает меры по соблюдению необходимых условий хранения;
· обеспечивает высокий уровень механизации и автоматизации
транспортно-складских операций, применения компьютерных систем и
нормативных условий организации и охраны труда;
· организует учет движения материальных ресурсов на складах предприятия, принимает участие в проведении инвентаризации материальных ценностей;
· обеспечивает составление установленной отчетности о выполнении плана материально-технического обеспечения предприятия.
Так как Процесс снабжения предприятия товарно-материальными ценностями осуществляет отдел материально-технического снабжения. Документооборот процесса снабжения во многом зависит от организационной структуры этого подразделения.
Для обеспечения производственной программы соответствующими материальными ресурсами на ООО «Элитстройцентр» создаются специализированные склады для хранения основных и вспомогательных материалов, топлива, запасных частей и других материалов.
Каждому складу приказом по предприятию присваивается постоянный номер, который в последствии указывается на всех документах, относящихся к операциям данного склада. Склады ООО обеспечены весами, измерительными приборами и мерной тарой. Материальные ценности передаются на ответственное хранение материально ответственным лицам, с которыми заключены договора о полной материальной ответственности, При этом руководство ООО «Элитстройцентр» создает необходимые условия для работы и обеспечения сохранности материальных ценностей. Материально-ответственные лица организуют складской учет на складе. Он осуществляться ежедневно под постоянным контролем бухгалтерии. Бухгалтер не реже одного раза в неделю осуществлять на складах проверку своевременности и правильности оформления первичных документов и записей в карточки учета материалов.
На предприятии ООО «Элитстройцентр» учет материалов на складе осуществляют кладовщики, являющиеся материально ответственными лицами. С кладовщиком заключен типовой договор о полной материальной ответственности. От должности кладовщик может быть освобожден только после сплошной инвентаризации товарно-материальных ценностей и передачи их по акту, утвержденному руководителем.Согласно должностным обязанностям заведующий складом выполняет следующие функции:
• руководит работой склада по приему, хранению и отпуску товарно-материальных ценностей, по их размещению с учетом наиболее рационального использования складских площадей, облегчения и ускорения поиска необходимых материалов, инвентаря и т.п.;
• обеспечивает сохранность складируемых товарно-материальных ценностей, соблюдение режимов хранения, правил оформления и сдачи приходно-расходных документов;
• следит за наличием и исправностью противопожарных средств, состоянием помещений, оборудования и инвентаря на складе и обеспечивает их своевременный ремонт;
• организует проведение погрузо-разгрузочных работ на складе с соблюдением норм, правили инструкций по охране труда;
• обеспечивает сбор, хранение и своевременный возврат поставщикам погрузочного реквизита;
• участвует в проведении инвентаризаций товарно-материальных ценностей;
• контролирует ведение учета складских операций, установленной отчетности;
• принимает участие в разработке и осуществлении мероприятий по повышению эффективности работы складского хозяйства, сокращению расходов на транспортировку и хранение товарно-материальных ценностей, внедрению в организацию складского хозяйства современных средств вычислительной техники, коммуникаций и связи.
В условиях ручной обработки информации применяют однострочные документы. При этом целесообразно использовать и некоторые разновидности многострочных документов (документы с отрывными на один номенклатурный номер талонами; документы, выписываемые на несколько номенклатурных номеров, входящих в одну учетную группу или относимых на один шифр (заказ), и др.). При небольшой номенклатуре материалов могут применяться и обычные многострочные документы.
Целью проведения инвентаризация материально производственных запасов на ООО «Элитстройцентр» является обеспечение достоверности данных бухгалтерского учета. Порядок и сроки проведения инвентаризации определяются руководителем ООО «Элитстройцентр», за исключением случаев когда проведение инвентаризации обязательно (перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, при смене материально-ответственных лиц, при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества, при реорганизации или ликвидации и т.д.)
Инвентаризации подлежит все имущество ООО «Элитстройцентр» независимо от его местонахождения, в том числе находящееся на ответственном хранении, арендованное.
Для проведения инвентаризации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. В состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации ООО «Элитстройцентр», бухгалтер материального отдела и другие экономисты, техники, инженеры.
До начала проверки фактического наличия материально-производственных запасов комиссия получает последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или карточки учета материалов- это служит основанием для определения остатков товаров к началу инвентаризации по учетным данным.
Материально ответственное лицо ООО «Элитстройцентр» дает расписку о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на материалы сданы в бухгалтерию и переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Сведения о фактическом наличии материалов ООО «Элитстройцентр» записывают в инвентаризацационные описи не менее чем в двух экземплярах.
Фактическое наличие имущества при инвентаризации определяют путем подсчета, взвешивания, обмера. Руководитель ООО «Элитстройцентр» создает условия, обеспечивающие полную и точную проверку наличия имущества в установленные сроки (обеспечивает рабочей силой для перевешивания, перемещения грузов, технически исправным весовым хозяйством, мерной тарой).
Проверка фактического наличия товаров проводится при обязательном участии материально ответственных лиц.
Товарно- материальные ценности, поступающие во время проведения инвентаризации, принимает материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии, приходуются по реестру или товарному отчету после инвентаризации и заносятся в отдельную опись под наименованием «Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации».
На каждый номенклатурный номер материалов кладовщик заполняет материальный ярлык и прикрепляет его к месту хранения материалов. В ярлыке указывают наименование материалов, номенклатурный номер, единицу измерения, цену и лимит наличия материалов.
Учет движения и остатков материалов осуществляется в карточках учета материалов. На каждый номенклатурный номер открывают отдельную карточку, поэтому учет называют сортовым учетом и осуществляют его только в натуральном выражении. Карточка учета материалов является базовым документом аналитического учета, в которой хранится полный набор информации по конкретному виду материальных ценностей. В ней отражаются данные о поставщиках, о количестве учтенных документов и указания на корреспонденцию счетов. Запись в карточках кладовщик делает на основании первичных документов в день совершения операции. После каждой записи выводит остаток материалов. В связи с этим склад располагает оперативными сведениями о состоянии запасов материалов на ООО «Элитстройцентр». Первичные документы после записи их данных в карточки учета передают в бухгалтерию ООО «Элитстройцентр». Сдачу документов оформляют реестром, в котором указывают наименование и номера сдаваемых документов. Бухгалтер материального отдела принимает от материально ответственного лица первичные документы при реестрах, проверяет правильность оформления документов, проверяет их по существу совершенных хозяйственных операций, подлинности подписей должностных лиц и подтверждает правильность записей своей подписью.
Все первичные документы по движению материалов со складов ООО «Элитстройцентр» поступают в бухгалтерию.
На предприятии ООО «Элитстройцентр» учет материалов организован сальдовым методом, при котором бухгалтерия использует в качестве регистров аналитического учета карточки учета материалов, ведущиеся на складах.
Так как на предприятии ООО «Элитстройцентр» склад не автоматизирован, поэтому бухгалтер материального отдела на основании первичных документов заносит данные по движению материальных ценностей в электронную базу, выводит остатки материалов и сверяет их с данными карточек учета материалов.