2. В соответствии с требованиями инструкции по делопроизводству возвращает на доработку, редактирует, печатает проекты постановлений и распоряжений главы муниципального образования Ленинградский район и другую служебную информацию.
3. Вносит предложения по совершенствованию делопроизводства:
- проверяет основания для издания официальных документов администрации муниципального образования;
- организовывает контроль за исполнением правовых актов администрации муниципального образования;
- представляет сведения о ходе выполнения документов руководству администрации муниципального образования;
- готовит проекты постановлений о снятии с контроля правовых актов администрации муниципального образования;
- проверяет организацию и состояние дел по контролю за исполнением правовых актов в отраслевых органах администрации муниципального образования;
- оказывает методическую помощь отраслевым органам администрации муниципального образования, администрациями сельских поселений в работе с официальными документами, контролирует сроки их исполнения.
4. Совместно с архивным отделом составляет и утверждает главой муниципального образования Ленинградский район номенклатуру дел администрации муниципального образования, обеспечивает формирование документов в деле.
5. Оформляет соответствующим образом, учитывает и хранит в течение установленного срока постановления и распоряжения главы муниципального образования Ленинградский район, подготавливает и сдает их в архив.
6. По поручению руководства администрации муниципального образования запрашивает от отраслевых органов администрации муниципального образования, предприятий, учреждений и организаций информационные и справочные материалы для подготовки необходимых документов администрации, других вопросов, входящих в компетенцию общего отдела.
7. Специалисты общего отдела готовят проекты распоряжений о проведении аттестации муниципальных служащих, о назначении на должность, освобождении от должности или переводе работника на другую работу в администрации муниципального образования, о командировках, отпусках работников.
8. Организует работу по вопросам обязательного медицинского страхования в части оформления документов для выдачи, обмена и продления полисов работникам администрации муниципального образования.
9. Готовит проекты постановлений и распоряжений главы муниципального образования Ленинградский район по вопросам, находящимся в компетенции общего отдела.
10. Осуществляет печатание, размножение и рассылку документов, подготовленных работниками администрации муниципального образования, при необходимости участвует в подготовке ответов в вышестоящие органы.
11. Принимает меры к оснащению рабочих мест сотрудников аппарата администрации канцелярскими принадлежностями, современной оргтехникой, устройствами и приспособлениями, повышающими культуру управленческого труда, контролирует расходование средств, выделенных на эти цели.
12. Организует работу по рассмотрению письменных предложений, заявлений и жалоб граждан.
13. Организует работу по рассмотрению письменных обращений, поступивших через «почтовый ящик» главы муниципального образования.
14. Организует личные приемы главой муниципального образования, заместителями главы муниципального образования.
15. Организует выездные приемы главы муниципального образования.
16. Осуществляет регистрацию договоров, заключаемых от имени администрации, обеспечивает их должное хранение.
17. Общий отдел администрации имеет 3 круглые печати:
- «Общий отдел администрации муниципального образования Ленинградский район»;
- «Общий отдел №1»;
- «Кадровая служба администрации муниципального образования Ленинградский район».
18. Организует капитальный ремонт и текущий ремонт зданий администрации, ремонт офисного оборудования, мебели.
ОРГАНИЗАЦИОННАЯ РАБОТА ОБЩЕГО ОТДЕЛА
1. Численный состав определяется штатным расписанием.
2. Во время отсутствия руководителя общего отдела его обязанности исполняет специалист, который назначается распоряжением главы муниципального образования Ленинградский район, по согласованию с заместителем главы муниципального образования, руководителем аппарата администрации.
3. Руководитель отдела распределяет обязанности между работниками и сотрудниками отдела, несет ответственность за результативность работы и состояние документоведения.
4. Руководитель отдела разрабатывает и утверждает распоряжением главы муниципального образования Ленинградский район должностные инструкции сотрудников отдела. Планирует и осуществляет мероприятия по повышению квалификации работников отдела, занятых делопроизводством в аппарате администрации и ее отраслевых органах.
5. Руководитель отдела организует работу сотрудников отдела, в пределах своей компетенции, обеспечивает выполнение поручений главы муниципального образования Ленинградский район, заместителя главы муниципального образования, руководителя аппарата администрации, несет персональную ответственность за выполнение возложенных на отдел задач.
6. Руководитель общего отдела, в пределах своей компетенции, проводит работу по изучению деятельности отраслевых органов администрации, вносит предложения о мерах по улучшению организации работы отраслевых органов по вопросам делопроизводства, контроля за исполнением документов руководству администрации муниципального образования.
7. Специалисты общего отдела осуществляют:
- учет контролируемых документов, ход их выполнения, выявляют отклонения от заданий, предусмотренных в документах по срокам и объемам выполненных работ; получают информацию по контролируемым документам; проверяют их полноту и качество;
- учет исполнительской дисциплины по каждому документу и исполнителю;
- взаимодействие с учреждениями по вопросам обязательного медицинского страхования в части оформления документов для выдачи, обмена и продления полисов работникам администрации муниципального образования.
8. Сотрудники общего отдела вносят предложения о заслушивании на планерных совещаниях при главе муниципального образования или на часе контроля отчета исполнителей о неудовлетворительно выполняемых распорядительных документах.
9. Вносят предложения и организуют проверки фактического выполнения распорядительных документов непосредственно в отраслевых органах администрации.
10. Специалисты отдела участвуют в проведении семинаров по обмену опытом работы с документами в аппарате администрации муниципального образования, ее отделах, отраслевых органов администрации.
11. Специалисты отдела осуществляют работу с письменными и устными обращениями граждан.
ПРАВА ОТДЕЛА
1. Выполняя функциональные обязанности и поручения руководства администрации, работники отдела имеют право:
1) обращаться непосредственно и получать в установленном порядке от отраслевых органов администрации, а так же объединений, предприятий и учреждений, независимо от их подчиненности сведения, информацию и материалы, необходимые для выполнения возложенных на отдел обязанностей;
2) привлекать специалистов-экспертов для изучения вопросов, проведения проверок входящих в компетенцию отдела;
3) делать замечания и возвращать неправильно оформленные документы на имя главы муниципального образования Ленинградский район и его заместителей;
4) давать разъяснения справочного характера;
5) подписывать служебные документы в пределах компетенции отдела;
6) выдавать справки по запросам организаций и граждан в пределах своей компетенции;
7) созывать и проводить совещания по вопросам, входящим в круг деятельности общего отдела, привлекать для участия в них специалистов отраслевых органов администрации и других организаций;
8) приглашать в случае необходимости для участия в приеме граждан главой муниципального образования специалистов и должностных лиц в соответствии с вопросами, поднимаемыми заявителями;
9) организовывать «круглые столы» и «горячие линии», телефоны доверия и иные разнообразные формы работы с населением.
2. Работники отдела имеют право принимать участие в рассмотрении вопросов, связанных с деятельностью отдела в отраслевых органах администрации.
3. Деятельность общего отдела строится в тесном взаимодействии с отраслевыми органами администрации.
ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
1. Отдел несет ответственность за четкое ведение контроля исполнения служебных писем, постановлений, распоряжений как собственных, так и поступивших из вышестоящих инстанций:
- за своевременное получение, регистрацию и передачу документов исполнителю;
- за правильное оформление служебной корреспонденции, сохранность документов;
- за соблюдение сроков исполнения документов находящихся на контроле;
- за разглашение сведений, содержащихся в документах.
2. Руководитель отдела несет персональную ответственность в соответствии с действующим законодательством:
- за невыполнение возложенных на отдел задач и функций;
- неправильный подбор и расстановку кадров;
- неудовлетворительное состояние трудовой дисциплины подчиненных,
- невыполнение обязанностей и не использование прав, предусмотренных настоящим Положением и должностной инструкцией.
3. Работники общего отдела администрации муниципального образования Ленинградский район несут ответственность за халатное отношение к выполнению своих должностных обязанностей, утрату служебной и иной корреспонденции, поступившей в администрацию муниципального образования Ленинградский район, нарушение правил этикета в отношении с работниками и гражданами.