Аудит системы менеджмента качества (стр. 6 из 9)

Если это предусмотрено целями аудита, то должны быть представлены рекомендации по улучшению с указанием, что они не носят обязательного характера.

6.6 Подготовка, утверждение и рассылка отчета (акта) по аудиту

6.6.1 Подготовка отчета (акта) по аудиту

Руководитель группы по аудиту отвечает за подготовку и содержание отчета (акта) по аудиту.

Отчет (акт) по аудиту должен содержать полные, точные, лаконичные и понятные записи по
аудиту и отражать:

а) цели аудита;

b) область аудита, в частности, идентификацию проверенных структурных подразделений или процессов, и охватываемый аудитом период времени;

c) идентификацию заказчика аудита;

d) идентификацию руководителя и членов группы по аудиту;

e) время и место проведения аудита;

f) критерии аудита;

g) наблюдения аудита;

h) заключения по результатам аудита.

При необходимости в отчет (акт) по аудиту должны быть включены:

i) план аудита;

j) список представителей проверяемой организации;

k) итоги проведения аудита, включая неопределенности и/или любые встретившиеся препятствия при его проведении, которые могут уменьшить достоверность заключения по результатам аудита;

l) подтверждение достижения целей аудита в пределах области аудита в соответствии с планом аудита;

m) области, находящиеся в области аудита, но не охваченные аудитом;

n) неразрешенные противоречия между группой по аудиту и проверяемой организацией;

o) рекомендации по улучшению, если это предусмотрено целями аудита;

p) согласованный план действий по результатам аудита;

q) заявление о конфиденциальном характере информации, содержащейся в отчете;

r) перечень рассылки отчета по аудиту.

6.6.2 Утверждение и рассылка отчета (акта) по аудиту

Отчет (акт) по аудиту должен быть подготовлен в согласованные сроки. Если это невозможно, то о причинах задержки необходимо сообщить заказчику аудита и согласовать новый срок его подготовки.

Отчет (акт) по аудиту должен быть датирован, проанализирован и утвержден в соответствии с процедурами программы аудита.

Отчет (акт) по аудиту должен быть разослан согласно перечню рассылки, определенному заказчиком аудита.

Отчет (акт) по аудиту является собственностью заказчика аудита. Члены группы по аудиту и адресаты согласно перечню рассылки отчета (акта) должны соблюдать требования конфиденциальности.

6.7 Завершение аудита

Аудит считается завершенным, если все процедуры, предусмотренные планом аудита, выпол-нены и утвержденный отчет (акт) по аудиту разослан.

Документы, имеющие отношение к аудиту, следует хранить или уничтожать на основании соглашения между участвующими сторонами в соответствии с процедурами программы аудита, соглашением между сторонами и в соответствии с действующим законодательством, нормативными требованиями и требованиями контрактов.

Если это не предусмотрено законом, группа по аудиту и ответственные за управление программой аудита не должны раскрывать содержимого документов и другой информации, полученной во время аудита, или отчетов по аудиту любой другой стороне без разрешения заказчика аудита и, где это
требуется, разрешения проверяемой организации. Если необходимо раскрыть содержание документов аудита, заказчик аудита и проверяемая организация должны быть своевременно проинформированы об этом.

6.8 Действия по результатам аудита

Заключения по результатам аудита могут указывать на необходимость корректирующих, предупреждающих действий или при необходимости действий по улучшению. Последующие действия не рассматривают как часть аудита, и вопрос об их проведении в согласованные сроки обычно решает проверяемая организация, которая должна информировать заказчика аудита о выполнении этих
действий.

Завершение и результативность корректирующих действий должны быть верифицированы.
Верификация может быть частью последующего аудита.

Программа аудита может предусматривать выполнение последующих действий членами группы по аудиту, которые могут добавить ценность аудиту своей экспертной оценкой. В таких случаях следует позаботиться об обеспечении независимости при проведении последующих аудитов.

7 Компетентность и оценка аудиторов

7.1 Общие положения

Доверие к аудиту зависит от компетентности аудиторов. Аудиторы должны продемонстрировать:

– личные качества, изложенные в 7.2;

– способность применить знания и навыки, изложенные в 7.3, приобретенныево время учебы, работы, стажировки и опыта при проведении аудита, изложенные в 7.4.

Концепция компетентности аудиторов показана на рисунке 4. Некоторые знания, навыки, изложенные в 7.3, являются общими для аудиторов систем менеджмента качества и систем экологического менеджмента, а некоторые – специфичными для аудиторов по отдельным дисциплинам.

Аудиторы улучшают, поддерживают и совершенствуют свою компетентность в процессе постоянного профессионального развития и регулярного участия в аудитах в соответствии с 7.5. Процесс оценки аудиторов и руководителей групп по аудиту приведен в 7.6.

КачествоОкружающая среда

Общие

Знания

навыки

(7.3.1 и 7.3.2)

Определенные

знания и навыки

в области охраны

окружающей среды

(7.3.4)

Рисунок 4 – Концепция компетентности

7.2 Личные качества

Личные качества аудиторов должны позволять им действовать в соответствии с принципами проведения аудита. Аудитор должен быть:

а) порядочным, справедливым, искренним, честным, выдержанным и рассудительным;

b) открытым – воспринимать альтернативные идеи или точки зрения;

c) дипломатичным – умеющим тактично взаимодействовать с людьми;

d) наблюдательным – активно знакомиться с окружением и деятельностью;

e) проницательным – интуитивно оценивать ситуации;

f) гибким – быть готовым к различным ситуациям;

g) упорным – настойчивым, ориентированным на достижение целей;

h) решительным – своевременно принимать решения на основе логических соображений и анализа;

i) самостоятельным – действовать и выполнять свои функции независимо, в то же время результативно сотрудничать с другими.

7.3 Знания и навыки

7.3.1 Общие знания и навыки аудиторов систем менеджмента качества и систем управления
окружающей средой

Аудиторы должны знать:

а) принципы, процедуры и методы аудита, для того чтобы иметь возможность выбирать и применять их при проведении аудита надлежащим образом. Аудитор должен быть способен к выполнению следующих действий:

– применению принципов, процедур и методов аудита;

– результативному планированию организации работ;

– проведению аудита в течение установленного срока;

– установлению приоритетов и ориентации на существенных моментах;

– сбору данных посредством результативного опроса, выслушивания, наблюдений и анализа документов, записей и данных;

– пониманию соответствующих методов и результатов выборочного исследования для аудита;

– проверке точности собранных данных;

– подтверждению достаточности и приемлемости аудита для подкрепления наблюдений аудита и заключений по результатам аудита;

– оценке факторов, влияющих на достоверность наблюдений и заключений по результатам аудита;

– использованию рабочих документов для записи деятельности при аудите;

– подготовке отчетов по аудиту;

– сохранению конфиденциальности информации;

– результативному обмену информацией посредством личных знаний языка или с помощью переводчика;

b) системы менеджмента и ссылочные документы для применения критериев аудита. Знания и навыки в этой области должны охватывать:

– применение систем менеджмента к различным организациям;

– взаимодействие процессов системы менеджмента;

– стандарты по системе менеджмента качества или системе экологического менеджмента, применяемые процедуры или другие документы по системам менеджмента, используемые в качестве
критериев аудита;

– различия и приоритеты ссылочных документов;

– применение ссылочных документов к различным ситуациям при аудите;

– системы информации и методы санкционирования доступа, обеспечения безопасности, рассылки и управления документами, данными и записями;

c) организационные моменты для понимания принципов работы проверяемой организации. Знания и навыки в этой области должны охватывать:

– размеры, структуру, функции организации и взаимосвязи ее подразделений внутри нее;

– общие бизнес-процессы и соответствующую терминологию;

– культурные и социальные обычаи проверяемой организации;

d) применяемые законы, технические регламенты и другие требования, относящиеся к применяемой организации. Для работы в этой области необходимые знания и навыки должны охватывать:

– местные, региональные и национальные кодексы, законы, нормативные правовые акты и технические регламенты;