Влияние процесса коммуникаций на эффективность управления организацией 2 (стр. 3 из 5)
Кроме того, исследования, проведенные социологами в малых группах, показали, что различные сети коммуникации неравноценны по своим качественным характеристикам и, следовательно, их эффективность для организации неодинакова. Эти характеристики и их оценки приведены в таблице 1.1. в приложении.
Все эти особенности коммуникационных сетей необходимо учитывать при формировании и развитии организационной структуры.[5]
Проблемы коммуникационного процесса в организации.
Такими проблемами довольно часто являются проблемы в межличностных контактах из-за психологических различий в восприятии. Люди интерпретируют одну и ту же информацию по–разному в зависимости от образования, жизненного опыта, потребностей и т.д. Очень важен характер взаимоотношений между руководителем и подчиненным. В атмосфере доверия расширяются информационные потоки, и повышается точность информации: если руководители честны и открыты, информируя своих подчиненных, последние отвечают им тем же.
Другая часть проблем связана с так называемыми семантическими барьерами. Они проявляются в том, что слова-символы, используемые для кодирования информации, могут иметь разные значения для разных людей в зависимости от их профессии, социального статуса, национально-культурных различий, должности. Ситуация осложняется тем, что во многих организациях, а иногда даже в их структурных подразделениях, вырабатывается собственный жаргон, что также может служить источником смысловых искажений.
Кроме слов (основного средства кодирования) в информационных обменах используются также и невербальные символы, например, выражения лица, позы, жесты, интонации, которые способны существенно изменять смысл произносимых слов. Согласно исследованиям психологов, значительная часть речевой информации воспринимается не через слова, а через язык жестов, поз и интонацию. Невербальные символы способны существенно исказить смысл передаваемого сообщения и создать дополнительные проблемы в общении.
Проблемы, возникающие в межличностных информационных обменах, имеют психологическую природу и разрешаются, прежде всего, путем повышения психологической культуры менеджеров и, в частности, совершенствованием навыков делового общения. Однако трудности в процессах коммуникации могут быть вызваны и причинами иного – организационного характера.
· Фильтрация. В организации существует необходимость отбора или фильтрации сведений, чтобы при обмене информацией между подразделениями или уровнями управления направлять получателю только те сообщения, которые его касаются. Для ускорения движения информации и придания сообщению большей ясности информацию определенным способом «сжимают»: упрощают, обрабатывают. Это может привести к отсеиванию одних и акцентированию других сведений, искажающих содержание информации.
Кроме того, сообщения, передаваемые на вышестоящие уровни организационной иерархии, довольно часто искажаются из-за сложившейся тенденции снабжать руководителей только положительно воспринимаемой информацией.
· Перегрузка каналов связи – другая причина трудностей в организационных коммуникациях. Она вызвантся как элементарной нехваткой технических средств связи и обработки информации, так и избыточностью информационных потоков.
· Нерациональная организационная структура - еще одна причина, способная вызывать проблемы в коммуникациях. Если структура организации продумана плохо, вызывает дублирование функций, задач и полномочий, это неизбежно приводит и к параллельным потокам информации, ее искажениям и замедлению движения. Нерациональная структура может также вызывать конфликты между различными подразделениями и отдельными руководителями, что естественно создает серьезные проблемы при обмене информации и принятии управленческих решений. [6]
Эффективность коммуникационного процесса.
Невозможно количественно оценить эффективность коммуникационного процесса. Но на его эффективность влияет множество факторов.
В оценке эффективности коммуникационного процесса свою роль играет количество каналов связи: при обмене информацией желательно не ограничиваться одним каналом, необходимо иметь минимальное количество каналов, но при этом должно быть их определенное сочетание (например, письменный и устный).
Не менее важную роль играет правильность оформления сообщения: нужно как можно яснее изложить идею, чтобы она была наиболее точно понята получателем.
Коммуникационный процесс можно назвать эффективным, когда между отправителем сообщения и его получателем достигнуто взаимопонимание, поэтому обратная связь очень важна при оценке эффективности коммуникационного процесса. Ее наличие во много раз повышает его эффективность, и способствует достижению взаимопонимания. Тогда и коммуникации являются эффективными и проблемы и задачи за счет достигнутого взаимопонимания решаются взаимовыгодно для обеих сторон.
Способы совершенствования коммуникационных процессов в организации
Последние достижения в области информационной технологии способствуют совершенствованию обмена информацией в организации.
Персональный компьютер уже оказал огромное воздействие на информацию, которую руководители, вспомогательный персонал и рабочие рассылают, получают.
Глобальная сеть Internet дает большие возможности в получении и обмене информацией. С ее помощью можно общаться на больших расстояниях, находясь в разных городах и даже странах. Это удобно, например, в проведении совещаний, или в решении каких – либо важных вопросов.
Электронная почта дает работникам возможность направлять письменные сообщения любому человеку в организации. Это должно уменьшить традиционно неиссякаемый поток телефонных разговоров. Кроме того электронная почта - эффективное средство связи между людьми.
Последние нововведения в системах телефонной связи позволяют одному человеку направить несколько сообщений разным людям, а затем позвонить и получить ответы, а исходные сообщения.
В ходе видеоконференции люди, находящиеся в разных местах, в том числе и в разных странах, обсуждают всевозможные проблемы, глядя друг другу в лицо.[7]
Организационно – экономическая характеристика ООО «ПК «БСЗ»
Бежицкий сталелитейный завод основан в 1935 году, как заготовительное предприятие для вагоностроительных и паровозостроительных заводов.В предвоенные годы (1935 – 1941 гг.) освоил производство стальных заготовок для вагонов и паровозов, сцепное устройство, и ряд отливок для сельского хозяйства. В 1976 году завод достиг максимального выпуска стального литья – 184,2 тыс. тонн.С 1 января 2004 года ОАО «БСЗ» стал ООО «ПК «БСЗ».В настоящее время на ООО «ПК «БСЗ» работает около 4 тысяч человек, территория ООО «ПК «БСЗ» составляет 102,5 га земли с коэффициентом застройки 38%. Общая развернутая площадь всех зданий составляет 233834  , протяженность железнодорожных путей на территории предприятия 25,6 км, что дает возможность обеспечить грузооборот 814,8 тыс тонн в год. В составе ООО «ПК «БСЗ» 5 основных цехов, железнодорожный и автотранспортный цеха, 5 ремонтных и вспомогательных цехов участков, цех по производству инструмента и всех видов технологической оснастки для литейного и обрабатывающего производства. Общая организационно-экономическая характеристика предприятия указана в табл. 2.1. в приложении. Сегодня это одно из крупнейших предприятий по выпуску стального литья для изготовления и ремонта железнодорожного транспорта. Завод выпускает каркасы тележек для грузовых вагонов, надрессорные балки, рамы, автосцепки, буксы и многое, многое другое. Продукция и услуги:
|
Особенности коммуникационного процесса на ООО «ПК «БСЗ»