Анкеты следует составлять таким образом, чтобы наряду с производственными целями они могли служить и кадровому планированию.
Информация о персонале представляет собой совокупность всех оперативных сведений, а также процессов их обработки для кадрового планирования.
Информация о персонале должна отвечать следующим требованиям:
· простоты - это значит, что информация нее должна содержать столько данных и только в том объеме, сколько необходимо в данном конкретном случае;
· наглядности - сведения должны быть представлены таким образом, чтобы можно было быстро определить главное, избежать многословия. Для этого нужно использовать таблицы, графики, цветное оформление материала;
· однозначности - сведения не должны быть не ясными, в их толкование следует следить за семантической, синтаксической и логической однозначностью материала;
· сопоставимости - сведения должны приводиться в сопоставимых единицах и относиться к поддающимся сравнению объектам как внутри организации, так и вне ее;
· преемственности - сведения о кадрах, подаваемых за разные временные периоды, должны иметь одну методику подсчетов и одинаковые формы представления;
· актуальности - сведения должны быть свежими, оперативными и своевременными, т. е. представляться без опозданий.
Планирование потребностей в персонале является начальной ступенью процесса кадрового планирования и базируется на данных об имеющихся и запланированных рабочих местах, плане проведения организационно-технических мероприятий, штатном расписании и плане замещения вакантных должностей. При определении потребности в персонале в каждом конкретном случае рекомендуется участие руководителей соответствующих подразделений.
3.1 Привлечение персонала
Задачей планирования привлечения персонала является удовлетворение в перспективе потребности в кадрах за счет внутренних и внешних источников.
Преимущества и недостатки внутренних и внешних источников привлечения персонала приведены в таблице 3.1.
Таблица 3.1.
Преимущества и недостатки внутренних и внешних источников привлечения персонала
| Преимущества привлечения | Недостатки привлечения |
| Внутренние источники привлечения персонала | |
| Появление шансов для служебного роста (повышение степени привязанности к организации, улучшение социально-психологического климата на производстве)Низкие затраты на привлечение кадровПретендентов на должность хорошо знают в организацииПретендент на должность знает данную организациюСохранение уровня оплаты труда, сложившегося в данной организации (претендент со стороны может предъявить более высокие требования в отношении оплаты труда, существующей на рынке труда в данный момент)Быстрое заполнение освободившейся штатной должности, без длительной адаптацииОсвобождение занимаемой должности для роста молодых кадров данной организации«Прозрачность» кадровой политикиВысокая степень управляемости сложившейся кадровой ситуации Возможность целенаправленного повышения квалификации персоналаПоявление возможности избежать всегда убыточной текучести кадровРост производительности труда (если перевод на новую должность совпадает с желанием претендента) Решается проблема занятости собственных кадровПовышение мотивации, степени удовлетворенности трудом | Ограниченные возможности для выборов кадров Возможности появления напряженности или соперничества в коллективе в случае появления нескольких претендентов на должность руководителяПоявление панибратства при решении деловых вопросов, так как только вчера претендент на должность руководителя был наравне с коллегамиНежелание отказать в чем-нибудь сотруднику, имеющему большой стаж работы в данной организацииСнижение активности рядовых работников, претендующих на должность руководителя, так как автоматическим приемником является заместитель руководителяКоличественно перевод на новую должность не удовлетворяет потребность в кадрахУдовлетворяется потребность только качественная, но через переподготовку или повышение квалификации, что связано с дополнительными затратами |
Продолжение таблицы 3.1.
| Преимущества привлечения | Недостатки привлечения |
| Внешние источники привлечения кадров | |
| Более широкие возможности выбораПоявление новых импульсов для развития организацииНовый человек, как правило, легко добивается признанияПрием на работу покрывает абсолютную потребность в кадрах | Более высокие затраты на привлечение кадровВысокий удельный вес работников, принимаемых со сторон, способствует росту текучести кадровУхудшается социально-психологический климат в организацииВысокая степень риска при прохождении испытательного срокаПлохое знание организацииДлительный период адаптацииБлокирование возможностей служебного роста для работников организации |
3.2 Процесс отбора персонала
В то время как задача предыдущего этапа работы - привлечение работников на производство, стремление создать, возможно больший резерв людей, которые желают работать в конкретной организации, процесс отбора имеет своей целью отобрать и исключить тех, кто будет признан не способным выполнять профессиональные действия, соответствующие определенной вакантной должности. Для этих целей используются такие методы, как заполнение анкеты, анализ данных трудовой книжки, личные беседы работников отдела кадров, характеристики с предыдущего места работы и рекомендации лиц, знающих поступающего.
Если свободных мест нет, то заслуживающее внимания кандидаты могут быть зачислены в резерв и привлечены в организацию по мере появления вакантной должности. Для облегчения работы по каждому виду работ с учетом ее сложности должны быть разработаны базовые вступительные стандарты, такие как: минимум образования, требования к состоянию здоровья, возрастные ограничения, минимальные требования общеобразовательного и специального характера и т. п. Все те, кто удовлетворяет этим требованиям, проверяются далее с целью выявления специфических склонностей, способностей и профессиональных навыков, чтобы предоставить им работу, наиболее соответствующую их возможностям. Иными словами, порядок отбора таков: сначала приводится отбор для организации или предприятия в целом, а затем - дифференцированно - распределение отобранных кандидатов по должностям, которым они соответствуют.
Примерная схема процедура отбора
Ниже прилагается модель программы отбора, которой можно с успехом пользоваться на практике при условии ее корректировки применительно к конкретным условиям предприятия.
В тех случаях, когда в подборе кадров участвует региональная биржа труда, в качестве предварительного этапа добавляется собеседование на бирже.
Решение о зачислении работника на конкретные должности в конкретные подразделения принимается руководителями трудовых коллективов. После принятия решения о зачислении эти руководители сообщают об этом в отдел кадров, который и осуществляет процедуру зачисления. Предварительное интервью может носить коллективный характер.
Проведение бесед на должность - очень важный и требующий высокой квалификации сотрудника. В ходе беседы должна быть получена не только информация о предыдущей трудовой карьере претендента, но и проведена его комплексная оценка: профессиональная и личностная.
3.3Организация процесса распределения персонала.
Важным элементом работы с кадрами является правильная организация процесса распределения уже работающих лиц по рабочим местам. Смысл ее состоит в том, чтобы направить работников именно на те рабочие места, где они могут быть использованы с максимальным эффектом. Эта работа падает на плечи как на администрацию, которая принимает окончательное решение о назначении работника на должность, так и на работников отделов кадров, которые на основе процедуры отбора (беседы,. Тестовых испытаний и т. п.) - дают линейному персоналу рекомендации о возможности использования поступающего, а затем документально и юридически оформляют прием. Здесь очень важно добиваться максимального соответствия между потребностями предприятия в целом и запросами, интересами и склонностями самого работника.
Такое распределение на практике базируется на так называемом «моделировании среднего работника» для каждой должности. При расчете этого «среднего» представителя профессии учитывается:
· комплекс социально - демографических (возраст, образование, социальное положение);
· производственных (выполнение норм выработки, занятие рационализацией, качество выполняемой работы, состояние трудовой дисциплины, поощрения за работу);
· профессионально - квалификационных (стаж по данной профессии, квалификация в разрядах, повышение квалификации),
· моральных (отношение к труду);
· семейно - бытовых (состав семьи, доход на члена семьи, жилищные условия);
Окончательное решение о назначении кандидата принимается лишь после прохождения им всех этапов практической проверки.
3.4 Введение вновь принятых работников в курс дела
Введение должно проводиться в первые дни работы. Оно имеет целью детальное ориентирование работников в объективных и субъективных условиях, под влиянием которых будет проходить их трудовая деятельность. Новый работник должен быть подробно ознакомлен с содержанием работы, которую он будет выполнять, и с ее местом в производственном процессе; со своим начальниками, подчиненными и сотрудниками, с организацией процесса производства (рабочее время, оплата труда и т. п.), со структурой организации, с деятельностью общественных организаций и т. п. Знание всей этой информации с самого начала оказывает влияние на его поведение. Появляется возможность устранения причин отрицательного отношения к выполняемой работе из-за некачественной исходной информации.