Функционирование в рыночных отношениях сопряжено для большинства производственных организаций с необходимостью действовать в более сложной, подвижной и неопределённой внешней среде. Для строительных организаций ситуация отягощается глубоким кризисом и спадом в инвестиционной сфере, что обостряет действия факторов, определяющих выживание фирм.
Организационная структура ООО «Монолитспецстрой» низко соответствует принципам гибкости и целевой определённости. Это объясняет необходимость для данной строительной организации комплексной структурной реорганизации.
Основными причинами, определяющими необходимость совершенствования организационной структуры управления данной строительной организации, являются следующие:
1. Развитие рыночных отношений формирует новую внешнюю экономическую среду, характеризующуюся высокой подвижностью и неопределённостью, существующая же линейно-функциональная структура ООО «Монолитспецстрой» отличается жёсткостью и не способна к адаптации во внешней среде.
2. Формирование строительного рынка в нашей стране создаёт систему заказов на строительство на основании заключённых с заказчиком контрактов. Это повышает ответственность линейных руководителей объектов и требует соответствующих полномочий, которые не предоставляются существующей организационной структурой.
3. Повышение самостоятельности предприятия предоставляет ему, с одной стороны, широкую возможность выбора путей дальнейшего развития, с другой стороны – усиливает ответственность за рациональное использование имеющегося производственного потенциала, что требует изменения содержания существующих функций, появление новых.
4. Производство вызывает перезагруженность высших руководителей текущими задачами, удлиняет коммуникационные каналы, тогда как быстро изменяющаяся среда требует быстрого принятия решений.
В качестве объективных сил, вызывающих необходимость в совершенствовании организационной структуры в данной строительной фирме, выступают изменения во внешней среде предприятия, а также изменения в целях, процессах и элементах организационной системы.
Изменение представлений работников предприятий о желаемом состоянии организационной структуры представляет собой субъективный фактор структурного развития.
2.1. Диагностика существующей организационной структуры
Организационная структура предприятия– это набор типичных форм взаимодействия между сотрудниками компании. Различают формальную и неформальную структуры организаций.
Их неоптимальное соотношение свидетельствует или о высокой степени бюрократизации или об отсутствии необходимой степени формализации в работе компании.
Часто руководитель не может принять необходимое решение, т.к. не обладает достаточно объективным взглядом на ситуацию. Диагностика организационной структуры, оценка внутренних процессов и методов управления позволяет представить руководителю наиболее реальную картину происходящего.
Естественно, любое воздействие на организацию невозможно без тщательной диагностики.
Цель: Целью исследований является обеспечение ясной "картой местности", которая укажет не только местонахождение, но и все возможные пути дальнейшего движения.
Метод:Так как диагностика организационной структуры включает в себя разнообразное количество методов, таких как включенное наблюдение за процессом работы (фотография рабочего дня), анализ операций, изучение рабочих мест и нормативной документации, интервьюирование и анкетирование руководства, определение объема полномочий руководителей подразделения и так далее, требующих определённых навыков и ресурсов, в силу возможностей, предоставленных мне исследуемой фирмой, мною было выбрано в качестве метода диагностики существующей организационной структуры в данной строительной фирме анкетирование руководства, определение объема полномочий руководителей подразделения и так далее.
Результат: Указываются сильные и слабые стороны конфигурации, даются рекомендации по совершенствованию организационных структур управления.
Форма результата диагностики может быть различной: от консультаций в виде обратной связи с руководством компании и отчетов о системе управления, слабых местах и причинах "неполадок" до прогнозирования развития конкретной ситуации и рекомендаций относительно решения существующих в компании проблем.
В ходе диагностики организационной структуры изучается:
1. оптимальность распределения функций на предприятии (например, дублирование функций);
2. степень формализации основных бизнес – процессов в компании (размытость зон ответственности за какие – либо функции, дублирование организационного порядка, степень функциональности существующих должностных инструкций и так далее);
3. методы принятия управленческих решений (степень управляемости компанией);
Полученную в ходе диагностики информацию можно использовать для эффективной реорганизации данной строительной фирмы; для повышения уровня управляемости компании (увеличение количества реализованных решений); для оптимизации основных бизнесов – процессов.
С помощью приведенной анкеты, представленной в приложении 3 можно провести экспресс-диагностику уровня организационного развития строительной фирмы ООО «Монолитспецстрой».
В результате диагностики организационной структуры получаем объективную информацию о состояния организационной структуры фирмы ООО «Монолитспецстрой», на основании которой можно судить о степени её эффективности.
Проанализировав полученные данные, после проведения анкетирования, можно сделать следующие выводы:
- данная строительная фирма имеет средний уровень организационного развития;
- система управления имеет ряд типичных дисфункций, которые заметно влияют на эффективность бизнеса.
- внутренние процедуры отлажены не очень четко, имеются недостатки в распределения полномочий. Видимо, построение организации не полностью соответствует задачам мотивирования персонала и его ориентации на цели компании;
- руководство уделяет недостаточно внимания структурным вопросам;
Желательна комплексная реорганизация или реформирование отдельных существенных блоков системы управления.
2.2. Анализ существующих организационных структур управления строительных фирм
Большинство существующих отечественных методик по анализу организационных структур оценивают количественные параметры фактической структуры на степень соответствия их нормативным значениям. Однако в условиях быстро меняющейся среды происходит постоянное «старение» разработанных нормативов. В связи с этим, большое значение приобретает анализ организационной структуры управления на соответствие требованиям факторов внешней и внутренней среды предприятия.
Нестабильная среда требует постоянного отслеживания изменений внутренних и внешних факторов и оценку их воздействия на организационную структуру управления.
В нестабильной среде анализ организационной структуры должен базироваться на следующих принципах:
- расширение границ анализируемого объекта;
- перспективность;
- комплексность;
- приоритетность анализа внешних факторов;
- непрерывность;
- ориентация на принятие решений по структурному совершенствованию.
В качестве объектов анализа при оценке организационной структуры предлагаются фактические и прогнозируемые характеристики внешних факторов, цели, элементы и процессы организационной системы, организационная структура предприятия в целом и его отдельных звеньев.
Целями анализа организационной структуры фирмы являются:
- анализ организационной структуры управления на соответствие требованиям внешней среды, целей, элементов и процессов организационной системы;
- оценка степени соответствия фактической организационной структуры управления проектируемой структуре;
- оценка структуры на соответствие принципам организационного построения.
Описанные выше цели определяют соответствующие направления анализа организационной структуры управления.
В случае уверенности в рациональности проектной или документально регламентируемой структуры предприятия необходимо проанализировать отклонения от неё фактической структурной модели. Для этого предлагается определить степень соответствия фактического числа уровней управления проектному; уровень соответствия фактического количества организационных звеньев проектному; фактической численности промышленно-производственного персонала, проектной; уровень соответствия интенсивности связей; соответствия фактической степени централизации проектной и так далее.
Если рациональность проектной организационной структуры управления сомнительна, полезным является оценка фактической структурной модели на соответствие принципам рационального структурного построения, более подробно которые будут рассмотрены далее.
В качестве источников информации для расчёта перечисленных выше показателей выступают устав предприятия, формальная организационная схема, положения об отделах, должностные инструкции, штатное расписание, схемы документооборотов, схема производственной структуры, различные нормативы и стандарты предприятия, статистическая, бухгалтерская отчётность и другие документы.[1]
Так как процедура анализа организационной структуры управления достаточно сложная и для его проведения необходима достоверная и качественная информация об исследуемой фирме, статус которой определяется как секретный, «добыча» такой информации не представляется возможной, то при анализе будут оцениваться не все показатели. Кроме того, эту информацию можно получить только в результате проведения на исследуемом предприятии крупномасштабных исследований.