Все предложения направлять непосредственно директору ОГУ «БелИФ», который назначается ответственным за разработку системы показателей эффективности внедрения системы Мотив.
Организация процесса внедрения СЭД
Основными задачами автоматизации документооборота являются:
- Интеграция технологий делопроизводства в единый процесс;
- Ликвидация бумажного потока, автоматизация рутинных операций;
- Автоматизация процесса прохождения документов внутри предприятия и за его пределами;
- Формирование алгоритмов прохождения документов в соответствии с технологическим циклом (разработка, согласование, утверждение документов);
- Документационная поддержка бизнес-процессов;
- Планирование и управление ресурсами предприятия в рамках существующих бизнес-процессов;
- Автоматизация административно-управленческих функций (оперативное формирование указаний, распоряжений, контроль за их выполнением);
- Организация и контроль деятельности персонала, учет и планирование рабочего времени;
- Обеспечение оперативного обмена официальными документами (служебными записками, письмами, заявками, нормативными материалами и т.п.) для организации взаимодействия персонала, отдельных подразделений предприятия;
- Обеспечение рассылки и приема документов через внешние системы;
- Формирование и накопление базы данных электронных документов любых типов с возможностями многокритериального поиска как по содержимому документов, так и по сложным логическим условиям.
Стратегия автоматизации
Понятие «стратегии автоматизации» обычно означает выбор того набора бизнес-процессов, действий или операций, которые совершаются сотрудниками, клиентами и партнерами или другими участниками внешней среды при взаимодействии с компанией для достижения поставленных целей.
Нами выбрана стратегия автоматизации по участкам, которая представляет собой процесс автоматизации документооборота отдельных производственных или управленческих подразделений предприятия, объединенных по функциональному признаку. Этот способ этот способ был выбран так как: инвестиционные ресурсы ОГУ «БелИФ» недостаточны для решения задачи автоматизации документооборота в полном объеме; существуют участки, где применение СЭД дает значительный экономический эффект, например за счет сокращения персонала; технология работы или иные условия не позволяют обходиться без применения автоматизированных систем документооборота.
Автоматизация по направлениям
Автоматизация документооборота будет вестись по направлениям деятельности, таким как управление, ведение проектов по заказам органов государственного управления и местного самоуправления, управление финансами и т.п.
Этапы внедрения СЭД Мотив
Для более эффективного внедрения и эксплуатации СЭД Мотив необходима адаптация системы по следующим направлениям:
· Разработка подсистемы прав и полномочий на документооборот предприятия;
· Разработка маршрутных схем документов и дополнительных процедур обмена информацией.
· Настройка модулей и подсистем Контроль исполнения поручений, Электронный документооборот, Электронная библиотека; подсистемы администрирования.
· Тестирование системы: испытание всех программных составляющих на отказоустойчивость и корректность настройки.
Календарный план работ по внедрению СЭД Мотив представлен в виде таблицы.
Таблица 3.7 Календарный план работ по внедрению системы Мотив в ОГУ «БелИФ»
| № п/п | Перечень работ | Срок выполнения | Отчетность |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| Продолжение табл. 3.7 | |||
| 1 | Анализ алгоритмов формирования, хранения, обработки, анализа, передачи, отображения, документирования информации и доступа к ней при отработке сообщений о проектах, работах и оперативном управлении в ОГУ «БелИФ» | В течение недели с момента издания приказа по ОГУ «БелИФ» о переходе на систему электронного документооборота Мотив | Документ: Описание алгоритмов формирования, хранения, обработки, анализа, передачи, отображения, документирования информации и доступа к ней |
| 2 | Определение состава средств информационных и коммуникационных технологий, методов, алгоритмов и программ автоматизации решения поставленных задач, изучение информационных технологий в организациях и на предприятиях бизнес контактов | В течение недели с момента издания приказа по организации | Документ: Описание состава средств информационных и коммуникационных технологий, методов, алгоритмов и программ автоматизации решения поставленных задач |
| 3 | Установка программного обеспечения и внедрение программных модулей системы оперативного управления и документооборота «Мотив».· Инсталляция серверного и клиентского ПО, тестирование подсистем.· Разработка программы приемо-сдаточных испытаний автоматизированных подсистем, согласование ее с Заказчиком и Получателем.· Проведение приемо-сдаточных испытаний. | Согласно договора | Программа приемо-сдаточных испытанийАкт о приемке программного обеспеченияАкт выполненных работ |
| 4 | Согласование и подписание документации на программное обеспечение, регламентов внедрения, инструкций пользователей системы электронного документооборота. | Согласно договора | Документация на программное обеспечение, регламенты внедрения, инструкции пользователей системы |
| 5 | Проведение обучения должностных лиц, сотрудников ОГУ «БелИФ» в объеме развертывания автоматизированных подсистем и их внедрение | В течение двух недель после подписания договора | Сертификаты пользователей системы Мотив |
Внедрение модулей СЭД Мотив в ОГУ «БелИФ», по нашему мнению, следует произвести в следующем порядке:
- Обращения граждан
- Делопроизводство
- Входящая документация
- Регистрация заявлений на улучшение жилищных условий
- Исходящая документация
- Контроль за исполнением документов
- Учет и контроль проектов законов, постановлений и распоряжений
Таким образом, разработанный нами проект регламента автоматизация документооборота дает возможность руководителям ОГУ «БелИФ» использовать новые методы управления, которые значительно повышают уровень управляемости организацией и позволяют быстрее реагировать на внешние изменения. Это в свою очередь приводит к значительному сокращению требуемого количества персонала и времени, повышает удовлетворенность работой, уменьшая количество рутинных ручных операций, ускоряет и оптимизирует управляющие воздействия и обратную связь на предприятии, влияя, таким образом, на его прибыльность и эффективность работы.
ГЛАВА 4. ЭКОНОМИЧЕСКОЕ ОБОСНОВАНИЕ ЭФФЕКТИВНОСТИ ПРЕДЛАГАЕМЫХ МЕРОПРИЯТИЙ
Выбор методики оценки связан с определением качественных и количественных показателей эффективности.
Количественные показатели могут быть следующими:
— оптимизация численности персонала и фонда оплаты труда за счет четкого предоставления о фактической загрузке сотрудника и отсутствия дублирования функций; возможность перевода части функционала в регионы, внешним исполнителям (фриланс, аутсорсинг);
— повышение производительности труда, сокращение времени на выполнение рутинных бизнес-процессов. Увеличение продолжительности рабочего дня за счет возможности работать сверхурочно (дома, в командировке и т.д.);
— сокращение затрат на телефонные переговоры и другие средства связи за счет использования корпоративной системы обмена сообщениями и организации электронных совещаний;
— сокращение сроков и повышение качества обслуживания клиентов. Единая точка сбора и обработки информации, заявок, запросов. Коллективная и личная ответственность.
Качественные показатели могут характеризовать следующие результаты деятельности:
— улучшение исполнительской дисциплины с помощью своевременного выполнения задач и поручений;
— повышение уровня управляемости компанией за счет оперативного доступа к необходимой информации;
— повышение эффективности коммуникаций сотрудников;
— защита интеллектуальной собственности компании. Единый депозитарий всех рабочих документов, файлов, списков. Хранение истории изменений по ним;
— формирование благоприятного психологического климата в компании за счет слаженного взаимодействия сотрудников.
Сегодня для решения таких проблем всё чаще используются системы совместной работы над документами. Данные системы позволяют решать следующие задачи:
· предоставление средств коллективного просмотра и обработки документов;
· проведение централизованных мультимедиа-конференций (текст, голос, видео);
· централизованное планирование конференций;
· запись конференций.
Область систем совместной работы над документами включает:
· проведение оперативных совещаний распределенных рабочих групп;
· проведение лекций и семинаров с участием удалённых слушателей (обучение);
· проведение презентаций для клиентов.
Для обеспечения максимального удобства работы системы совместной работы над документами интегрируются с такими корпоративными приложениями как электронная почта, системы телефонной и видеоконференцсвязи, а встроенные средства планирования позволяют автоматически формировать приглашения всем участникам конференции и резервировать все необходимые ресурсы.
Внедрение систем совместной работы над документами позволяет компаниям кардинально сократить нерациональное расходование рабочего времени своих сотрудников, снизить издержки на командировки и публичные мероприятия, а также получить новый инструмент взаимодействия с клиентами.