По-друге, це положення, яке визначає і встановлює внутрішній порядок роботи, організаційний статус різних ланок, їх завдання, функції, повноваження та ін.
По-третє, це типові структури, які визначають основні риси побудови внутрішніх організаційних основ. По-четверте, це посадове регламентування, яке здійснюється розробкою штатного розкладу та посадових інструкцій, що встановлюють перелік посад і основні вимоги до заміщення їх.
Сукупність регламентів на даному підприємстві охоплює усі ланки соціально-економічної системи— від робочих місць, бригад, відділів, секцій, підприємств до верхніх ланок управління. Побудова і функціонування всіх цих ланок регламентується спеціальними положеннями про структурні підрозділи і посадовими інструкціями для окремих посад.
Нормування на СП „УДІМІС” полягає у встановленні нормативів, які є орієнтиром у діяльності.
Норми і нормативи, що використовуються в управлінні підприємством, можна класифікувати так:
- народногосподарські - ставки вивізного мита, норми оподаткування діяльності підприємств, мінімальний розмір заробітної плати;
- загальносистемні норми і нормативи - створення фондів, норми амортизації приміщень, обладнання та механізмів, природних втрат товарів при перевезеннях та зберіганні;
- внутрішньовиробничі норми - норми витрати матеріалів, сировини і палива у виробництві, виробітку, нормативи часу на технологічні операції;
За видами можна також виділити техніко-технологічні, планово-економічні трудові, фінансово-кредитні, матеріально-постачальницькі, організаційно-управлінські норми. Техніко-технологічні норми регулюють використання сировини, обладнання та допоміжних матеріалів. Група планово-економічних норм охоплює регулювання оплати і стимулювання праці, нормування товарних залишків, строки подання статистичної звітності. Трудові норми—це норми виробітку, нормативи чисельності працівників, норми часу для праці і відпочинку, трудового розпорядку тощо. Фінансово-кредитні норми регулюють порядок одержання кредитів та ліквідації заборгованості, створення фондів загального і спеціального призначення, порядок віднесення втрат і збитків на результати діяльності та ін. Матеріально-постачальницькі норми визначають порядок надходження сировини, матеріалів та товарів у підприємства, строки поставки, встановлюють мінімальні обсяги відвантаження тощо.
Інструктування на СП „УДІМІС” полягає в ознайомленні з умовами роботи чи обставинами дорученої справі, з'ясуванні питань, можливих ускладнень, пересторозі від помилок, у порадах щодо виконання робіт. Інструктування має форму методичної та інформаційної допомоги, спрямованої на успішне виконання роботи.
Інструктування на даному підприємстві проявляється у формі оформлення приміщень організаційною документацією про умови роботи. Це стенди з найменуваннями організаційних підрозділів, схеми розташування їх, порядок роботи, внутрішньоорганізаційні інструкції. Важливу роль при цьому відіграють лаконічність, простота, врахування психології сприйняття. Це все поліпшує організаційні умови роботи, сприяє успішному виконанню її.
Другою групою організаційно-розпорядчих, методів управління є методи розпорядчого впливу, які відображають поточне використання встановлених організаційних зв'язків і їх часткове коригування в разі зміни умов роботи . В основу розпорядчих методів покладено повноваження та обов'язки.
У практиці управління СП „УДІМІС” можуть виникнути такі проблеми, які не вкладаються в установлені регламентаційними актами чи нормами межі. Інакше кажучи, нерідко виникає конкретна ситуація, не передбачена в регламентаційних актах або ж передбачена ними як розпорядча діяльність. Ситуаціями першого роду є відхилення від раніше прийнятих планів, зумовлені порушенням зв'язків між суб'єктом і об'єктом управління, недостатньою обґрунтованістю деяких управлінських рішень, зривами в постачанні товарами і сировиною підприємства, змінами в характері попиту на ринку. Відхилення порушують планову програму розвитку господарської діяльності СП „УДІМІС” і потребують обов'язкового активного втручання управлінських органів для термінового виправлення становища, яке склалося.
Саме на підтримання і поліпшення становища спрямований розпорядчий вплив. Він виходить від керівника, має обов'язковий характер і не підлягає обговоренню чи зміні. Всі акти розпорядчого впливу надходять суворо в одному напрямі: від вищих управлінських ланок до низових, від керівника до підлеглих.
Для розпорядчого впливу характерна нерегулярність його виникнення, оскільки відхилення в прийнятому порядку управління виникають раптово і їх складно передбачати наперед, через різноманітні зовнішні і внутрішні причини на даному підприємстві виникає потреба в застосуванні розпорядчого впливу.
Третю групу методів, які застосовуються на СП „УДІМІС” становлять методи дисциплінарного впливу – це санкції за відхилення від установленого порядку та вимог державної, фінансової, договірної дисципліни, статутів.
Їхня мета – забезпечення стабільності діяльності підприємства через дисциплінарні вимоги та забезпечення відповідальності колективів і робітників.
Одним із різновидів методів дисциплінарного впливу – є засоби правового впливу, які передбачають санкції за відхилення від порядку та закону.
Організаційно-розпорядчий вплив на СП “УДІМІС” базується на застосуванні таких адміністративних актів: Статут, колективний договір, Правила внутрішнього трудового розпорядку, організаційна структура управління, штатний розклад, посадові інструкції робітників і організація робочих місць.
Статут СП “УДІМІС” є одними із основних документів діяльності підприємства, у якому точно сформульовані цілі та завдання даного підприємства, його учасники, а також строк припинення його діяльності.
Для організації роботи на підприємстві розроблені графіки роботи як підприємства в цілому. (Додаток К ), так і для робітників зокрема (Додаток Л), де точно вказується часові межі робочого дня, його початок, кінець, перерва на обід. Це позитивно для роботи даного підприємства, оскільки кожне працівник працює відповідно до цього графіка. Також діяльність персоналу регламентується Правилами внутрішнього трудового розпорядку, де визначено загальні обв’язки працівників, винагорода за успіхи у роботі – мотивація діяльності, а також які покарання застосовуються у випадку порушення цих правил.
Штатний розклад СП “УДІМІС” (Додаток М ) - правовий акт, що визначає структуру, чисельність, посадовий склад працівників підприємства з вказівкою посадових окладів.
Організаційний фактор у діяльності будь-якого підприємства і у його зовнішньоекономічній діяльності зокрема відіграє важливу роль. Він включає в себе структуру управління, взаємозв’язок між різними її ланками та працівниками, розподіл функцій і влади, встановлення відповідальності кожного співробітника.
Розглядаючи організаційну структуру СП „УДІМІС”, можна сказати, що дана структура має п’ять рівнів управління. Прослідковується взаємозалежність підрозділів, тобто підпорядкування йде зверху вниз. Кожен підрозділ має чітко окреслені межі своєї діяльності та точно визначені функції.
Особливу увагу слід приділити відділу по зовнішньоекономічних зв’язках. Даний відділ не є самостійним структурним підрозділом спільного підприємства „УДІМІС”. Він являє собою частину апарату управління і підпорядковується комерційному директору. Його головне завдання полягає в управлінні ЗЕД як елементом єдиної цілісної системи внутріфірмового управління. Існування такого відділу є підтвердженням, що підприємство активно займається зовнішньоекономічною діяльністю. Отже, організаційна структура СП “УДІМІС” побудована відповідно до його цілей та завдань.
Наступним елементом організаційно-розпорядчих методів, є посадові інструкції. Оскільки ми розглядаємо вплив даних методів на розвиток зовнішньоекономічної діяльності СП „УДІМІС” , то розглянемо посадові інструкції керівника та інженера відділу зовнішньоекономічних зв’язків.
Керівник відділу ЗЕД призначається і звільняється посади директором підприємства за узгодженням з комерційним директором, а також адміністративно та функціонально підпорядковується комерційному директору.(Додаток Н).
Відповідно до посадової інструкції, керівник відділу ЗЕД СП „УДІМІС” керує роботою відділу ЗЕД по своєчасному оформленню експортно-імпортних операцій, відповідно до планових завдань і укладених договорів, а також працює з митницею за такими напрямками:
- проводить розрахунок вартості готової продукції для вантажно-митної декларації;
- готує документи для оформлення експорту та імпорту відповідно до вимог митниці;
- оформлює транспортні документи на експорт;
- складає документи для Торгово-Промислової Палати;
- складає звіти про завантаження товарів, про використання коштів на митниці;
- поновлює договори з іноземними партнерами;
- готує документи на отримання ліцензій для експорту виробів.
Також, відповідно до посадової інструкції, він повинен знати постанови, розпорядження, накази вищестоящих органів, та інші керівні, методичні і нормативні матеріали по зовнішньоекономічній діяльності і співпраці з митницею, а також профіль, спеціалізацію та особливості структури підприємства; правила і норми охорони праці, техніки безпеки і діяти відповідно до даної посадової інструкції.
Інженер відділу ЗЕД безпосередньо підпорядковується керівнику відділу ЗЕД. Відповідно до посадової інструкції (Додаток П) його обов’язки аналогічні обов’язкам керівника відділу ЗЕД, крім цього в його компетенцію входить також обслуговування брокерської програми „PST Broker” та складання звітів (експорт-імпорт).