Рис.3.1. Схема відділу зовнішньоекономічних зв’язків
Оскільки аналізуючи організаційну структуру, ми виявили, що відділ зовнішньоекономічних зв’язків має досить вузьке коло повноважень, і питання, які стосуються безпосередньо ЗЕД підприємства “УДІМІС” вирішуються і в інших відділах. Тому, щоб підвищити ефективність ЗЕД на СП “УДІМІС”, потрібно зробити наступне:
виділити його як окремий підрозділ, який буде підпорядковуватися безпосередньо керівнику СП “УДІМІС”
включити до його складу такі сектори, які показані на рисунку 3.1. – комерційний, економічний, сектор маркетингу, інженерно-технічний сектор, протокольний.
Розробити положення для кожного сектору та посадові інструкції для відповідних посад, де точно будуть визначені конкретні завдання і відповідні функції.
Наприклад, комерційний сектор буде забезпечувати виконання зобов’язань по міжнародних контрактах і угодах, братиме участь у підготовці і проведенні комерційних переговорів, відповідатиме за організацію поставок тощо.
Економічний сектор – буде забезпечувати прогнозування і планування ЗЕД підприємства, проводитиме аналіз ефективності експортно-імпортних операцій та контроль за виконанням плану.
Сектор маркетингу - вивчатиме світовий ринок, запити споживачів та можливості конкурентів, що допоможе знайти нові ринки збуту та нових партнерів.
У завдання науково-технічного відділу слід включити вивчення світових технічних вимог до товару, аналіз технічного рівня і якості продукції, її конкурентноздатність, забезпечення технічного обслуговування експортної продукції.
До функцій протокольного сектору можна віднести підготовку і організацію міроприємств, зустріч з іноземними партнерами.
На сьогоднішній день, як вже було сказано, методи організаційно-розпорядчого впливу мають велике значення в ринковому середовищі. Тому що добре організована робота на рівні підприємства є запорукою ефективності діяльності всього підприємства і ЗЕД зокрема. Ефективність застосування організаційних методів залежить від того, на скільки ефективно здійснюється розпорядчий вплив.
Щоб досягти поставлених цілей та задач на СП “УДІМІС” необхідно правильно здійснювати процедуру видання розпорядчих документів, відповідно до встановлених стандартів. У наступному розділі ми розглянемо правила видання розпорядчих документів.
3.3. Підвищення ефективності використання розпорядчих методів управління СП “УДІМІС”, відповідно до правил видання розпорядчих документів
Основою розпорядчого впливу є порядок управління, розроблений в результаті актів організаційного впливу. Саме на підтримання і поліпшення цього порядку спрямований розпорядчий вплив. Він виходить від керівника, має обов'язковий характер і не підлягає обговоренню чи зміні. Всі акти розпорядчого впливу надходять суворо в одному напрямі: від вищих управлінських ланок до низових, від керівника до підлеглих.
Незалежно від характеру і змісту діяльності організації, її організаційно-правової форми, компетенції, структури й інших факторів, керівництво будь-якої організації наділяється правом видання розпорядницьких документів.
Основне призначення розпорядницьких документів — регулювання діяльності, що дозволяє органові управління забезпечувати реалізацію поставлених перед ним задач, одержувати максимальний ефект від своєї діяльності і діяльності організацій, що входять у його систему. Від того, наскільки ефективно регулюється діяльність установи, залежать результати роботи організації.
Щоб досягти поставлених цілей та задач на СП “УДІМІС” необхідно правильно здійснювати процедуру видання розпорядчих документів. Оскільки, рішення, що фіксуються в розпорядницьких документах, спрямовані на удосконалення організаційної структури підприємства, характеру, змісту, засобів і способів здійснення основної (виробничої) діяльності, забезпечення організації фінансовими, трудовими, матеріальними, інформаційними й іншими ресурсами.
Розпорядницькі документи містять рішення, що йдуть зверху вниз по системі управління, тобто від керівника організації до структурних підрозділів і працівників. Саме ці документи реалізують керованість об'єктів по вертикалі.
У юридичному плані розпорядницькі документи відносяться до нормативно - правових актів. У них одержують вираження конкретні юридично владні розпорядження суб'єктів виконавчої влади. Конкретність таких розпоряджень виявляється в тім, що за допомогою розпорядницьких документів вирішуються виникаючі в сфері управління проблеми і питання; їхнім адресатом є конкретні установи, структурні підрозділи, посадові особи або працівники; вони є юридичними фактами, що викликають виникнення конкретних адміністративно-правових відносин.
Відповідно до порядку вирішення питань усі розпорядницькі документи поділяються на дві групи:
документи, які видаються в умовах колегіальності;
документи, які видаються в умовах одноосібного прийняття рішень.
Колегіальність дозволяє найбільше правильно й ефективно вирішувати великі і складні питання. Але рішення колегіальних органів носять не обов'язковий, а рекомендаційний характер. Це означає, що керівник організації має право прийняти власне рішення, всупереч рішенню колегіального органу. В умовах одноосібного прийняття рішень влада з усіх питань управління в організації належить її керівникові. Одноособове прийняття рішень забезпечує оперативність управління, підвищує персональну відповідальність керівників за прийняті рішення. В органах управління, що діють на основі колегіальності, їхній керівники наділяються правом приймати одноособові рішення по досить вузькому колу питань, як правило, що стосується внутрішньої діяльності організації — її кадрового складу, матеріального й іншого забезпечення і деяких інших.
На СП “УДІМІС” розпорядчі документи слід видавати як колегіально, так і одноосібно.
Процедура видання розпорядницьких документів СП “УДІМІС” в умовах колегіальності повинна включати наступні стадії:
1. Підготовка матеріалів до засідання колегіального органу.
2. Внесення матеріалів на розгляд колегіального органу.
3. Обговорення питання (підготовлених матеріалів) на засіданні колегіального органу.
4. Ухвалення рішення по розглянутих матеріалах.
5. Оформлення протоколу засідання.
6. Видання розпорядницького документа і доведення рішення колегіального органу до виконавців.
7. Доведення рішення до виконавців.
На першому етапі проводиться збір інформації з розглянутого питання, її аналіз і оформлення у вигляді аналітичної довідки. Цю роботу проводить, як правило, відповідно до плану роботи колегіального органа фахівець відповідного структурного підрозділу за завданням керівника і спільно з ним. Довідка, що готує фахівець, повинна містити вичерпну і всебічну інформацію про стан справ щодо проблемного питання і містити конкретні пропозиції. Вона повинна бути погоджена з усіма зацікавленими в рішенні, що готується, фахівцями підрозділу і підписана керівником підрозділу, що представляє питання на розгляд колегіального органу. Поряд з довідкою фахівець готує проект рішення колегіального органу. Таким чином, дана стадія завершується підготовкою довідки по питанню і проекту рішення.
