На другій стадії підготовлені матеріали — довідка і проект рішення - передаються секретареві колегіального органу. Тут важливе дотримання термінів, встановлених для передачі матеріалів, що звичайно складають 10-15 днів до засідання. Це час необхідний для розмноження представлених матеріалів і їхні розсилання або передачі членам колегіального органу для ознайомлення і попереднього вивчення. Члени колегіального органа до засідання повинні мати можливість вивчити матеріали, щоб мати уяву про питання, що буде розглядатися на засіданні. Передачу матеріалів секретареві колегіального органу здійснює керівник підрозділу, що підготував їх.
Третя стадія - обговорення матеріалів на засіданні — включає два етапи: допоміжний, що полягає в підготовці обговорення, і основний — безпосереднє обговорення питань на засіданні. На першому етапі проводяться ознайомлення голови колегіального органу з представленими матеріалами й організаційні заходи щодо підготовки засідання — членам колегіального органа розсилаються запрошення, порядок денний, матеріали до засідання. На самому засіданні обговорюються представлені матеріали, висловлюються думки по проекті рішення, пропозиції по його зміні і доповненню. У результаті дискусії можуть бути зроблені виправлення до проекту, що визнаються прийнятими, якщо за них проголосує більшість членів колегіального органа.
Четверта стадія відбиває специфіку діяльності колегіальних органів: це фіксація ходу засідання в протоколі. Під час засідання ведуться чорнові рукописні записи ходу засідання, стенографічний запис або звукозапис на магнітофонну стрічку. У вищих органах влади і управління звукозапис супроводжується стенографічним записом. Після засідання на основі зроблених записів оформляється протокол засідання. Після узгодження протокол підписується головою колегіального органа і відповідальним секретарем.
Шоста стадія - видання розпорядницького документа за рішенням колегіального органу. Рішення колегіальних органів оформляються постановами або рішеннями.
Рішення інформаційного характеру, як правило, не оформляються у виді розпорядницького документа і фіксуються тільки в протоколі. У практиці управління такі рішення називають протокольними, доведення їхній до виконавця здійснюється виписками з протоколу засідання.
Остання стадія - доведення розпорядницького документа до виконавців.
В умовах колегіального прийняття рішень видаються постанови і рішення.
В умовах одноособового прийняття рішень на СП “УДІМІС” видаються накази, указівки, розпорядження.
Процедура видання розпорядницьких документів, і умовах одноособового прийняття рішень - наказів, указівок, розпоряджень повинна включати наступні стадії:
1.Ініціювання рішення - обґрунтування необхідності видання розпорядницького документа.
2. Збір і аналіз інформації з питання.
3. Підготовка проекту розпорядницького документа.
4. Узгодження проекту документа.
5. Внесення проекту розпорядницького документа на розгляд керівництва.
6. Ухвалення рішення (підписання документа).
7. Доведення розпорядницького документа до виконавців.
Процедура документування виступає організуючим початком у підготовці і виданні розпорядницького документа і покликана забезпечити його відповідність чинному законодавству.
Проекти розпорядницьких документів готуються на плановій основі (відповідно до раніше розробленого плану або програми), з доручення керівництва організації, з ініціативи керівників структурних підрозділів або підвідомчих організацій, а також окремих фахівців. Обґрунтування необхідності видання розпорядницького документа може викладатися в доповідній записці, службовій записці, довідці аналітичного або інформаційного змісту, пропозиції, висновку, акті, службовому листі. Ці документи виступають у якості ініціюючого рішення.
Проекти розпорядницьких документів готуються фахівцями структурних підрозділів. Якщо проект документа торкається інтересів різних підрозділів, за рішенням керівництва організації створюється тимчасова комісія або призначається група працівників для підготовки проекту розпорядницького документа.
На другій стадії здійснюється збір і аналіз інформації, необхідної для ухвалення якісного рішення. Найважливіше; умова ефективності управлінського рішення — об'єктивність, достатність і своєчасність інформації, на основі якої готується проект документа. Для цього необхідно визначити джерела такої інформації. Це може бути: оперативна документація установи; документи, що надходять з вищестоящих і підвідомчих установ; законодавчі акти, нормативна документація, наукові дані й ін. Підсумком збору й аналізу інформації з питання є вироблення управлінського рішення, причому, як правило, у процесі аналізу інформації проробляються різні варіанти рішень і після всебічної їхньої оцінки вибирається одне, найбільш прийнятне.
Третя стадія полягає в оформленні виробленого рішення у вигляді проекту розпорядницького документу. Оформлення проекту здійснюється по тим же правилам, що передбачені для оформлення документа, але не на бланку, а на стандартному аркуші паперу, з нанесенням усіх необхідних реквізитів і проставленням на верхньому полі праворуч слова «Проект». Текст проекту розпорядницького документа повинен складатися так, ніби це був остаточний варіант документа.
Четверта стадія — узгодження проекту документа — складається з візування і зовнішнього узгодження, якщо необхідно провести експертизу рішення в інших установах. Звичайно зовнішнє узгодження проводиться при підготовці розпорядницьких документів вищими і федеральними органами виконавчої влади. Зовнішнє узгодження проекту розпорядницького документа проводиться на окремому листі — «Листі узгодження».
Внутрішнє узгодження (візування) проводиться з керівниками всіх зацікавлених підрозділів організації, головними і провідними спеціалістами, якщо розпорядницький документ стосується питань їхньої діяльності; із профспілковою організацією, якщо в проекті документа зачіпаються питання праці і кадрів організації; з головним бухгалтером, якщо мова йде про фінансові питання; з юридичною службою — на предмет відповідності проекту документа чинному законодавству, а також із заступниками керівника організації.
У процесі узгодження можуть бути висловлені зауваження і доповнення до проекту документа. Вони можуть бути внесені безпосередньо в представлений проект документа або оформлені на окремому листі як особлива думка або зауваження. В останньому випадку при візуванні на проекті документа проставляється оцінка: «Особлива думка додається» або «Зауваження додаються».
П'ята стадія - внесення проекту розпорядницького документа на розгляд керівництва — припускає «внесення зауважень в проект документа за результатами узгодження, остаточне оформлення погодженого проекту документу на бланку організації і представлення його керівникові на підписання. Ця стадія має особливе значення, якщо проект розпорядницького документа готується за дорученням вищестоящої організації. У цьому випадку проект документа оформляється не на бланку організації, а на стандартних аркушах паперу і направляється у вищестоящу організацію із супровідним листом і пояснювальною запискою.
На шостій стадії приймається рішення, що виражається в підписанні розпорядницького документа керівником. Це вирішальна стадія підготовки розпорядницького документа. Підпис керівника перетворює проект документа в повноцінний, що володіє юридичною чинністю документ.
Сьома стадія покликана забезпечити доведення розпорядницького документа до виконавців. На цій стадії проводиться тиражування документа, його розсилання або передача усім виконавцям. Розсилання розпорядницького документа повинні проводитися в стислі строки.
На підприємстві, де має місце високий рівень організаційних впливів, доведених до стандартів підприємства і регламентів управління, і висока трудова і виконавська дисципліна, значно знижується потреба в застосуванні розпорядницьких впливів.
Таким чином, для підвищення ефективності діяльності організаційно-розпорядчих методів управління на СП „УДІМІС” доцільно внести зміни у діючу організаційно-правову документацію, розробити необхідну нову документацію, а також правильно здійснювати видання розпорядницьких документів, відповідно до встановлених стандартів.
Отже, ми розглянули яким чином слід підвищити ефективність застосування організаційно-розпорядчих методів управління для ефективної роботи СП “УДІМІС”.
Висновки
Таким чином, ми провели ґрунтовний аналіз літературних джерел та теоретичних питань присвячених дослідженню теми “Система організаційно-розпорядчих методів управління та їх вплив на зовнішньоекономічну діяльність підприємства” та застосування теоретичних положень на практиці на прикладі СП “УДІМІС” .
Після розгляду теоретичних аспектів організаційно-розпорядчих методів управління підприємством, можна зробити такі висновки:
Виробничий і трудовий колективи підприємств будь-яких форм власності можуть ефективно функціонувати тільки в умовах чітко організованої системи управління їхньою діяльністю. У господарській практиці регулюючий вплив на керовані об'єкти здійснюється за допомогою спеціальних засобів. Усі ці способи і прийоми складають систему методів управління.