Руководителю проектного офиса приходится брать на себя ответственность за результаты конкретных проектов, так как нередко для упрощения управления команды проектов целиком включают в состав проектного офиса. Именно это привлекает сотрудников. Люди стремятся попасть в проектный офис, потому что в нем постоянно что то происходит: можно вырваться из рутины и увидеть результаты своего труда, можно продемонстрировать свои возможности, добиться успеха и карьерного роста. Появляется необходимость организовывать труд людей, оборудовать рабочие места, разрабатывать схемы карьерного продвижения, забирать сотрудников из подразделений и возвращать их обратно, а иногда и просто увольнять по завершении проекта - то есть заниматься административными вопросами.
Когда управление отдельными проектами достигает определенной зрелости, большое количество разнообразных по целям и масштабам проектов должно быть систематизировано и сгруппировано в программы и портфели проектов. Программы подразделяются на более управляемые части, связанные друг с другом по результатам и срокам.
Перечень задач проектного офиса:
· разработка, внедрение и развитие корпоративной методологии управления проектами;
· управление программами и портфелями проектов;
· управление отдельными проектами;
· реализация отдельных проектов;
· технологическая поддержка управления проектами программными и техническими средствами;
· административное управление персоналом, задействованным в проектах;
· ведение архива проектов.
На первом месте стоит корпоративная методология, так как, по опросам наиболее успешных западных компаний, основным фактором успешности была именно методология управления проектами.
Проектный офис или департамент по управлению проектами может быть не единственной структурной единицей, имеющей непосредственное отношение к управлению проектами. На крупном предприятии может потребоваться и комитет по инновациям, дающий добро на запуск проекта, и координационный совет по управлению проектами, который разрешает вопросы, лежащие вне компетенции руководителя проектного офиса.
Методология управления проектами в компаниях обычно отстает от практики. Проекты уже давно идут, а отделы, отвечающие за методики, или отсутствуют, или не успевают за жизнью, что вызывает законное раздражение людей, занятых делом, а не бумажками. Специализированные программные средства для управления программой или портфелем проектов, несмотря на их доступность, используются редко. Не многие могут похвастаться работающей информационной системой, которой охвачено большинство участников проектов.
Корпорация «СОЮЗ» – это международный холдинг, объединяющий проектные, коммерческие, производственные и сервисные организации на территории России, Украины и Казахстана.
Основной вид деятельности Корпорации – проектирование и строительство "под ключ" объектов энергетики – тепловых электростанций, подстанций, высоковольтных линий, распределительных устройств и индустриальных объектов.
Общая численность персонала Корпорации – 1180 высококвалифицированных специалистов.
Корпорация «СОЮЗ» имеет долгосрочное партнерство с компаниями AREVA T&D, SWECO, SIEMENS, ALSTOM, TRENCH, ABВ, а также c ОАО «Силовые машины», ОАО «Технопромэкспорт», ОАО «Стройтрансгаз», ОАО «Кварц-Новые Технологии», ОАО «Энергомашкорпорация».
Ключевые компетенции Корпорации включают все виды проектно-инженерных работ, управление проектами строительства энергетических объектов (EPCM), строительство объектов энергетики «под ключ» (EPC), производство электротехнического оборудования (по лицензии AREVA T&D), комплектную поставку электротехнического и теплоэнергетического оборудования ведущих российских и зарубежных производителей.
В рамках реализации данного проекта необходимо учесть специфику выполнения проекта в довольно сжатые сроки с учетом возникающих сложностей, связанных с поэтапным выводом реконструируемого оборудования, во избежание полного отключения крупнейших промышленных и культурных административных центров.
Проектирование включает в себя выполнение проектно-изыскательских работ, разработку проектной документации, разработку рабочей документации, шеф-надзорные работы. Данные работы будут выполняться специалистами генподрядной организации.
Поставка оборудования осуществляется генподрядной организацией, путем закупки данного оборудования у заводов изготовителей на условиях контракта. Поставка оборудования обусловлена в спецификациях, представленных в составе конкурсного предложения.
1. Рассмотрены теоретические и методологические особенности организации управления проектом. Управление проектами осуществляется во всех областях деятельности: в бизнесе, культуре и искусстве, политике, научных исследованиях и т. д. Чаще всего менеджеры сталкиваются с проектным управлением при реализации инновационных идей или инвестиционных решений. Для управления проектом необходимо знать его планируемые характеристики. Выбор путей и способов достижения принятых значений показателей проекта является основной задачей управления проектом. Рассматривая планирование и управление проектами, необходимо помнить, что речь идет об управлении динамическим объектом. Поэтому система управления проектами должна быть достаточно гибкой, чтобы допускать частые модификации без всеобщих изменений в рабочей программе. В момент первого определения проекта обычно необходимо специфицировать характеристики проекта в рамках ограничений, предопределенных вероятностным характером разработки. Но в ходе развития проекта эти ограничения могут быть уменьшены и, в конце концов, совпасть с ожидаемыми потребностями избранной группы потребителей. Тем самым определение проекта еще в большей степени фокусируется на конкретных рыночных потребностях
2. Исследованы понятие, классификация, жизненный цикл и фазы проекта. С точки зрения теории систем управления проект как объект управления должен быть наблюдаемым и управляемым, т.е. выделяются некоторые характеристики, по которым можно постоянно контролировать ход выполнения проекта. Управление проектами – методология организации, планирования, руководства, координации трудовых, финансовых и материально-технических ресурсов на протяжении проектного цикла, направленная на эффективное достижение его целей путем применения современных методов, техники и технологии управления для достижения определенных в проекте результатов по составу и объему работ, стоимости, времени, качеству и удовлетворению участников проекта. Жизненный цикл проекта имеет определенную начальную и конечную точки, которые могут быть привязаны к временной шкале. Жизненный цикл проекта можно разделять на фазы, фазы – на стадии и этапы. «Жизненный цикл проекта – это набор последовательных фаз, выделенных для лучшего контроля и управления»
3. Проведен анализ основных элементов проектного управления. Особо важное место в управлении проектом занимает процесс принятия решения. Управленческое решение – это основанный на знании объективных законов и опыте, ведущий к практическим результатам творческий акт целенаправленного воздействия субъекта управления на объект. В рамках управления проектом сложилось целостное представление о процессе принятия управленческого решения. В отличие от традиционного управления процесс принятия решения при управлении проектом включает в себя не только акт выбора одной из имеющихся альтернатив, но и деятельность по созданию возможных альтернатив. Этот процесс также включает подготовку решения и, что самое главное, организацию выполнения этого решения. Таким образом, принятие управленческого решения – это интегральный процесс, в котором требуется реализация всех видов управленческой деятельности, начиная с планирования и заканчивая контролем. Проектное управление подчеркивает важность коллегиального принятия решения. Реализация управления проектом в рамках каждой подсистемы заключается в создании одной или нескольких управляющих моделей (фаза разработки) и воплощении решений, заложенных в эти модели (фаза реализации). Модели служат средствами, обеспечивающими процессы реализации и контроля. На основе первоначальной модели строится модель, отражающая фактически достигнутые результаты. Управляющая модель – это не абстрактное отображение действительности, а реальный инструмент управления.
4. Рассмотрена организациия управления проектом на примере ПС 35 кВ ЦРП «Город» Целью проекта является реконструкция ПС 35 кВ ЦРП «Город» в установленные сроки, с установленным бюджетом и регламентированным качеством. Миссия проекта – произвести реконструкцию данного объекта путем привлечения подрядных организаций позволяющих выполнить необходимые работы по проекту, а также существенно сократить сроки выполнения проектных, строительных и монтажных работ, сократить затраты, тем самым увеличив рентабельность предприятия – генподрядчика. Основные работами по проекту являются:
- Проектирование;
- Поставка основного электротехнического оборудования;
- Строительные работы;
- Монтажные работы;
- Пусконаладочные работы.
5. Рассмотрены особенности функционирования проектного офиса. Для целей проекта сформирован проектный офис, состоящий из:
1) Руководителя проекта (выполняет функции по организации выполнения проекта, контроль, принятие решений, взаимодействие с контролирующими органами)
2)Куратора проекта (отслеживает когда и в каком объеме необходимо производить оплату по имеющимся договорам, консолидирует информацию поступающую от других членов команды, в ежемесячные отчеты перед заказчиком)