Организация управления проектом на примере Реконструкции ПС 35 кВ ЦРП Город (стр. 4 из 12)
Жизненный цикл проекта (ЖЦП) имеет определенную начальную и конечную точки, которые могут быть привязаны к временной шкале. Жизненный цикл проекта можно разделять на фазы, фазы – на стадии и этапы.
Одно из определений ЖЦП звучит так: «Жизненный цикл проекта – это набор последовательных фаз, выделенных для лучшего контроля и управления» (рис. 3). [13]
Рис. 3. Фазы жизненного цикла проекта
Принципиальная структура проектного цикла показана на рис. 4.
Рис. 4. Жизненный цикл проекта[14]
Общепринятой концепцией разделения жизненного цикла проекта на фазы нет и быть не может, так как каждый проект уникален.
Каждый проект независимо от сложности и объема работ, необходимых для его выполнения, проходит в своем развитии определенные состояния: от состояния, когда «проекта еще нет», до состояния, когда «проекта уже нет».
Имеются некоторые отличия в определении количества фаз и их содержания, поскольку эти характеристики во многом зависят от условий осуществления конкретного проекта и опыта основных участников. Тем не менее, логика и основное содержание процесса развития проектов во всех случаях являются общими.
Концептуальная фаза. Главным содержанием работ на этой фазе является определение проекта, разработка его концепции, включающая следующие стадии[15]:
1. Инициация проекта.
2. Формирование бизнес-идеи, постановка целей.
3. Назначение руководителя проекта и формирование ключевой команды проекта.
4. Установление деловых контактов и изучение рынка, мотивации и требований заказчика и других участников.
5. Сбор исходных данных и анализ существующего состояния.
6. Определение основных требований, ограничительных условий, требуемых материальных, финансовых и трудовых ресурсов.
7. Сравнительная оценка альтернатив.
8. Представление предложений, их экспертиза и утверждение.
Фаза разработки коммерческого предложения. Главным содержанием этой фазы является разработка предложения и переговоры с заказчиком о заключении контракта. Общее содержание работ этой фазы[16]:
1. Разработка основного содержания проекта, конечные результаты и продукты, стандарты качества, базовая структура проекта, составление технического задания.
2. Планирование, декомпозиция базовой структурной модели проекта, смета и бюджет проекта, потребность в ресурсах, определение и распределение рисков, календарные планы и укрупненные графики работ.
3. Проведение и составление технико-экономического обследования и бизнес-плана.
4. Подписание контрактов, договоров с заказчиком, контрагентами и инвесторами.
5. Ввод в действие средств коммуникации участников проекта и контроля за ходом работ.
6. Ввод в действие системы стимулирования команды проекта.
Фаза проектирования. На этой фазе определяются подсистемы, их взаимосвязи, выбираются наиболее эффективные способы выполнения проекта и использования ресурсов
Характерные работы этой фазы:
1. Организация выполнения базовых проектных работ по проекту, разработка частных технических заданий.
2. Выполнение концептуального, эскизного и детального проектирования.
3. Составление технических спецификаций, комплектов чертежей и инструкций.
4. Представление проектной разработки, экспертиза и утверждение.
Фаза изготовления. Производится координация и оперативный контроль работ по проекту, изготовление подсистем, их объединение и тестирование. Основное содержание:
1. Организация выполнения опытно-конструкторских работ и их оперативное планирование.
2. Организация и управление материально-техническим обеспечением работ.
3. Подготовка производства, строительно-монтажных и пусконаладочных работ.
4. Координация работ, оперативный контроль и регулирование основных показателей проекта.
Фаза сдачи объекта и завершения проекта. Производятся комплексные пуско-наладка и испытания, опытная эксплуатация системы, ведутся переговоры о результатах выполнения проекта и о возможных новых контрактах. Основные виды работ[17]:
1. Комплексные испытания.
2. Подготовка кадров для эксплуатации создаваемого объекта.
3. Подготовка рабочей документации, сдача объекта заказчику и ввод в эксплуатацию.
4. Сопровождение, поддержка, сервисное обслуживание.
5. Оценка результатов проекта и подготовка итоговых документов.
6. Разрешение конфликтных ситуаций и закрытие работ по проекту.
7. Реализация оставшихся ресурсов.
8. Накопление опытных данных для последующих проектов, анализ опыта, состояния, определение направлений развития.
9. Расформирование команды проекта.
Вторую и частично третью фазы принято называть «фазы системного проектирования», а последние две – «фазы реализации».
На начальных фазах осуществления проекта необходимо применять нетрадиционные методы и средства УП, в первую очередь, управление процессом системного проектирования (фазы разработки коммерческого предложения и проектирования).
На фазах реализации проекта могут быть использованы традиционные методы управления проектами.
Руководители проектов разбивают цикл жизни проекта на этапы различными способами. Наиболее традиционным является разбиение проекта на четыре крупных этапа: формулирование проекта, планирование, осуществление и завершение.
1.2 Проектный офис
Управление крупным проектом, как правило, требует достаточно представительной команды, состоящей из руководителя (менеджера) проекта, менеджеров и специалистов по направлениям деятельности, ряда функциональных работников, причем специфика их деятельности такова, что[18]:
♦ команда как организационная структура существует на время реализации проекта;
♦ состав команды проекта не является стабильной структурой, а изменяется по мере выполнения этапов проекта, т. е. часть персонала привлекается на определенные периоды, например:
♦ члены команды могут работать над проектом не полный рабочий день, а определенное время наряду с иной, основной деятельностью;
♦ члены команды проекта могут работать одновременно в различных стабильных организациях, осуществляя функции по реализации проекта параллельно основной работе;
♦ члены команды проекта могут функционировать территориально распределенно не только в пределах одного города, но и в пределах удаленных друг от друга городов, а также в различных странах.
Это накладывает особые требования на организацию работы команды, главное из которых – необходимость организации инфраструктуры, которая позволила бы реализовывать как централизованные, так и децентрализованные функции проекта и обеспечить конфиденциальность и защиту коммерческой тайны проекта. Такой инфраструктурой является офис команды проекта. Идеология офиса, принятая в развитых странах, трактует его не только и не столько как отдельное, оборудованное компьютерной и оргтехникой помещение (помещения), в котором осуществляется управление проектом, а как инфраструктуру, обеспечивающую все процессы управления проектом.
Офис проекта – специфическая инфраструктура, обеспечивающая эффективную реализацию проекта (или портфеля проектов) в рамках системы компьютерных, коммуникационных и информационных технологий и отработанных стандартов осуществления деятельности и коммуникаций[19].
Основное назначение офиса проекта в данной трактовке – обеспечение эффективной коммуникации членов команды проекта в совместном выполнении работ, что возможно только при наличии развитых средств связи, компьютеров и специфического программного обеспечения, средств телекоммуникации, разнообразной оргтехники, современных информационных технологий и пр. Офис проекта – это оптимальным образом организованная среда (в традиционном понимании место), где члены команды проекта могут осуществлять процессы управления проектом, проводить совещания, вести переговоры с партнерами, хранить проектную документацию.
В российской практике управления проектами идеология офиса проекта практически не используется. В западной системе управления проектами офис проекта в самом обобщенном виде понимается как[20]:
♦ определенный набор рабочих мест, привязанных к конкретным географическим координатам, в том числе:
♦ головной офис, где размещается менеджер проекта, хранится основная документация, проводятся важные совещания, установлены средства связи, компьютерное оборудование, оргтехника и пр.;
♦ набор территориально распределенных офисов (оборудованных рабочих мест, в том числе домашних, мобильных) отдельных групп или членов команды проекта, где установлены средства коммуникаций, компьютеры, оргтехника;
♦ виртуальный офис, не привязанный к определенному месту, а представляющий собой программно-телекоммуникационную среду, обеспечивающую возможность работы и коммуникаций по единым стандартам.
В многопроектной системе офис проекта, как правило, представляет собой многоуровневую систему[21]:
на первом уровне этой системы рассматриваются конкретные проекты и принципы их мониторинга. На этом уровне работает одна или несколько команд менеджеров, обеспечивающих планирование проектов с учетом ограниченных ресурсов, оценки затрат и будущей стоимости проекта, а также контроль текущего состояния проекта и подготовку отчетов. Здесь используются традиционные инструменты и информационные технологии мониторинга проектов;