1. планирование профессиональной подготовки рабочих и специалистов (обучение, переподготовка);
2. планирование повышения квалификации (обучение и переобучение) руководящих кадров;
3. рациональная расстановка кадров в соответствии с уровнем их квалификации;
4. аттестация и рационализация рабочих мест;
5. статистический и оперативный учет и отчетность;
6. анализ движения кадров;
7. анализ качественного состава кадров;
8. ведение архива.
Отдел управления персоналом ОАО «Фирма СЭЛМА» ведёт учёт персонального состава работников, движение кадров, обучение и переобучение кадров. Также функцией отдела является составление должностных инструкций, формирование отчетности и обработка анкет. Отдел управления персоналом также обязан следить за трудовой дисциплиной, а также за продвижением по служебной лестнице сотрудников.
Отдел кадров наряду с расчетом численности активной части трудовых ресурсов фирмы, ведет расчет численности управленческого персонала. Базируясь на представленных показателях плановой численности, кадровая служба фирмы планирует прием и увольнение сотрудников, а также распределение и регулирование принятых рабочих и служащих по рабочим местам. В процессе изготовления продукции рабочие получают плановые задания, фактические результаты, выполнения которых фиксируются либо в бумажных документах, либо на машинных носителях и передаются в бухгалтерию. Бухгалтерия в свою очередь, обрабатывает полученную информацию и вычисляет показатели оценки трудовой деятельности в денежном эквиваленте. До начала расчетов отдел кадров информирует бухгалтерию о текущих изменениях относительно отдельных работников (данные о пропущенном рабочем времени по причине временной нетрудоспособности о внутреннем и внешнем движении кадров, о нарушениях трудовой дисциплины и т.д.). Отдельные показатели такого рода передаются в отдел кадров, который использует их впоследствии при решении своих задач.
Специалист по кадрам ОАО «Фирма СЭЛМА» обеспечивает соответствие осуществляемых операций с персоналом законодательству, контроль движения персонала и выполнением обязательств перед ним. Кадровик назначается на должность и освобождается от должности генеральным директором. Прием и сдача дел при назначении и освобождении специалиста оформляются актом после проверки состояния кадрового учета и отчетности. Кадровик подчиняется генеральному директору фирмы.
Специалист по кадрам должен выполнять следующие функции:
- подбор кадров;
- анализ резюме;
- собеседование;
- отбор претендентов на вакантные рабочие места;
Специалист по кадрам, осуществляет организацию кадрового учета на основе установленных правил его ведения, обязан обеспечить:
– планирование и осуществление приема и увольнения работников;
– распределение и регулирование принятых рабочих и служащих по рабочим местам;
– расчет численности активной части трудовых ресурсов и управленческого персонала.
В связи с большой численностью персонала, а, следовательно, большой загруженностью кадровой службы, предприятие упростило ведение кадрового учета путем внедрения автоматизированных рабочих мест.
Базовыми программными продуктами АРМ кадрового работника ОАО «Фирма СЭЛМА» являются:
1) Операционная система Microsoft Windows XP SP3;
2) Пакет офисных программ Microsoft Office XP - для ведения электронного документооборота; переписки по электронной почте; выходу в международную сеть Internet,; выполнения табличных расчетов; ведения простых баз данных.
3) 1С Управление персоналом из пакета программ 1С Предприятие.
4) Система нормативно-справочной информации (НСИ) предприятия - содержащая набор взаимосвязанных справочников, классификаторов, словарей и нормативных документов поддерживающих основную деятельность предприятия.
5) PDM-система предприятия - TechnologiCS, единая информационная система предприятия
АРМ специалиста по кадрам ОАО «Фирма СЭЛМА» решает проблему предприятия, связанную с учетом кадров, ведением штатного расписания организации, трудовых договоров и регламентированного документооборота. С помощью отчетов по состоянию штатного расписания компании отдел кадров может оперативно оценить степень укомплектованности штата организации. 1С:Предприятие. Управление персоналом - оптимальным образом отвечает требованиям отдела кадров, а возможность планирования потребностей в человеческих ресурсах позволяет заблаговременно отслеживать вакантные штатные единицы, а так же значительно упростить систему документооборота в кадровом учете.
2.3 анализ работы АРМ специалиста по кадрам на предприятии ОАО «Фирма СЭЛМА».
Предприятие ОАО «Фирма СЭЛМА» практикует применение автоматизированных технологий ДОУ.
Для предприятия ОАО «Фирма СЭЛМА» интерес представляют не реквизиты документа, а его содержание, маршруты движения, коллективная работа и ее скорость, то есть управление электронными документами.
Функции руководителя - согласование. Подписание, наложение резолюций, контроль исполнения, оперативный доступ и поиск необходимой информации в контексте решаемых задач. Применяемые предприятием системы отвечают этим требованиям.
В самостоятельное направление автоматизации документационного обеспечения управления персоналом выделяется потоковый ввод бумажных документов и передача содержащейся в них информации в другие корпоративные системы.
Критическим фактором для предприятия является скорость поиска информации в большом объеме данных, особенно если это похожие документы или разные версии одного и того же. Современные технологии ДОУ позволяют консолидировать и структурировать информацию из разных источников, сократить время на просмотр ненужной информации в списке результатов запросов до получения требуемого документа.
Много вопросов приходится решать предприятию при организации архивов. И это не только вопросы выбора компьютерных программ и электронных хранилищ данных, а еще организационные, методические и юридические. Рынок автоматизированных технологий работы с документами предоставляет такую услугу, аутсорсинг – выделение архива (электронного и бумажного) из организации и передача его в управление специализированной компании. При этом организация получает к электронным документам доступ через Интернет, а при необходимости бумажные документы доставляются в сроки, оговоренные договором на обслуживание.
И, несомненно, комплексный подход к решению задач документационного обеспечения управления кадрами требует соответствия систем электронного документооборота требованиям международных стандартов функциональности и наличия информационной безопасности.
Программа обеспечивает работоспособность следующих функций:
- ввод / удаление информации входящих документов;
- перерегистрация документов;
- ввод / удаление информации исходящих документов;
- ввод / удаление информации внутренних документов;
- возможность редактирования информации о документе;
- идентификация документа;
- составление и печать информации документов:
1 Журнал выдачи информации документов.
2 Запрос информации документов сотрудниками организации.
3 Запрос информации документов других организаций.
4 Дата выдачи информации документов.
5 Кому была выдана информация о документе (контроль за исполнением).
6 Отчет о движении информации документов за день, месяц.
- автоматическое сохранение всех данных;
- защита несанкционированного доступа персонала (конфиденциальность сведений).
Ввод и удаление входящих и исходящих документов. Подразумевает собой то, что те и других документы при автоматизированной системе можно как вводить их в базу данных составленной программистом, так и удалять из нее все ненужные входящие и исходящие документы.
Перерегистрация документов. Когда документ поступает в организацию, он регистрируется, как входящий и получает свой регистрационный номер. После того как над ним была проведена работа тем отделом каким требовался он отправляется в организацию, которую требует этот документ и становится уже исходящим документом «Фирма СЭЛМА». Значит подлежит перерегистрации т.к. это уже считается другим документом и заносится в базу данных, где содержатся все исходящие документы.
Ввод и удаление внутренних документов. Внутренний документ – это документ, который находится внутри организации (приказы, благодарности, поощрения, высказывания и др.). Его как и все входящие и исходящие документы можно вводить в базу данных, так и удалять из нее по мере необходимости.
Возможность редактирования информации о документе. Информация о каждом документе, находящимся в базе данных работника кадрового отдела, может по мере необходимости меняться (сроки сдачи документов могут быть увеличены или уменьшены в соответствии со сложностью решаемых задач, может поменяться адрес организации, куда должен быть отправлен документ и т.д.). Поэтому программа может вносить изменения о сведениях документа, тем самым редактировать его.
Идентификация документа. Означает определение документа. Программа позволяет определить к каким документам относится тот или иной документ (входящим, исходящим, внутренним), кому он предназначен, от какой организации он был доставлен или какой должен быть направлен.
Составление и печать документов. Позволяет составлять журнал обо всех выданных документах, делать запрос документов сотрудниками предприятия, т.е. сотрудники из разных отделов могут делать запрос у кадровика о выдачи им тех документов, которые нужны в ходе работы. Специалист отдела кадров на всех документах поступающих в базу данных компьютера составляет дату выдачи его тем сотрудникам, которым был предназначен документ и кому они были выданы, т.е. следит за тем правильно ли был доставлен документ. Каждый день (месяц, квартал, полугодие, год) производится отчет о движении документов. Сколько документов было отправленных и поступивших, в те ли сроки что указаны в документе были они выполнены и т.д.