- Разделение Банка на блоки по функциональным особенностям для достижения профессиональной направленности и эффективного разделения труда;
- Установление вертикальных и горизонтальных связей между банковскими подразделениями и уровнями взаимодействия для достижения максимальной управляемой системы и эффективности информационных потоков;
- Формирование управленческой структуры Банка;
- Формирование финансовой структуры Банка;
- Развитие системы управления Банком.
Основными принципами построения организационной структуры Банка являются:
- Гибкость – способность быстрой перестройки в соответствии с изменениями, происходящими в Банке;
- Централизация – разумная централизация функций работников в группах, отделах, управлениях Банка с передачей в нижнее звено функций оперативного управления;
- Специализация – закрепление за каждым подразделением Банка определенных функций управления;
- Нормоуправляемость – соблюдение рационального числа подчиненных у каждого руководителя Банка;
- Единство прав и ответственности – права и ответственность подразделений и сотрудников находятся в диалектическом единстве;
- Разграничение полномочий;
- Экономичность – достижение минимально необходимых затрат на построение и содержание организационной структуры.
Организационная структура Банка основывается на сочетании линейно-функциональной и дивизиональной структуры управления.
Организационная структура Банка основана на принципе специализации и направлена на качественное разделение труда с целью достижения максимально профессиональной работы на каждом участке, что реализовывается в специализации отдельных операционных звеньев по банковским продуктам и технологическим особенностям.
Вертикальные связи в Банке служат каналами передачи распорядительной, нормативной и отчетной информации, что служит основой для реализации принципа централизации и обеспечивает эффективное управление сложной многоуровневой и многофункциональной системой.
Горизонтальные связи в Банке обеспечивают взаимодействие между равными по статусу подразделениями и направлены на совершенствование банковских операций и технологий для достижения конкурентоспособного механизма деятельности Банка.
Для руководства и осуществления банковских операций формируются управленческая структура Банка, включающая в себя постоянно действующие коллегиальные органы для рассмотрения управленческих и специфических вопросов.
Для решения управленческих вопросов, определения стратегических целей Банка действуют:
- Общее собрание акционеров Банка – высший орган управления Банка;
- Совет директоров Банка – коллегиально-руководящий орган управления Банка;
- Правление Банка – коллегиально-исполнительный орган управления Банка.
К постоянно действующим органам по решению специфических вопросов относятся:
- Большой и малый Кредитные комитеты Банка, ОСП, ВСП;
- Комитет по управлению активами и пассивами Банка;
- Финансовый комитет;
- Ревизионная комиссия.
В общей организационной структуре головного банка выделяются четыре типа подразделений, которые условно объединяются, в зависимости от видов выполняемых функций, на четыре основных типа: 1 тип – зарабатывающие (бизнес-подразделения), 2 тип – развивающие бизнес подразделения, 3 тип – обеспечивающие бизнес подразделения и 4 тип – сопровождающие бизнес подразделения Банка.
К 1 типу подразделений Банка относятся следующие структурные подразделения:
- Подразделения по кредитованию юридических и физических лиц;
- Подразделения по привлечению клиентов;
- Казначейство.
Ко 2 типу подразделений Банка относятся структурные подразделения, функции которых направлены на развитие бизнеса и банковских технологий:
- Подразделения по развитию розничного бизнеса Банка;
- Подразделения по развитию технологий;
- Подразделения по развитию регионов и международных отношений;
- Подразделения маркетинга и рекламы.
К 3 типу подразделений Банка относятся структурные подразделения, обеспечивающие бизнес Банка:
- Подразделения, обеспечивающие обслуживание клиентов;
- Подразделения, выполняющие процедуры по оформлению, учету и регистрации операций произведенных Банком;
- Подразделения, обеспечивающие планирование, учет и перераспределение финансовых потоков;
- Подразделения, обеспечивающие безопасность и минимизацию рисков Банка;
- Подразделения, обеспечивающие информационно-техническую поддержку бизнеса Банка;
- Подразделения, осуществляющие контролирующие функции.
К 4 типу подразделений относятся структурные подразделения, сопровождающие бизнес Банка:
- Юридическая поддержка;
- Управление персоналом;
- Административно-хозяйственный блок.
Деление структурных подразделений на типы используется в целях построения финансовой структуры Банка – выделения центров финансовой ответственности, центров прибыли, создания и совершенствования системы премирования сотрудников Банка, отражаемой в соответствующих Положениях «Азиатско-Тихоокеанского Банка» (ОАО).
Для установления системы оплаты труда используется деление структурных подразделений, групп сотрудников или отдельных сотрудников с отдельными функциями, на профессиональные группы, руководствуясь основными характеристиками профессии и уровня их присутствия в каждой группе согласно утверждаемой процедуре.
Система оплаты труда сотрудников Банка строится на основе основных принципов и утверждается решением Совета Директоров Банка по представлению Правления Банка.
На основании утвержденных критериев Правление принимает решение о необходимости отнесения вновь создаваемого, либо о переводе уже действующего подразделения к одному из стандартных видов подразделений и готовит ходатайство Председателю Правления Банка об утверждении соответствующей организационной структуры подразделения, лежащей в основе его штатного расписания, утверждаемого Председателем Правления Банка. Изменения в структуре и внесение изменений в штатные расписания действующих ОСП и ВСП производятся на основании установленных принципов, руководствуясь рыночными условиями, потребностями, внешней средой и производственной необходимостью, как правило, не чаще двух раз в год, по возможной инициативе Членов Правления или руководителей ОСП или ВСП.
В зависимости от характера выполняемых работ, автономности выполняемых функций, расположенности в тех или иных Субъектах Российской Федерации создаются структурные подразделения Банка: ГО, ОСП и ВСП.
В целях обеспечения единообразия структурных подразделений на территории Российской Федерации, в осваиваемых Субъектах Российской Федерации, преимущественно в административных центрах, создаются и действуют ОСП в виде региональных филиалов, в их подчинении формируются ВСП в виде дополнительных офисов и кредитно-кассовых офисов.
В целях обеспечения единообразия в названиях и статусе подразделений Банка, ОСП и ВСП устанавливаются следующие виды внутренних структурных подразделений: управление, отдел, группа (центр, служба), дополнительный офис, кредитно-кассовый офис.
На следующем этапе формирования структуры Банка, ГО, ОСП, ВСП происходит расчет численности специалистов, необходимых для выполнения существующего объема работ и расчет числа уровней управления (высший менеджмент (Т), средний уровень управления (М), третий уровень – специалисты (С) и четвертый уровень – работники технических служб (Р)).
Поочередно для каждой функции каждого подразделения путем экспертных оценок или в соответствии с разработанными нормативами для расчета численности, определяется требуемое количество специалистов. Порядок расчета нормативов численности операционных работников, кредитных экспертов, специалистов по авторизации и по сопровождению кредитов утверждается приказом Председателя Правления. Численность сотрудников банка, выполняющих работы, не поддающиеся стандартизации из-за разнообразия содержащихся в них процедур и постоянной их изменчивости, определяется экспертным путем.
Критериями оценки статуса подразделения служат руководящий уровень, характер и объем выполняемых работ, сложность, ответственность уровня принятия решения, величина риска, а также степень автономности выполняемых функций и значимость выполняемых задач для всех структурных подразделений Банка.
Также критериями (ориентировочными, но не обязательными) оценки статуса подразделения могут служить:
- расчетная штатная численность (при количестве специалистов от 2-х, может образовываться группа (служба, центр), от 5-ти – отдел, от 10-ти – управление);
- наличие дивизиональных структурных подразделений и их статус (если внутри подразделения существуют группы, то его статус не должен быть ниже отдела, при наличии отделов - не ниже управления);
- требования, профессиональный уровень, социальный статус, значение роли руководителя подразделения в политике Банка также определяют статус возглавляемого им подразделения.
Статус должностей, внутренняя структура подразделений, их численность и название структурного подразделения определяется Председателем Правления Банка, по предложению руководителя подразделения согласованному с курирующим Членом Правления.
Если расчетная численность подразделения одна штатная единица или менее одной штатной единицы, то возможно присоединение функций и суммирование расчетной численности этого подразделения с другим (“родственным” по функциям и характеру выполняемой работы) подразделением или объединение нескольких таких единиц в одно подразделение.
Рекомендуется использовать названия подразделений типовой структуре для определения названия во вновь создаваемых структурах. Как правило, название должно ассоциироваться с функциями подразделения, по которым выполняется максимальный объем работ.