Количество выданных топлива и масла записывается в ведомость учета выдачи топлива и смазочных материалов. ГСМ для использования для других производственных нужд (технического обслуживания и ремонта) выдаются со склада на основании требований или по лимитно-заборным ведомостям при наличии на них подписей лиц, которым приказом руководителя предприятия предоставлено право разрешать отпуск ГСМ.
На основании документов, по которым на предприятии производились прием и отпуск нефтепродуктов: товарно-транспортных накладных, актов, требований, ведомостей учета выдачитоплива и смазочных материалов, ведомостей определения плотности и температуры, удостоверяющих правильность пересчета количества нефтепродуктов из объемных единиц в массовые и обратно, - материально ответственное лицо составляет отчет о движении ГСМ.
Складской учет горюче-смазочных материалов в натуральном выражении на нефтескладах, в кладовых ведется в единицах массы. Горюче-смазочные материалы, находящиеся в других местах хранения (в пунктах заправки, производственных участках, отделениях, бригадах и т.п.), учитываются в тех единицах, в которых они получены материально ответственными лицами.
Таблица 9
Журнал операции
Учет движения ГСМ при хранении их в стационарных пунктах
| № п/п | Содержание операции | Дебет | Кредит |
| 1. | Поступили ГСМ от поставщиков в покупных ценах | 10/3 | 60 |
| Учтен входной НДС | 19 | 60 | |
| 2. | Приняты к оплате счет — фактура сторонней ортанизации за транспортировку ГСМ | 10/3 | 60 |
| Учтен входной НДС | 19 | 60 | |
| 3. | Начислена зароботная плата и взносы в социальные фонды за погрузочно-разгрузочные работы при заготовлении ГСМ | 10/3 | 70, 69 |
| 4. | ГСМ выданы водителям | 10/3 | 10/3 |
| 5. | ГСМ списаны на работу автотранспортных средств | 20, 23, 26 | 10/3 |
2.7 Особенности проведения инвентаризаций ГСМ
Инвентаризация осуществляется в соответствии со ст. 12 Закона о бухгалтерском учете, п. п. 26 - 28 Положения по ведению бухгалтерского учета, а также Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. N 49. При проведении инвентаризации следует учитывать, что наличие топлива в баках автомобилей и талонов на топливо (в натуральном достоинстве) у водителей определяется на основании акта снятия остатков, который составляется ежемесячно по состоянию на последний день месяца или на день проведения инвентаризации. На основании данных остатков топлива в баках и талонов на топливо у водителей, сгруппированных по маркам топлива, и средней цены отпущенного в отчетном месяце топлива определяется стоимость указанных остатков топлива, которая и должна равняться стоимости ГСМ, отраженных по субсчету "Бензин, дизельное топливо в баках автомобилей, талоны у водителей". Документальное оформление результатов проводимых инвентаризаций должно производиться с учетом Постановления Госкомстата России от 18 августа 1998 г. N 88, которым с 1 января 1999 г. введены в действие новые унифицированные формы первичной учетной документации по учету результатов инвентаризаций. Кроме того, при проведении инвентаризаций следует использовать Постановление Госснаба СССР от 26 марта 1986 г. N 40 "Об утверждении Норм естественной убыли нефтепродуктов при приеме, хранении, отпуске и транспортировании". Естественная убыль - это допустимая величина безвозвратных потерь нефтепродуктов вследствие неизбежных физических процессов. Естественная убыль нефтепродукта определяется умножением соответствующей нормы на массу принятого нефтепродукта в тоннах. Данные инвентаризации отражаются в акте, и на фактический результат производится корректировка в журнале учета ГСМ. Потери, связанные с зачисткой резервуаров, ремонтом, любые аварийные потери и т.д. в нормах естественной убыли не учитываются. Также эти нормы не применяются для расфасованных или хранящихся в герметичной упаковке нефтепродуктов. Величина нормы естественной убыли определяется в зависимости от: - времени года (осенне-зимнего (с 1 октября по 31 марта) или весенне-летнего (с 1 апреля по 30 сентября) периода); - климатической зоны (например, Московская область находится во второй климатической зоне); - группы нефтепродуктов (разделение на группы произведено по физико-химическим - типа резервуаров, в которых хранятся нефтепродукты. В настоящее время продолжают действовать Нормы естественной убыли нефтепродуктов при приеме, хранении, отпуске и транспортировании, утвержденные Постановлением Госснаба СССР от 26 марта 1986 г. N 40 "Об утверждении Норм естественной убыли нефтепродуктов при приеме, хранении, отпуске и транспортировании". Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются на счетах бухгалтерского учета в следующем порядке: - излишек ГСМ приходуется по рыночной стоимости, и соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты деятельности; - недостача ГСМ и их порча в пределах норм естественной убыли относятся на издержки производства, сверх норм - за счет виновных лиц (если виновные лица не установлены или суд отк а за л во вз ы с ка ни и у б ыт ко в с ни х, у бы тк и о т не д ос та ч и Г С М и и х по рч и с п ис ы в аю тс я на финансовые результаты деятельности).
2.8 Документальное оформление расходования ГСМ
В соответствии с п. 1 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" все хозяйственные операции, производимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Документальное подтверждение затрат является необходимым условием для их признания в качестве расхода для целей налогообложения (п. 1 ст. 252 Налогового кодекса Российской Федерации (НК РФ)). Основным оправдательным документом, на основании которого определяется расход и списание бензина, является путевой лист. Согласно Уставу автомобильного транспорта РФ путевой лист удостоверяет принадлежность транспортного средства данному юридическому (физическому) лицу, осуществляющему перевозки. Путевой лист дает право водителю: - на выезд автомобиля из гаража (места стоянки) на дороги общего пользования для выполнения установленного в нем задания, а также - на въезд автотранспортного средства и находящихся в нем лиц, указанных в путевом листе, на территорию грузоотправителя или грузополучателя, если для этого не требуется специальный пропуск. При приеме груза к перевозке водитель-экспедитор предприятия- перевозчика предъявляет грузоотправителю водительское удостоверение и путевой лист. Согласно п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Унифицированные формы путевого листа (по видам автомобилей) утверждены Постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. N 78:
| Форма | Порядок заполнения формы |
| Форма N 3 Путевой лист легкового автомобиля | Является первичным документом по учету работы легкового автотранспорта и основанием для начисления заработной платы водителю. Выписывается в одном экземпляре диспетчером или уполномоченным лицом |
| Форма N 3 спец. Путевой лист специального автомобиля | Является основным первичным документом учета работы специального автомобиля и основанием для начисления заработной платы водителю. Форма рассчитана на выполнение задания у двух заказчиков и действительна только на один день (смену). Раздел "Результаты работы автомобиля" заполняется лицами, отвечающими за эту работу. В раздел "Особые отметки" заносятся сведения об изменении задания, указанного в разделе "Задание водителю", сведения о сопровождающих лицах и т.п. Отрывные талоны путевого листа заполняются организацией, которой принадлежит спецавтомобиль, и служат основанием для предъявления счета заказчику |
| Форма N 4 Путевой лист легкового такси | Является первичным документом по учету работы легкового такси и основанием для начисления заработной платы водителю. Ежедневно перед началом рабочего дня водитель получает путевой лист, а по окончании смены возвращает его в диспетчерскую |
| Форма N 4-С Путевой лист грузового автомобиля | Путевые листы грузового автомобиля являются основным документом первичного учета, определяющим совместно с товарно-транспортной накладной при перевозке товарных грузов показатели для учета работы подвижного состава и водителя, а также для начисления заработной платы водителю и осуществления расчетов за перевозки грузов. Форма N 4-С (сдельная) применяется при осуществлении перевозок грузов при условии оплаты работы автомобиля по сдельным расценкам. Форма N 4-П (повременная) применяется при условии оплаты работы автомобиля по повременному тарифу и рассчитана на одновременное выполнение перевозок грузов до двух заказчиков в течение одного рабочего дня (смены) водителя. Отрывные талоны путевого листа заполняются заказчиком и служат основанием для предъявления организацией - владельцем автотранспорта счета заказчику. К счету прилагают соответствующий отрывной талон. Путевой лист остается в организации - владельце автотранспорта, в нем повторяются идентичные записи о времени работы автомобиля у заказчика и служат основанием для учета работы автомобиля в течение рабочего дня. В случае, когда при повременной оплате работы автомобиля будут перевозиться товарно-материальные ценности, в путевой лист вписываются номера товарно-транспортных документов и прилагается один экземпляр этих товарно-транспортных документов, по итогу которых указывается количество перевезенных тонн груза и другие показатели, отражающие работу автомобиля и водителя. Заполнение путевого листа до выдачи его водителю производится диспетчером организации или лицом, на это уполномоченным. Остальные данные заполняют работники организации - владельца автотранспорта и заказчики |
| Форма N 4-П Путевой лист грузового автомобиля | |
| Форма N 6 Путевой лист автобуса | Является первичным документом по учету работы автобуса и основанием для начисления заработной платы водителю. Все сведения об автобусе, расходе топлива и задания водителям записываются в путевом листе диспетчером и механиком. Форма применяется для учета работы автобуса на городских и пригородных маршрутах |
| Форма N 6 спец. Путевой лист автобуса необщего пользования | Путевой лист является основным первичным документом учета работы автобуса необщего пользования по перевозке пассажиров. Путевой лист оформляется только для выполнения заказа одной организации. Раздел "Результат работы автобуса" заполняется при обработке путевых листов лицами, отвечающими за эту работу |
| Форма N 8 Журнал учета движения путевых листов | Применяется организацией для контроля за движением путевых листов, выданных водителю, и сдачей обработанных путевых листов в бухгалтерию |
| Форма N 1-Т Товарно- транспортная накладная | Товарно-транспортная накладная предназначена для учета движения товарно-материальных ценностей и расчетов за их перевозки автомобильным транспортом. Товарно-транспортная накладная состоит из двух разделов: - товарного, определяющего взаимоотношения грузоотправителей и грузополучателей и служащего для списания товарно-материальных ценностей у грузоотправителей и оприходования их у грузополучателей; - транспортного, определяющего взаимоотношения грузоотправителей - заказчиков автотранспорта с организациями - владельцами автотранспорта, выполнившими перевозку грузов, и служащего для учета транспортной работы и расчетов грузоотправителей или грузополучателей с организациями - владельцами автотранспорта за оказанные им услуги по перевозке грузов |
Формы путевых листов, утвержденные Госкомстатом, обязательны только для автотранспортных организаций. Все остальные организации могут разработать их формы самостоятельно. Разработанную организацией форму путевого листа следует утвердить приказом об учетной политике организации и привести в приложении к этому приказу.