Ответственность за организацию инвентаризации на УП "Белкоммунмаш" возложена на руководителя УП "Белкоммунмаш". Для проведения проверки по его распоряжению, издается приказ о составе инвентаризационной комиссии. В приказе отмечается склад комиссии, объем инвентаризации, порядок, начало и окончания работы.
На УП "Белкоммунмаш" имеется два помещения для хранения материальных ценностей, поэтому инвентаризации материальных ценностей проводят на складе №1, а затем и в складском помещении.
К началу инвентаризации все операции по складу и подсобным помещениям прекращаем, а также и прочие места сохранения материальных ценностей. Все помещения, в которых находятся материальные ценности, пломбируют. Вначале проведения инвентаризации от заведующая склада подает реестр с документами на момент инвентаризации. Реестр и приложенные к нему документы председатель инвентаризационной комиссии проверяет относительно правильности их складывания, правильности цен, наличия подписей материально ответственных лиц на всех документах. Затем документы председатель инвентаризационной комиссии визирует и подписывает, что служит для бухгалтерии основой определения остатков ценностей к началу инвентаризации по учетным данным.
После проверки принесенного реестра и приложенных к нему документов проводится проверка наличия материальных ценностей на складе №1 и в складской кладовой, при этом в первую очередь уделяется внимание организации складского хозяйства.
Сначала в присутствии заведующей складом осуществляется проверка состояния помещений и соблюдение порядка приема и реализации товаров за количеством и качеством.
Инвентаризацию самих материальных ценностей проводится в порядке расположения ценностей в данном помещении. Т.к. на УП "Белкоммунмаш" имеется два помещения для хранения материальных ценностей, следовательно, инвентаризацию материальных ценностей проводится последовательно по местам хранения. После проверки ценностей на складе №1 вход в помещение опломбировывают, и комиссия переходит в складскую кладовую для проведения дальнейшей инвентаризации материальных ценностей. Во время обеденного перерыва при инвентаризации все документы по проведению инвентаризации, а также и описи хранят в сейфе в закрытом помещении, где проводится инвентаризация, т.е. на складе №1 где имеется сейф под замком.
Проверяющие в присутствии заведующей складом осуществляют проверку фактического наличия материальных ценностей на выборку путем обязательного пересчета, перевешивания или перемеривания. Все материальные ценности, которые находятся поштучно пересчитываются, материальные ценности которые измеряются в килограммах, тоннах, граммах, литрах и листах перевешиваются и перемериваются. По результатам инвентаризации при пересчете фактического наличия материальных ценностей проверяющие могут установить расхождения фактического наличия материальных ценностей с данными бухгалтерского учета, т.е. могут быть выявлены излишки материальных ценностей или недостача. Одновременно с пересчетом фактического наличия материальных ценностей проверяющий заполняет инвентаризационную опись по всем фактически выявленным показателям при пересчете, перевешивании и перемеривании материальных ценностей.
Но, при обнаружении ошибки после проведения инвентаризации заведующая складом может до открытия склада или складской кладовой заявить об этом председателю инвентаризационной комиссии. Вследствие этого проверяющий осуществляет повторную проверку указанного факта и в случае его подтверждения производит исправление выявленной ошибки в установленном порядке, т.е. зачеркиванием ранее занесенных данных и пишет "исправленному верить" и ставит свою подпись, а если указанный факт не подтвердился, то инвентаризационная опись передается для обработки в бухгалтерию.
После окончания инвентаризации заведующая склада дает расписку о том, что все материальные ценности, определенные в инвентаризационной описи пересчитаны в её присутствии, с результатами инвентаризации согласна и претензий к проверяющим не имею. Затем все данные о проведении инвентаризации проверяющий передает в бухгалтерия для выявления результатов.
После проведения инвентаризации материальных ценностей и выявления ее результатов все документы подвергаются тщательной проверке. Проверяющий начинает проверять правильность оформления инвентаризационной описи, сверяет фактические остатки товаров, сопоставляя их данные с бухгалтерскими записями (по всем бухгалтерским счетам, регистрам аналитического учета - журналу-ордеру № 10, машинограмме), потом проверяет цены, таксировка, итоги в описаниях.
При этом на УП "Белкоммунмаш" для оформления инвентаризации применяют форму разработанную министерством - форма № инв-3. "Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей".
При проведении инвентаризации на УП "Белкоммунмаш" инвентаризационная опись заполняется в двух экземплярах: один - для работы в бухгалтерию, а второй - контрольной проверки.
Инвентаризационная опись по материальным ценностям заполняется на УП "Белкоммунмаш" ручным способом и с использованием средств вычислительной или другой организационной техники (см. приложение 55). Ручная инвентаризационная опись заполняется разборчивым подчерком, чернилами или шариковой ручкой четко и ясно, без помарок и подчисток.
В начале инвентаризационной описи указываем наименование инвентаризуемой организации УП "Белкоммунмаш". Далее пишется структурная единица предприятия склад №1. Затем в опись вносим основание для проведения инвентаризации основанное на приказе.
Перед началом заполнения инвентаризационной описи заведующая складом дает расписку, о том, что к началу проведения инвентаризации все документы по движению материальных ценностей сданы в бухгалтерию. После этой расписки приступают к заполнению данных по материальным ценностям фактического наличия и по данным бухгалтерского учета.
Наименование инвентаризуемых материальных ценностей, их количество указываем в описях по их номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете. В инвентаризационной описи заполняют графу "фактическое наличие согласно данным фактического наличия материальных ценностей на складе №1" и заполняют графу "по данным бухгалтерского учета согласно выданным остаткам по складу №1" на дату инвентаризации. На каждой странице описи указывается прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т.д.) эти ценности показаны.
Если в заполнении инвентаризационной описи возникла ошибка, то исправление ошибок производится во всех экземплярах описей путем зачеркивания неправильных записей и проставлением над зачеркнутым правильных записей. Исправления оговариваются и подписываются всеми членами инвентаризационной комиссии, а также и заведующей склада.
В описях, заполняют все строки в подряд, не допускается оставлять незаполненные строки, на последних страницах незаполненные строки прочеркиваются. На последней странице описи делают отметку о проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, производивших эту проверку.
Инвентаризационную опись подписывают все члены инвентаризационной комиссии и заведующая складом.
В конце инвентаризационной описи заведующая складом дает расписку, подтверждающую проверку комиссией материальных ценностей в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленных в описи материальных ценностей на ответственное хранение.
После заполнения инвентаризационной описи проверяющий определяет расхождения по описи между фактическим наличием на складе №1 и данным бухгалтерского учета. Затем для выявленных результатов по инвентаризации на основании инвентаризационной описи проверяющий составляет сличительную ведомость, которая включает только те материальные ценности, по которым при инвентаризации выявлены отклонения от учетных данных. Сличительную ведомость подписывают все члены инвентаризационной комиссии и заведующая складом.