Совещания, в противоположность планеркам, более долговременны и не носят, как правило, столь повторяющегося характера. На совещаниях обсуждаются важные вопросы и принимаются коллективные решения. Совещание является эффективной формой выработки групповых решений. От того насколько эффективно оно проводится, зависит качество принятых решений. Спланированные и организованные определенным образом совещания помогают уменьшить потери времени и повысить качество вырабатываемых решений. При подготовке к совещанию необходимо:
Четко и однозначно определить тему совещания и ее цель;
Определить: можно ли за одно совещание решить несколько вопросов;
Тщательно разработать повестку дня, выбрать наиболее целесообразную последовательность вопросов;
Заранее познакомить участников с теми фактами, которые могут обсуждаться в ходе дискуссии;
Как можно раньше послать приглашение участникам;
Выбрать помещение для заседаний (кабинет менеджера или специальная комната) с хорошей вентиляцией и нормальной температурой;
Участникам совещания выработать возможные решения по предлагаемым вопросам.
Четкие планирование, подготовка и проведение беседы займут меньше времени, чем случайная беседа.
Для эффективности деловой беседы необходимо приглашать только тех, кто непосредственно нужен при обсуждении вопросов. При проведении совещаний необходимо учитывать, что слишком большое количество участников скажется отрицательно на ходе совещания. [13, c.282 ]
Менеджер располагает определенным фондом рабочего времени в течение дня. Продолжительность рабочего дня менеджера, как уже отмечалось ранее, строго не лимитирована, но все же ограничена и необходимо спланировать свою работу таким образом, чтобы рабочий день не растянулся на 14 -15 часов.
Менеджер должен тщательным образом планировать свой рабочий день. Для этого лучше всего подходят графики работы. В таких графиках сразу отводиться определенное время в течение дня на выполнение каких-либо повторяющихся действий. Например: проведение совещаний в 900 продолжительностью 15 минут, прием посетителей с 1300 до 1400 и т.д. Оставляется резерв времени на непредвиденные ситуации. Соблюдение графика не является строго обязательным, но помогает рационально спланировать рабочее время. Менеджер должен постоянно контролировать, как выполнены запланированные задачи, а также делать анализ использования рабочего времени и узнать, не теряется ли оно по одним и тем же причинам. В результате менеджер лучше узнает самого себя, в дальнейшем сумеет сосредоточиться на решении важнейших задач и сможет не просто работать, а достигать высоких результатов. [13, c.285 ]
Для проведения приема лучше выделить определенное время в течение рабочего дня. Оптимальным представляется время между 1400 и 1600. Если это возможно, то необходимо пользоваться предварительной записью у секретаря. Посетитель, по возможности, должен заранее изложить тему предстоящей беседы. Это позволит, во-первых, сократить время на изложение темы разговора, во-вторых, позволит менеджеру подготовиться к предстоящей беседе и, в-третьих, если это возможно, направить посетителя к другим исполнителям. Посетителю необходимо заранее сообщить временные рамки разговора.
Приемы можно проводить:
за столом для конференций, совещаний. Это поставит менеджера и посетителя в одинаковые условия, то есть психологически собеседнику будет легче.
за рабочим столом. За рабочим столом лучше всего вообще не принимать посетителей, т.к. на нем могут находиться важные документы, которые может увидеть посетитель и по ряду других причин. За ним лучше принимать провинившихся работников. Когда менеджер сидит за рабочим столом, а работник находиться спереди, то психологически работнику намного сложнее и подчас одного этого хватает, чтобы, не критикуя, работник понял свою вину.
В заключение необходимо отметить, что для оптимального ведения беседы менеджер должен:
уметь активно слушать. То есть в процессе рассказа собеседника не просто слушать молча, а показывать, что вы следите заходом мысли.
уметь понять собеседника. Причем “понять не значит принять”. Если менеджер может правильно понять собеседника, то это поможет ему принять правильное решение;
уметь направить разговор в нужное русло;
стараться говорить на уровне собеседника и др. [ 13, c.286 ]
Посещение рабочих мест позволяет наладить с коллективом хорошие отношения, быть в курсе дел на предприятии (в организации). Также при посещении рабочих мест рабочие (служащие) могут высказать менеджеру свои пожелания или возможные варианты решения проблем.
При подготовке к посещению менеджер должен собрать необходимый материал по тому или иному цеху, подразделению, отделу чтобы быть в курсе дел происходящих в них.
Для хорошего контакта с работниками необходимо учитывать психологические моменты. В частности в цех, подразделение, отдел лучше идти одетым соответствующим образом. При встрече с работниками необходимо поощрять их стремление высказаться по актуальным проблемам. Чтобы не забыть внесенные предложения их лучше кратко записывать и после анализа внедрять, не забывая поощрять работников, внесших рационализаторские предложения.
Для посещения рабочих мест лучше выбирать время ближе к концу рабочего дня, когда производительность низкая и отвлечение работников не нанесет большого вреда.
Важно отметить также, что необходимо встречаться с работниками не только в рабочее время, но и в не рабочее. На таких встречах можно обсудить общее положение дел на предприятии (организации), послушать выступления работников. [ 13, c.287 ]
Исходя из вышесказанного, можно свелать вывод, что качество и эффективность управленческого труда руководителя зависит от состояния рабочих мест и условий, в которых работает менеджер.
Рациональная организация рабочего места менеджера создает благоприятные условия труда и повышает эффективность работы руководителя.
2. Особенности управленческого труда на
ОАО «………………………»
2.1. Технико-экономическая характеристика ОАО "………………………."
ОАО «……………….» (первоначально- ……………………………………………………..) было построено в 1974 году. В настоящее время оно является одним из крупнейших предприятий сельскохозяйственного машиностроения РБ. Строительство завода было начато в 1971 году. Первые 11 опытных образцов разбрасывателя жидких органических удобрений РЖТ-8 были выпущены в сентябре 1975 года.
Проектная мощность предприятия составляет 26 тысяч машин в год. Достигнута она была в 1981 году. В начальный период завод выпускал 4 образца машин, которые по своим основным показателям соответствовали лучшим зарубежным аналогам. Еще на стадии согласования технического проекта завода были заложены современные технологические процессы, предусматривающие использование высокопроизводительного оборудования, средств механизации и автоматизации.
В процессе развития производства на заводе было освоено свыше двух тысяч технологических процессов, внедрены прогрессивные виды обработки, такие как: плазменная резка деталей, автоматическая сварка под слоем флюса, оцинкование в автоматическом режиме, окраска методом струйного облива, обработка деталей ходовой системы на специализированных линиях с применением агрегатных и специальных станков.
Подобная политика продолжается предприятием и в настоящее время: ежегодными планами оргтехмероприятий и новой техники предусматривается дальнейшее совершенствование техпроцессов, оборудования и оснастки.
С началом экономических преобразований на территории бывшего СССР коллективу предприятия стало ясно, для того чтобы выжить в новых условиях, необходимо расширять номенклатуру изделий. Было принято решение о производстве машин для механизации работ по кормозаготовке. В результате сейчас сельчанам предлагается полный набор машин для уборки, заготовки и раздачи кормов. Однако, в настоящее время останавливаться на достигнутом - значит откатываться назад. Поэтому коллектив предприятия продолжает работы по расширению номенклатуры выпускаемой продукции. Кроме машин и механизмов сельскохозяйственного назначения, завод освоил выпуск изделий для общетехнического назначения, а также товаров народного потребления.
Особенностью продукции ОАО "…………………" является сезонный характер её использования, в связи с чем пик реализации приходится на месяцы июнь-июль, а с ноября по март спрос потребителей сокращается в 2,5-3 раза. В период межсезонья завод накапливает готовую продукцию на складах, что обусловливает замораживание значительных сумм оборотных средств и создаёт проблему обеспечения предприятия финансовыми ресурсами для ритмичной работы. В период естественного сокращения объёмов реализации сельхозтехники потребность в оборотных средствах покрывается собственными ресурсами лишь на 30-40%, в остальной части требуется привлечение краткосрочных банковских кредитов.
Сегодня ОАО "……………………" является крупнейшим производителем сельскохозяйственных машин и приспособлений в странах СНГ и Балтии. Торговую марку предприятия знают в Финляндии, Дании, Швеции, Германии, США, Канаде и др. странах Западной Европы и Латинской Америки. Основными потребителями сельскохозяйственной техники и запасных частей являются сельскохозяйственные предприятия РБ, коллективные и фермерские хозяйства РФ, базы материально-технического снабжения областей и районов, дилерские центры. Важнейшим условием нормального производственного процесса является бесперебойное его обеспечение материальными ресурсами, в необходимом количестве.