1.4. Инструменты и методы формирования сплоченности сотрудников организации
Инструменты формирования сплоченности сотрудников организации условно можно разделить на 4 группы:
1. информационные (СМИ, сайт, стенды, листовки, сообщения);
2. аналитические (почтовые ящики, анкетирование, фокус - группы, мониторинг персонала);
3. коммуникативные (корпоративные праздники, корпоративное обучение, адаптационные тренинги, профессиональные соревнования и т.п.);
4. организационные (собрания, совещания, выступления руководства, разработка и внедрение корпоративных стандартов и т.п.).[28]
Создание системы формирования сплоченности сотрудников организации предполагает длительную работу, которая, как правило, состоит из четырех основных этапов: подготовки, выбора средств, реализации проекта и оценки его эффективности.
На этапе подготовки сотрудникам службы персонала, которые только начинают задумываться о построении системы формирования сплоченности сотрудников организации, важно обратить внимание на два ключевых момента.
Система формирования сплоченности сотрудников организации поможет объединить коллектив, показать, что все работники организации - одна команда, которая работает на достижение одной цели.
Во-первых, необходимо проанализировать, какова ситуация в компании в настоящее время? Насколько сотрудники информированы о перспективах развития компании, насколько эффективно взаимодействуют между собой сотрудники разных подразделений, довольны ли они существующим положением дел? Узнать это несложно: помогут личные беседы с работниками, руководителями подразделений, наблюдения, в том числе и в неформальной обстановке, анкетирование.
Во-вторых, необходимо оценить масштаб предполагаемых изменений. Возможно, потребуется провести несколько конкретных мероприятий, например организовать работу внутреннего корпоративного сайта и своевременно информировать работников об изменениях в компании. А может быть, возникнет необходимость выстроить целую структуру для выполнения долгосрочной программы: от написания корпоративного кодекса компании до организации корпоративных мероприятий. Планируя изменения, необходимо помнить, что эффективность целой системы всегда будет выше, чем набор ее отдельных элементов.
Итак, определив масштаб предполагаемых изменений, нужно определить, какие практические средства потребуются для их достижения. Можно выделить несколько групп мероприятий, которые составляют систему формирования сплоченности сотрудников организации.
Имиджевые мероприятия включают в себя:
- определение миссии компании,
- создание корпоративного кодекса,
- разработку корпоративной символики.
Их задача - сформировать единые стандарты поведения и приверженность ценностям компании. [29]
Формулировка миссии - результат работы управленческой команды, поэтому очень важно, чтобы все сотрудники компании разделяли ее ценности.
Жизнь каждой организации подчиняется определенным правилам, которые могут быть отражены в корпоративном кодексе. Корпоративный кодекс - это документ, описывающий правила ведения дел и взаимоотношений в организации. Каждый корпоративный кодекс уникален - он задает ценности и образцы поведения, которым должны следовать все работники организации, включая руководство. Кодекс также содержит основные запреты, указания на неприемлемые образцы поведения, административные меры воздействия и пр.
Можно включить в кодекс все, что актуально для организации: принципы распределения задач и ответственности, порядок урегулирования споров и т. д. Корпоративный кодекс призван задавать ценности и образцы поведения, которым должны следовать все работники организации, включая руководство
Корпоративная символика должна быть выдержана в едином стиле. Использовать символы компании можно двояко: с одной стороны, ежедневники, ручки, коврики для мыши с логотипом компании понадобятся в качестве рекламной продукции, а с другой стороны, в офисе на рабочем месте они будут признаком принадлежности человека к данной организации. Можно объявить среди сотрудников конкурс на лучшую идею размещения символики компании: наверняка вы получите много нестандартных вариантов - от шоколадных конфет до ювелирных изделий.
Обучающие мероприятия предполагают проведение семинаров и тренингов для адаптации новых сотрудников, работников, перешедших на новую должность, а также для повышения квалификации и профессионального роста персонала. [30]
Адаптация. От того, каковы будут первые впечатления нового сотрудника, зависит очень многое в его дальнейшей работе. Поэтому нужно использовать первые дни его деятельности в компании для того, чтобы сформировать положительный имидж компании.
Важно, чтобы новый работник увидел, что его адаптация в компании не спонтанный процесс, где ему самому предстоит освоить все правила игры, а процесс контролируемый и направляемый. Нужно вовремя рассказать новому сотруднику о том, что касается его будущей работы - от общей информации о компании и подразделении до того, например, когда он сможет пойти в отпуск.
Желательно, чтобы с приходом нового сотрудника его сразу ознакомили с корпоративными правилами и его возможностями в данной компании. В конечном итоге задача любой программы адаптации, в какой бы форме она ни проходила, - это помочь новичкам освоиться и принять правила игры в компании.
Роль HR-службы заключается в разработке программы адаптации новых сотрудников. Это может быть и простое собеседование, и семинар, и экскурсия по офису и производству, и фильм о компании. Во многих компаниях есть специальный документ "Руководство для новичка", содержащий сформулированные правила компании. Главное, чтобы все эти элементы реально существовали, а стиль адаптации будет во многом зависеть от корпоративной культуры.
Обучение и развитие. Чтобы сотрудник знал, каковы его профессиональные перспективы в компании, можно составить его индивидуальный план развития и поставить перед ним определенные задачи. Для этого важно определить круг знаний, умений и навыков, которыми должен овладеть сотрудник, а также мероприятия, которые этому будут способствовать. Например, секретарю отдела можно предложить в перспективе занять должность менеджера по работе с клиентами и поставить соответствующие задачи: в течение двух месяцев ознакомиться с правилами техники продаж, изучить необходимые компьютерные программы и порядок оформления документов к отгрузкам. Нужно обязательно посоветовать, какие книги и журналы стоит прочесть, на работу какого успешного сотрудника компании нужно обратить внимание. Через два месяца руководитель отдела продаж сможет оценить, насколько хорошо секретарь справилась со своими задачами, и сможет перевести ее в свой отдел. Очевидно, что, чем прозрачнее и понятнее для работников будут возможности развития, тем активнее они будут повышать свою квалификацию.
Чем прозрачнее и понятнее для работников будут возможности развития, тем активнее они будут повышать свою квалификацию
Корпоративное обучение - непременная составляющая системы формирования сплоченности сотрудников организации. Как любая совместная деятельность, она дарит сотрудникам ощущение общности. После пройденных курсов и тренингов остаются не только новые знания, навыки, но и общие переживания, воспоминания, шутки.
Существуют специальные тренинги, задача которых - сплотить команду, преодолеть разногласия, научиться понимать друг друга (тренинги командообразования). Кроме них появляются тренинги, которые очень тесно связаны с внешним PR (тренинги по работе на выставке, общению со СМИ). [31]
Но на цели формирования сплоченности сотрудников организации может работать даже обычный тренинг по продажам. Для этого HR-служба должна поставить перед тренером соответствующую задачу. Например, при возникновении трудностей с внедрением нового продукта и необходимости изменения отношения сотрудников к нему, вводится новая система оценки работы менеджеров по продажам, которую хотелось бы внедрить без особых потерь. И если тренеры не решат задачу на 100%, они помогут обнаружить основные "болевые точки" и подскажут возможные выходы.
Тренинг вообще дает уникальные возможности для выявления проблем между сотрудниками и компанией, понимание которых помогает найти точки сближения.
Роль HR-службы - найти тренинговые компании, тренеров, которые смогли бы стать партнерами компании, в том числе и по внутреннему PR.
Коммуникативные мероприятия используются для информирования работников о ситуации в компании.
К коммуникативным мероприятиям относятся:
- личные встречи с руководителями,
- объявления на общем собрании,
- передачи корпоративного радио,
- доски объявлений, выпуск корпоративных газет,
- использование возможностей внутренней интернет-сети (так называемого интранета),
- работа внутреннего сайта компании,
- проведение конференций.
Все вышеперечисленное является эффективными инструментами, которые позволяют своевременно извещать сотрудников обо всех основных событиях, которые происходят в организации. [32]
Так, корпоративные СМИ - газета, интранет, сайт и др. - призваны выполнять две функции: информирующую и комментирующую. В корпоративной газете можно, например, писать о целях организации на ближайшее время, рассказывать о показателях успешности работы каждого сотрудника, оповещать, за что можно получить премию, а за что - взыскание. Важно, чтобы все это было написано доступно и четко. В газете вы можете размещать снимки с корпоративных праздников, материалы о компании из прессы, даже график роста продаж и фотографии лучших сотрудников. Можете поздравлять именинников, молодоженов - всех, кто в ближайшее время отмечает праздничную дату. В компании, где все это есть, гораздо больше лояльных и преданных сотрудников.