Участие в качестве субэкспонента, как правило, знакомит компанию с практикой выставочного дела. При этом выставляемые субэкспонентом товары должны соответствовать номенклатуре товаров экспонента. Данные о субэкспонентах точно так же, как и об экспоненте, могут быть внесены в каталог. Участие в составе экспозиции павильона своей страны, как правило, обусловлено низкой стоимостью такого участия и освобождением от трудоемких и требующих времени подготовительных работ. Основная доля затрат на рекламу, организационные расходы и т.д. ложатся на экспонента, тогда как субэкспонент лишь встраивается в общую идею экспозиции.
Групповой стенд нескольких равноправных компаний может рассматриваться как наиболее приемлемая для российских фирм-экспонентов форма участия в зарубежных выставках. Коллективные экспозиции имеют ряд преимуществ. Это способствует усилению воздействия, тем самым улучшая результат, и одновременно снижает расходы. Преимущество совместного участия еще и в том, что во время работы для участников организуются и проводятся пресс-конференции, семинары, рабочие встречи и переговоры.
Участие в корпоративных стендах не означает, что свою выставочную политику передали в чужие руки. Такая форма участия – выгодная возможность без особых финансовых и временных затрат приобрести опыт на выставке.
3.Страхование
В тех случаях, когда экспоненты не могут за счет собственных средств уменьшить вероятность наступления того или иного рискового события или компенсировать его последствия, осуществляется страхование риска, которое состоит по существу в передаче определенных рисков страховой компании.
Выставочная страховка защищает от всех опасностей, которым может подвергаться имущество экспонента, стенд и оборудование стенда, начиная от момента транспортировки с фирмы экспонента, далее монтажа и всего периода выставки, вплоть до разборки и возвращения имущества на место его постоянного хранения. Страховка вступает в действие в случае нанесения ущерба при погрузке-разгрузке, во время транспортировки или пребывания на месте, при разборке и собственно на выставке. Ущерб, нанесенный публикой на выставке, тоже будет возмещен. Дополнительно может быть заключен договор о страховании материальной ответственности экспонента. Вполне возможно, что монтаж стенда, его обустройство, освещение, цветы, оформление и какие-то другие детали – все это будет сделано подрядчиком, который предусмотрит и страховую премию, включив ее в свой окончательный счет.
Экспонент может приобрести несколько страховых полисов, каждый на отдельный вид риска и на отдельную сумму (совпадающую с вероятной величиной ущерба вследствие этого риска или составляющую от нее лишь некоторую долю). Например, в случае, когда выставка откладывается, отменяется или работает только часть объявленного времени, обезопасить себя можно, взяв страховку за расходы при непредвиденных обстоятельствах.
4.Создание резерва
Создание резерва средств на покрытие непредвиденных расходов представляет собой способ борьбы с риском, предусматривающий установление соотношения между потенциальными рисками, влияющими на стоимость выставочного проекта, и размером расходов, необходимых для преодоления сбоев при выполнении проекта. Основанием для этого является оценка потенциальных рисков.
Резерв на непредвиденные расходы определяется только по тем видам затрат, которые вошли в первоначальную смету. Резерв, как правило, не используется для компенсации затрат, понесенных вследствие неудовлетворительной работы. Текущие расходы резерва должны отслеживаться и оцениваться, чтобы обеспечить наличие остатка на покрытие будущих рисков. Непредвиденные расходы, как уже отмечалось, включаются в бюджет как самостоятельная статья расходов, и, как показывает выставочная практика, составляют сумму около 10% от общей выставочной стоимости.
Приложения
Таблица 1. Расходы на проведение выставки.
| Наименование платежа | Кол-во | Цена, руб. | Сумма расходов, руб. | |
| Расходы на стенд: -стенд -аренда площади | 1 шт 24 м.кв. | 170 000 1 250 | 170 000 30 000 | |
| - Работа ООО «М-20» | 3 000 | 3 000 | ||
| -билеты, -гостиница | 8 шт 1 шт | 1 000 5 000 | 8 000 5 000 | |
| - услуги дизайнера ООО «М-20» | 2 800 | 2 800 | ||
| -мебель палас, стулья, столик, лампы, стеллаж | 24 м.кв. 4 шт 2 шт 5 шт 4 шт | 125 525 850 200 675 | 3 000 2 100 1 700 1 000 2 700 | |
| Расходы на завоз, вывоз продукции, оборудования - транспорт(бензин) | 3 500 | |||
| -Услуги дизайнера ООО«Атлантик» | 4 200 | 4 200 | ||
| - Работа ООО «Атлантик» | 5 000 | 5 000 | ||
| -Клининговые услуги | 5 дней | 200 | 1 000 | |
| -Расходы на печатную продукцию | 200 шт | 105 | 21 000 | |
| -З/плата менеджеров по продажам (по совместительству) | 2 чел | 16 000 | 32 000 | |
| -З/плата системного администратора (по совместительству) | 1 чел | 3 000 | ||
| -З/плата нач. мат.-тех.обеспечения( по совместит) | 1 чел | 10 000 | 20 000 | |
| -З/плата офис-менеджера (по совместительству) | 1 чел | 6 000 | 12 000 | |
| -Расходы на питание персонала | 6 чел | 2 500 | 15 000 | |
| -Дополнительные расходы | 14 000 | |||
| Итого | 360 000 | |||