Для того чтобы обеспечить указанные возможности, система должна иметь единую базу данных по текущему состоянию бухгалтерского учета на предприятии и архивным материалам, любые сведения из которой могут быть легко получены по запросу пользователя. В зависимости от особенностей учета на предприятии базы данных могут иметь раз личную структуру, но в обязательном порядке должны соответствовать структуре принятого плана счетов, задающего основные параметры настройки системы на конкретную учетную деятельность. Модули системы, обеспечивающие проведение расчетов, суммирование итогов и начисление процентов, должны использовать расчетные нормативы, которые приняты в текущее время.
Бухгалтера ОАО "Кузбассэнерго" станция Кемеровская ГРЭС работают с Программой 1С:Бухгалтерия, которая является универсальной бухгалтерской программой и предназначена для ведения синтетического и аналитического бухгалтерского учета по различным разделам.
Аналитический учет ведется по объектам аналитического учета (субконто) в натуральном и стоимостном выражениях.
Программа предоставляет возможность ручного и автоматического ввода проводок. Все проводки заносятся в журнал операций. При просмотре проводок в журнале операций их можно ограничить произвольным временным интервалом, группировать и искать по различным параметрам проводок.
Кроме журнала операций программа поддерживает несколько списков справочной информации (справочников):
1. План счетов.
2. Список видов объектов аналитического учета.
3. Списки объектов аналитического учета (субконто).
4. Констант и т.д.
На основании введенных проводок может быть выполнен расчет итогов. Итоги могут выводиться за квартал, год, месяц и за любой период, ограниченный двумя датами. Расчет итогов может выполняться по запросу и одновременно с вводом проводок (в последнем случае не требуется пересчет).
После расчета итогов программа формирует различные ведомости:
1. Сводные проводки.
2. Оборотно-сальдовую ведомость.
3. Оборотно-сальдовую ведомость по объектам аналитического учета.
4. Карточка счета.
5. Карточка счета по одному объекту аналитического учета.
6. Анализ счета (аналог главной книги).
7. Анализ счета по датам.
8. Анализ счета по объектам аналитического учета.
9. Анализ объекта аналитического учета по всем счетам.
10. Карточка объекта аналитического учета по всем счетам.
11. Журнальный ордер.
В программе существует режим формирования произвольных отчетов, позволяющий на некотором бухгалтерском языке описать форму и содержание отчета, включая в него остатки и обороты по счетам и по объектам аналитического учета. С помощью данного режима реализованы отчеты, предоставляемые в налоговые органы, кроме того данный режим используется для создания внутренних отчетов для анализа финансовой деятельности организации в произвольной форме.
Кроме того, программа имеет функции сохранения резервной копии информации и режим сохранения в архиве текстовых документов.
Рассмотрим несколько примеров ведения учета расчетов с дебиторами и кредиторами:
1. Учет расчетов с поставщиками и подрядчиками.
Пример 1. Рассматриваемое предприятие в конце года приобрело у поставщика материалы в количестве 300 шт. На момент оприходования материалов первичные документы от поставщика не поступили. Стоимость материалов оплачена по договорной цене, которая составила 1 200 руб., включая НДС 200 руб. за шт. Данные материалы использованы предприятием в текущем году. Документы поступили в начале следующего года после утверждения бухгалтерской отчетности, причем цена на материалы понизилась и составила 1 140 руб., включая НДС 190 руб. шт. Организация направила поставщику претензию с требованием возместить излишне уплаченную сумму за материалы. Поставщик признал предъявленное требование и оплатил его.
Порядок учета операций будет выглядеть следующим образом (таб. 3):
Таблица 3 Порядок учета операций по примеру 1
| Содержание хозяйственной операции | Сумма, руб. | Корреспонденция счетов | ||
| Д-т | К-т | |||
| 1 | 2 | 3 | 4 | |
| Оприходованы материалы, поступившие без документов, по стоимости, предусмотренной в договоре (300 х 1200) | 360 000 | 10 | 60 | |
| Произведена оплата за поставленные материалы | 360 000 | 60 | 51 | |
| Списаны материалы на строительство объекта | 360 000 | 20 | 10 | |
| Отражена сумма НДС, ранее включенная в стоимость материалов (300 х 190) | 57 000 | 19-6 | 91-1, аналитический счет "Внереа-лизационные доходы" | |
| НДС предъявлен к зачету из бюджета | 57 000 | 68 | 19-3 | |
| Предъявлена претензия поставщику на сумму разницы между договорной стоимостью материалов и указанной в первичных документах [360000 – (300 х 1140)] | 18 000 | 76, субсч. "Расчеты по претензиям" | 91-1, аналитический счет "Внереа-лизационные доходы" | |
| Претензионная сумма плачена поставщиком | 18 000 | 51 | 76, субсч. "Расчеты по претензиям" | |
2. Расчеты по авансам полученным
Пример 2. Рассматриваемое предприятие заключило договор с покупателем на поставку своей продукции на сумму 120 000 руб., в том числе НДС 20 000 руб. По условиям договора покупатель перечисляет предоплату в размере 100% договорной стоимости продукции. Сумма предоплаты за товар поступила на расчетный счет предприятия в январе 2008 г. Отгрузка продукции произведена в феврале 2008 г. Согласно учетной политике выручка в целях налогообложения определяется предприятием по моменту оплаты.
Порядок учета операций по примеру 2 будет выглядеть следующим образом (таб. 4):
Таблица 4 Порядок учета операций по примеру 2
| Содержание хозяйственной операции | Сумма, руб. | Корреспонденция счетов | ||
| Д-т | К-т | |||
| 1 | 2 | 3 | 4 | |
| Получена предоплата за продукцию | 120 000 | 51 | 62, субсч. "Расчеты по авансам выданным" | |
| Начислен НДС к уплате в бюджет | 20 000 | 62, субсч. "Расчеты по авансам выданным" | 68 | |
| Отражена задолженность покупателя за отгруженную продукцию | 120 000 | 62 | 90-1 | |
| Начислен НДС по отгруженной продукции | 20 000 | 90-3 | 68 | |
| Восстановлен НДС с суммы предоплаты | 20 000 | 68 | 62, субсч. "Расчеты по авансам выданным" | |
| Зачтена сумма предоплаты за отгруженную продукцию | 120 000 | 62, субсч. "Расчеты по авансам выданным" | 62 | |
3. Учет авансов выданных
Пример 3. Организация в соответствии с письменным соглашением перечислила поставщику денежные средства в сумме 10 000 руб. в виде задатка под предстоящую поставку товара. Товар был отгружен поставщиком, но организация из-за сложившейся ситуации (отсутствие места) отказалась принять товар.
Согласно ст.381 ГК РФ в случае, если обязательство, обеспеченное задатком, не было исполнено по вине стороны, давшей задаток, он остается у другой стороны. Если за неисполнение договора ответственна сторона, получившая задаток, она обязана уплатить другой стороне двойную сумму задатка. Сторона, ответственная за неисполнение договора, обязана возместить другой стороне убытки с зачетом суммы задатка, если в договоре не предусмотрено иное.
Поскольку задаток, так же как и аванс, является денежной суммой, выдаваемой одной из договаривающихся сторон в счет причитающихся с нее по договору платежей другой стороне, сумму выданного задатка следует учитывать на счете 60, субсчет "Расчеты по авансам выданным".
Порядок учета операций по примеру 3 будет выглядеть следующим образом (таб. 5):
Таблица 5 Порядок учета операций по примеру 2
| Содержание хозяйственной операции | Сумма, руб. | Корреспонденция счетов | |
| Д-т | К-т | ||
| Перечислена предоплата по договору на оказание аудиторских услуг | 180 000 | 60, субсч. "Расчеты по авансам выданным" | 51 |
| Списана стоимость оказанных аудиторских услуг | 300 000 | 26 | 60 |
| Отражены сумма НДС по оказанным аудиторским услугам | 60 000 | 19 | 60 |
| Зачтена сумма произведенной предоплаты | 180 000 | 60 | 60, субсч. "Расчеты по авансам выданным" |
| Предъявлена к зачету сумма НДС в части внесенной предоплаты | 30 000 | 68 | 19 |
| Отражена стоимость оказанных консультационных услуг | 5 000 | 26 | 60 |
| Отражены сумма НДС по оказанным консультационным услугам | 1 000 | 19 | 60 |
| Произведена оплата стоимости оказанных услуг (18000 + 600) | 186 000 | 60 | 51 |
| Зачтена сумма НДС по оплаченным услугам (3000 + 100) | 31 000 | 68 | 19 |
После отказа от принятия поставленного товара (отказа от исполнения своих обязательств по договору поставки, обеспеченных задатком) сумму выданного поставщику задатка, не возвращенную организации, следует рассматривать не как выданный аванс, а как санкцию за невыполнение условий договора.
Заключение
Расчеты с дебиторами и кредиторами отражаются каждой стороной в своей бухгалтерской отчетности в суммах, вытекающих из бухгалтерских записей и признаваемых ею правильными. По полученным займам и кредитам задолженность показывается с учетом причитающихся на конец отчетного периода к уплате процентов.
Отражаемые в бухгалтерской отчетности суммы по расчетам с банками, бюджетом должны быть согласованы с соответствующими организациями и тождественны. Оставление на бухгалтерском балансе неурегулированных сумм по этим расчетам не допускается.