- провести задолго до заказа маркетинговые мероприятия и сформулировать требования к производств дыроколов, отвечающих запросам потребителей на целевом для данного предприятия рынке сбыта;
- наладить производство наиболее экономичным и рациональным образом, чтобы в любое время отдел сбыта располагал готовой продукцией для реализации
- сформировать пакет и коммерческие условия заказов для оптовых и розничных потребителей так, чтобы процесс производства осуществлялся ритмично без сбоев;
- разрешить дилемму: создать собственное транспортное подразделение, затраты которого будут формировать общий фонд затрат предприятия, или найти перевозчика на стороне, неся эти затраты время от времени;
- найти золотую середину между производственными возможностями и уровнем прибыли и т.д.
Очевидно, что чем более продуманным и системным будет подход предпринимателя к своему делу, тем продолжительнее и успешнее будет бизнес. Принцип системности требует знания бизнес-инжиниринга, цель которого сводится к избеганию провалов, к сожалению, нередких в бизнесе.
Немного теории. Бизнес-инжиниринг, как и многие другие методы управления, возник на Западе. Там в 1980-е гг. появился и получил распространение метод революционного преобразования деятельности предприятия, коренной перестройки его бизнеса - «реинжиниринг». Его идеологи М. Хаммер и Дж. Чампи выразили сущность реинжиниринга следующими словами: «Это фундаментальное переосмысление и радикальное перепроектирование бизнес-процессов компании для достижения коренных улучшений в основных актуальных показателях их деятельности - стоимость, услуги, качество, темпы». Одно из ключевых понятий, лежащее в основе реинжиниринга, - бизнес-процессы. Именно их совершенствование является огромным резервом повышения эффективности деятельности предприятия. А для этого необходимо осмыслить природу бизнес-процессов, понять, какое значение они имеют для предприятия, как следует их правильно изменять. В самом деле, работа в бизнесе связана с управлением ситуациями, изменением действующих процессов и планированием будущих изменений.
Сегодня уже возобладал подход к реинжинирингу как инженерной науке, через проектирование и управление бизнес-процессами.
В бизнес-инжиниринге во главу угла ставится процессный подход, где объектом управления считаются процессы на предприятии. В преломлении к бизнес-процессу это означает беспрерывное совершенствование регламента в соответствии с изменениями факторов внешней и внутренней среды.
Управление предприятием становится управлением процессами. Каждый процесс при этом имеет свою цель, которая служит критерием его эффективности настолько, насколько оптимально данный процесс ведет к ее достижению. Цели всех процессов — это цели нижнего уровня, через реализацию которых достигаются цели верхнего уровня, - это цели компании.
В каждом процессе определяются роли для персонала. А сколько ролей будет играть тот или иной сотрудник - это вопрос рационального использования ресурсов организации.
Именно сочетание функционального и процессного подхода к управлению предприятием есть «золотая середина» современного менеджмента.
Функциональная структура предприятия определяет, что делать, а процессная - как делать. Это две неразрывные стороны управления. Если менеджер, управленец, руководитель фирмы сможет посмотреть на организацию именно с этой точки зрения, то бизнес-инжиниринг станет для него действительно полезным и эффективным инструментом управления.
Выживание бизнеса всецело зависит от его способности приспосабливаться к обстоятельствам и событиям, происходящим вокруг него. Чем выше способность к изменениям, тем больше вероятность успешности самого бизнеса.
Изменения происходят хотя бы потому, что в действующем бизнесе необходимо непрерывно обеспечивать:
- рост производительности;
- улучшение качества товара, работ, услуг;
- увеличение объема продаж;
- внедрение дополнительных услуг для потребителей;
- повышение мотивации нанятого персонала и т.д. Все предприятия, занимающиеся производством и реализацией товаров или услуг, можно рассматривать как производственные системы. Такие системы потребляют ресурсы, преобразуют их и в результате получают продукт - товары или услуги. Эта производственная цепочка представляет собой набор процессов, в их рамках осуществляются определенные действия, которые приводят к достижению результата и, таким образом, целей организации. Цель компании (целевая корпоративная установка) в этом случае определяет содержание и форму производственного процесса.
Итак, основная разница между функциональной и процессной организацией на предприятии состоит в том, что функциональная организация характеризуется статичными элементами (функции, организационная структура, регламенты), процессная же - динамична. Несмотря на это, между ними существует тесная взаимосвязь: конкретные действия в рамках процессов выполняют сотрудники различных функциональных подразделений. Связь эта устанавливается через регламентные документы: Положения о службах, о подразделениях и должностные инструкции. В них, с одной стороны, определяется функциональный состав и распределение функций между подразделениями и сотрудниками, а с другой — в описании процессов устанавливается четкая последовательность действий конкретных сотрудников по выполнению ими функциональных обязанностей.
Управляя процессами и постоянно их, совершенствуя, предприятие добивается высокой эффективности своей деятельности.
2. Управление бизнес - процессами
Вся деятельность по управлению и совершенствованию бизнес-процессов осуществляется с помощью техники бизнес-инжиниринга, которая реализует следующие возможности.
Создание (дизайн) бизнес-процессов
Для этого используется специальный язык описания бизнес-процессов. Он позволяет описывать существующие процессы (как есть), а также создавать модели будущего. Модель включает в себя описание всех составляющих процесса: функций, ресурсов, участников, целей, информации, результатов, событий, направления и последовательности действий - таким образом отражая существующую реальность или представление о ней в будущем.
Поскольку описание имеет многоуровневую структуру (сначала описывается процесс на макроуровне, т.е. на уровне предприятия, а затем переходит к описанию нижнего уровня с более высокой степенью детализации), это обеспечивает системность, структурную взаимосвязанность. Действия всех подразделений и сотрудников, выполняющих свои обязанности в соответствии с такой моделью, отлажены, скоординированы и направлены в русло общего процесса для достижения общего результата.
Изменение бизнес-процессов
Любые изменения условий ведения бизнеса - появление нового направления деятельности, расширение продуктовой линейки, изменения в схеме поставок, установка оборудования с другой технологией — требуют немедленной трансформации затронутых бизнес-процессов. Существующая модель корректируется, изменения доводятся до исполнителей, и они начинают выполнять функции в соответствии с новыми условиями. Постоянная адаптация бизнес-процессов к изменяющимся условиям - эффективный механизм управления бизнесом.
Анализ бизнес-процессов
Модель процесса (имеющегося или проектируемого), благодаря наглядности описания, дает возможность эффективного анализа того, насколько оптимально он ведет к поставленной цели. В качестве анализируемых факторов могут выступать логистика процесса, его продолжительность и стоимость (в том числе распределение их по этапам) и другие факторы, от которых может зависеть эффективность выполнения. Данные анализа позволяют изменять процесс, постоянно повышая его качество.
Оптимизация бизнес-процессов
Постоянно осуществляя мониторинг и проводя анализ бизнес-процессов, предприятие находит резервы повышения эффективности своей деятельности путем оптимизации бизнес-процессов. Могут быть выявлены и устранены следующие факторы: дублирование функций, «узкие» места, чрезмерная стоимость каких-либо операций, низкое качество выполнения операций, наличие излишних операций, несогласованность действий участников и т.п. Оптимизация может быть двух типов: постоянное совершенствование процессов (эволюционный путь) и периодическое радикальное изменение (революционный путь). Первый способ используется в рамках текущей деятельности, когда предприятию не нужны резкие изменения, второй - если необходимы преобразования в связи с существенно изменившимся порядком деятельности, например, проведением комплексной автоматизации. В таких случаях ставится задача «начать все с нуля». Такой подход позволяет избежать применения к старым процессам новых технологий. Техника революционной оптимизации бизнес-процессов называется реинжинирингом.
Документирование бизнес-процессов
Все действия и изменения в управлении бизнес-процессами необходимо отражать документально. Модели бизнес-процессов создаются в виде описаний, представляющих собой диаграммы на бумажных и электронных носителях. Любые изменения обязательно отражаются в моделях, чтобы предприятие могло постоянно поддерживать актуальную версию всего комплекса бизнесов-процессов. Аналогичным образом можно планировать будущие процессы и сохранять их в виде версий, которые анализируются, проверяются и отлаживаются и только потом становятся рабочими.
Говоря о необходимости обратить внимание на бизнес-процессы, мы тем самым уже отразили их суть. Теперь добавим формулировку, которая, как нам кажется, наиболее точно определяет это понятие. Процесс - последовательность исполнения функций (работ, операций), направленных на создание результата, имеющего ценность для потребителя. Данная формулировка позволяет отметить важнейшие составляющие процесса: