Руководство службы ДОУ должно замещаться специалистами с высшим или средним специальным образованием ответствующего профиля. Служба ДОУ имеет круглую печать с обозначение своего наименования.
2.1 Цели создания службы
Цели службы ДОУ:
1. организация работ по ДОУ
2. руководство работами по ДОУ
3. координация работ по ДОУ
4. контроль работ по ДОУ
5. реализация работ по ДОУ
Задачи службы ДОУ:
1. совершенствование форм и методов работы с документами
2. обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в ведомственные архивы в соответствии с ЕГС, ГОСТами и другими действующими нормативами
3. сокращение документного оборота, документов и форм документов
4. разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения организации, прогрессивных технологий ДОУ на базе применения вычислительной и организационной техники, направленных на реализацию деятельности организации
2.2 Основные функции службы документального оформления менеджмента
1. разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов организации, внесение в них изменений
2. осуществление экспедиционной обработки, регистрации документов и учетно-справочной работы по документам
3. организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов, осуществление контроля за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству
4. регулирование хода исполнения документов, контроля прохождения, оформления и исполнения документов в установленный срок, обобщение сведений и ходе и результатах документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам
5. организация машинописного изготовления, копирования и оперативного размножения документов
6. разработка и проектирование бланков документов
7. разработка номенклатуры дел организации, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации
8. организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях
9. организация работы по предложениям, заявлениям и жалобам граждан
10. разработка мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, повышению исполнительской дисциплины (совместно с соответствующими структурными подразделениями)
11. осуществление контроля за правильностью оформления и формирования структурными подразделениями организации дел, подлежащих сдаче в архив
12. организация работы архива в соответствии с «Положением о государственном архивном фонде РФ», правилами, инструкциями и методическими рекомендациями учреждений государственной архивной службы РФ
13. повышение квалификации работников службы ДОУ и архивов, проведение совещание и консультирование по вопросам, относящимся к компетентности службы ДОУ
14. организация рабочих мест, автоматизированных рабочих мест и условий труда сотрудников службы ДОУ
2.3 Права службы документального оформления менеджмента
Служба ДОУ имеет право:
1. принимать меры и осуществлять контроль за сокращением избыточной информации в организации
2. контролировать и требовать от руководителей структурных подразделений выполнения установленных правил работы с документами в организации
3. запрашивать от структурных подразделений и организаций сведения, необходимые для работы службы ДОУ
4. проводить проверку организации ДОУ в структурных подразделениях и доводить итоги проверок до руководителей структурных подразделений для принятия соответствующих мер
5. привлекать в установленном порядке специалистов структурных подразделений к подготовке проектов документов по поручению руководства
6. возвращать исполнителям на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных требований
7. подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции
8. разрабатывать положение о структурных подразделениях службы ДОУ и должностные инструкции работникам
9. вносить предложения руководству организации о применении административных мер во всех случаях нарушения подразделениями и должностными лицами установленных правил работы с документами
10. участвовать в обсуждении руководством организации вопросов, касающихся состояния работы с документами, а также совершенствования форм и методов работы с ними
11. вносить на рассмотрение руководства представления о назначении, перемещении и увольнении работников службы ДОУ, их поощрении и наложении на них взысканий
Служба ДОУ несет ответственность за:
1. обеспечение установленного порядка работы с документами в организации
2. выполнение указаний и поручений руководства и соблюдение необходимых условий труда работников службы ДОУ
Заключение
Итак, на мой взгляд, мне удалось выполнить поставленные задачи. Теперь я гораздо ближе знакома с документационным обеспечением управления и с основными видами документов организации.
Ведение документации, на самом деле, – один из важнейших аспектов деятельности организации, без которого ни одно предприятие не сможет существовать, поэтому любому руководителю просто необходимо быть грамотным в этой сфере и, естественно, следить за документированием в своем деле.
Я считаю, что цель, заданная в начале работы достигнута, так как в процессе написания данной курсовой работы я достаточно хорошо изучила ее тему.
Основные выводы:
· Документационное обеспечение управления – деятельность, охватывающая организацию документирования и управление документацией в процессе реализации функций организации и осуществляемая специальной службой, действующей согласно «Инструкции по делопроизводству» и на правах самостоятельного структурного подразделения, подчинённого непосредственно руководителю организации.
· грамотная организация деятельности кадровой службы, осуществляемая в рамках действующего законодательства и основанная на принципе тщательного отбора кадров, является одним из основополагающих условий успешного развития любого юридического лица.
· по целевой принадлежности выделяют две больших группы кадровых документов
· Штатное расписание – основной документ, который применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с учредительным документом (уставом или положением).
· «Положение об оплате труда и премировании» является основным документом, в соответствии с которым рассчитывается заработная плата на предприятии. «Положение об оплате труда и премировании» является локальным нормативным актом на предприятиях, где не заключается коллективный договор.
· Должностная инструкция – основной организационно-правовой документ, определяющий основные права, обязанности и ответственность работника при осуществлении им трудовой деятельности согласно занимаемой должности.
Также в данной курсовой работе были рассмотрены другие виды документов, присутствующих в любой организации, и основная информация о службе ДОУ.
Список используемой литературы
1. Бахтеев Ю.Д., Захаров В.Ф., Наумов И.Н. Документационное обеспечение управления предприятий и организаций и архивное хранение документов. – Учебное пособие. – Пенза: Пензенский государственный унивеситет. – 2009
2. Захаркина О.И. Кадровая служба предприятия: делопроизводство, документооборот и нормативная база. – Омега-Л. – 2007
3. Фионова Л.Р. Организация и технология документационного обеспечения управления. – Конспект лекций. – Пенза: Пензенский государственный университет. – 2005
4. http://www.dist-cons.ru/modules/to/index.html
5. http://www.hr-portal.ru/pages/fd/fd.php
6. http://www.rosec.ru/glavbuh/articles/3012007/index2.wbp